Quand vous migrez une succursale depuis un autre logiciel, l’historique de facturation de vos locataires peut être importé dans Stortech. Ces anciennes factures s’affichent avec vos factures Stortech, clairement séparées, et servent uniquement de référence : on ne peut ni les modifier, ni les encaisser.
À qui s’adresse cet article
Aux propriétaires et gestionnaires d’une succursale migrée depuis un autre logiciel. L’historique est importé par l’équipe Stortech pendant la migration : vous n’avez rien à configurer. Si votre succursale n’a pas d’historique importé, les sections décrites ici n’apparaissent tout simplement pas.
Où trouver l’historique
Sur la fiche d’un client
Étape 1.
Depuis Contacts, ouvrez la fiche du client.
Étape 2.
Cliquez sur l’onglet Factures. L’historique n’apparaît pas sur l’onglet Sommaire, qui ne montre que les factures Stortech les plus récentes.
Étape 3.
Faites défiler sous vos factures Stortech. Une ligne pointillée portant la mention avant Stortech sépare les deux : tout ce qui se trouve dessous vient de l’ancien logiciel.
Sur une location
Étape 1.
Depuis Locations, ouvrez la location.
Étape 2.
Cliquez sur l’onglet Factures. Le même séparateur et les mêmes lignes s’affichent, filtrés sur cette location.
Les douze lignes les plus récentes s’affichent d’abord. S’il y en a davantage, Voir tout l’historique les déroule et Réduire l’historique les replie.
Lire une ligne importée
Référence — le numéro tel qu’il existait dans l’ancien système, puis ce que la ligne facturait et d’où elle vient, par exemple Loyer · SiteLink ou Frais de retard #2 · SiteLink.
Montant — le total de la ligne. Si elle n’a été payée qu’en partie, le montant versé s’affiche dessous, par exemple 50,00 $ payé.
Date — la date de la ligne dans l’ancien système. Dessous, Réglée le pour une ligne payée, ou Dernier paiement le quand il reste un solde.
Statut — l’état rapporté par l’ancien système, traduit dans le vocabulaire de Stortech. Passez la souris sur la pastille pour voir le détail d’origine : le mot exact de l’ancien logiciel, le mode de paiement et le montant versé, par exemple Partiel · Comptant · 50,00 $ payé sur 125,32 $.
Une ligne importée n’est pas cliquable : il n’y a ni fiche à ouvrir, ni PDF, ni reçu à renvoyer. C’est voulu.
Ce que voit votre locataire
Dans le portail client, l’historique importé apparaît dans une section séparée intitulée Historique (ancien système), sous les factures Stortech, avec la mention « À titre de référence seulement ».
Cette section est volontairement à part : une ancienne ligne impayée placée dans la liste courante se lirait comme une seconde facture à payer. Le locataire n’y voit aucun bouton de paiement et le nom de l’ancien logiciel ne lui est pas montré.
Ce qui se passe automatiquement
L’historique importé est un archivage inerte. Il n’entre dans aucun calcul.
Il ne change ni le solde du client, ni les factures impayées, ni les rapports de revenus.
Il ne déclenche aucun frais de retard, aucun rappel, aucune suspension d’accès à la barrière.
Il n’est pas synchronisé vers QuickBooks.
Une ligne Ouverte est un fait historique, pas une créance. Le solde réellement dû au moment de la migration est reporté séparément, sous forme de vraie facture Stortech.
Statuts et champs importants
Statut | Ce qu’il veut dire |
Payée | Réglée au complet dans l’ancien système. |
Partiellement payée | Payée en partie. Le montant versé s’affiche sous le total. |
Ouverte | Aucun paiement enregistré dans l’ancien système. |
Annulée | Annulée dans l’ancien système. |
Ces statuts sont des photos prises au moment de la migration. Ils ne changeront plus.
Problèmes fréquents
Je ne vois aucun historique sur une fiche client.
À vérifier : vous êtes bien sur l’onglet Factures et non sur Sommaire, qui n’affiche pas l’historique importé.
À faire : si l’onglet Factures ne montre rien non plus, c’est que ce client n’a pas d’historique importé. Les lignes sont rattachées par courriel, unité et nom : un locataire qui n’avait pas de courriel dans l’ancien logiciel peut ne pas avoir été rattaché. Écrivez au support avec le nom et l’unité.
Un montant ne correspond pas à ce que j’avais dans l’ancien logiciel.
À vérifier : la pastille de statut au survol, qui montre le libellé d’origine, le mode de paiement et le montant versé tels qu’ils étaient dans l’ancien système.
À faire : signalez-le au support avant de corriger quoi que ce soit à la main. L’historique ne se modifie pas depuis Stortech.
Un locataire me dit qu’il doit encore payer une ancienne facture.
À vérifier : une ligne Ouverte dans l’historique n’est pas une facture à payer. Regardez ses factures Stortech courantes.
À faire : si un solde de migration est réellement dû, il existe comme vraie facture Stortech. C’est celle-là qu’il doit régler.
Questions courantes
Puis-je encaisser une ancienne facture depuis Stortech ? Non. L’historique est en consultation seulement. Un montant encore dû après la migration est reporté en vraie facture Stortech.
Mes locataires voient-ils le nom de mon ancien logiciel ? Non. Le portail affiche « Historique (ancien système) » sans le nommer. Le nom n’apparaît que de votre côté.
Puis-je modifier ou supprimer une ligne importée ? Pas depuis l’interface. Écrivez au support si une ligne est erronée.
L’historique apparaît-il dans mes rapports ? Non. Les rapports de revenus, les taxes et QuickBooks ne comptent que les factures Stortech.
Puis-je télécharger le PDF d’origine ? Pas pour l’instant. Les lignes importées affichent les données, sans document à télécharger.