Utilisez ce flux quand un client paie une facture en dehors de Stripe : comptant, chèque, Interac, débit, virement bancaire ou autre méthode manuelle. Les paiements par carte ou par prélèvement préautorisé se mettent à jour automatiquement quand Stripe confirme le paiement ; vous n'avez pas à les marquer manuellement.

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Enregistrer le paiement dans Stortech garde le solde du client exact, évite les rappels inutiles, limite les frais de retard générés par erreur, et laisse une trace dans l'activité de la facture.

Cette vidéo montre comment ouvrir une facture ouverte ou en retard, changer son statut, choisir la méthode de paiement hors ligne et vérifier que la facture est bien marquée comme payée.

Avant de changer le statut d'une facture, vérifiez que le paiement a réellement été reçu, que vous êtes sur la bonne facture, que le client et l'unité correspondent au paiement reçu, que le montant reçu couvre toute la facture ou seulement une partie, et que la méthode de paiement choisie correspond à vos dossiers internes.

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Ne marquez pas une facture comme payée pour « arrêter les rappels » si l'argent n'a pas été reçu. Utilisez Annulée ou Irrécupérable seulement quand c'est réellement le statut voulu.

Étape 1.
Depuis le menu de gauche, ouvrez Factures, puis utilisez les onglets Ouverte ou En retard pour trouver la facture à percevoir. Ouvrez-la et comparez le client, le montant et la date d'échéance avec le paiement reçu.

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Étape 2.
Sur la fiche de la facture, ouvrez le menu ••• (Plus d'actions) puis choisissez Mettre à jour le statut. Les boutons Envoyer un rappel et Charger le client restent visibles à côté : le premier envoie un rappel de paiement, le second tente un paiement via le mode enregistré dans Stripe. Pour un paiement reçu comptant, par chèque, Interac, débit ou virement, c'est Mettre à jour le statut qu'il faut utiliser.

Ouvrir la facture, puis Plus d'actions → Mettre à jour le statut.

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Étape 3.
Dans la fenêtre Changer le statut de la facture, choisissez Payée si le montant complet a été reçu, ou Partiellement payée si seulement une partie du montant a été reçue (un champ montant apparaît alors, plafonné au solde restant). Annulée sert pour une facture créée par erreur, Irrécupérable quand vous ne vous attendez plus à percevoir le paiement.

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Pour Payée ou Partiellement payée, choisissez ensuite le mode de paiement : Comptant, Chèque, Interac, Virement bancaire ou Autre. Ajoutez une note interne si elle aide votre équipe à retracer le paiement.

La fenêtre n'a pas de champ de date : le statut s'applique à la date du jour. Choisissez le statut, puis la méthode réelle utilisée par le client pour payer hors Stripe.

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Étape 4.
Cliquez sur Mettre à jour le statut pour confirmer.

Après confirmation, la facture affiche un badge Payée (ou Partiellement payée) et l'activité récente montre le paiement appliqué ainsi que le changement de statut. Les actions Envoyer le reçu et Marquer comme remboursée deviennent alors disponibles.

Une fois la facture payée, l'activité récente montre la trace du paiement et les actions de reçu deviennent disponibles.

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Si la facture est liée à une location, vérifiez aussi la fiche de la location si le paiement devait débloquer un accès, régler une facture en retard ou éviter un frais de retard.

Utilisez Payée quand le montant complet a été reçu hors Stripe. Stortech ferme la facture et l'activité conserve la trace du paiement.

Utilisez Partiellement payée quand le client a seulement payé une partie du solde. La facture reste à suivre jusqu'au paiement du solde restant.

Utilisez Annulée seulement si la facture ne devait pas exister ou contient une erreur qui ne doit pas être perçue. Si une nouvelle facture doit remplacer l'ancienne, créez-la séparément. Voir aussi Factures manuelles.

Utilisez Irrécupérable quand vous ne vous attendez plus à recevoir le paiement. Cette décision a un impact comptable et opérationnel ; confirmez votre processus interne avant de l'utiliser.

La facture est ouverte, mais le client dit avoir payé. Pourquoi ?

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À vérifier : le paiement est-il passé par Stripe ou hors Stripe ?

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À faire : si le paiement est passé par Stripe, attendez la confirmation ou vérifiez Paiement refusé ou en échec. Si l'argent a été reçu hors Stripe, enregistrez le paiement manuellement.

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J'ai marqué la mauvaise facture comme payée. Que faire ?

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À vérifier : la facture est-elle encore corrigeable dans Stortech ? Le paiement hors ligne apparaît-il dans l'activité ?

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À faire : contactez le support si vous ne voyez pas d'action pour corriger ou annuler le paiement enregistré. Évitez de créer un deuxième paiement pour compenser sans validation.

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Des frais de retard ont été créés alors que le client avait payé. Pourquoi ?

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À vérifier : la facture était-elle encore Ouverte ou En retard lorsque le processus de frais de retard s'est exécuté ?

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À faire : enregistrez les paiements hors ligne dès qu'ils sont reçus. Si un frais de retard a déjà été généré à tort, vérifiez la facture de frais de retard et suivez votre processus d'annulation ou contactez le support.

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Le menu Mettre à jour le statut n'apparaît pas. Pourquoi ?

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À vérifier : votre rôle permet-il de gérer les factures ? La facture est-elle dans un statut modifiable ?

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À faire : demandez à un Propriétaire ou Gestionnaire de vérifier vos permissions et le statut de la facture.

Quand dois-je enregistrer un paiement hors ligne ? Seulement quand l'argent a été reçu hors Stripe : comptant, chèque, Interac, débit, virement bancaire ou autre méthode manuelle.

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Est-ce que je dois le faire pour une carte ou un prélèvement préautorisé ? Non. Les paiements qui passent par Stripe mettent la facture à jour automatiquement. Si un paiement Stripe échoue, consultez plutôt Paiement refusé ou en échec.

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Quelle est la différence entre Payée et Partiellement payée ? Payée ferme la facture parce que le montant complet a été reçu. Partiellement payée enregistre seulement une partie du montant et laisse un solde à percevoir.

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Pourquoi c'est important ? Une facture laissée Ouverte ou En retard peut déclencher des rappels, influencer l'accès, ou générer des frais de retard selon vos réglages.