L'outil de migration est conçu pour importer dans Stortech des locataires que vous avez déjà ailleurs : un autre logiciel, des baux papier, un fichier Excel. Contrairement à une location standard, aucun dépôt n'est demandé, aucune signature de bail n'est requise, aucune proration ni frais d'ouverture ne sont facturés. L'objectif est uniquement de configurer la facturation future. Vous avez deux modes : Carte de crédit (le client paiera par Stripe à partir du prochain cycle) ou Paiement hors ligne (le client continue de payer comptant, par chèque ou par virement, et Stortech sert seulement de source de vérité).
Questions courantes
Quand utiliser l'outil de migration plutôt que créer une location standard ? — Quand vous transférez un locataire existant qui paye déjà ou qui occupe déjà l'unité. Le mode standard facture immédiatement (proration + dépôt + frais). Le mode migration saute tout ça : aucun dépôt, aucun bail à signer, pas de proration sur le mois courant.
Quelle est la différence entre les modes Carte de crédit et Paiement hors ligne ? — Carte de crédit prépare un lien Stripe pour que le client (ou vous) ajoute une carte ; le premier prélèvement automatique a lieu au 1er du mois sélectionné. Paiement hors ligne crée la location sans aucun prélèvement Stripe ; vous indiquez le mode de paiement (comptant, chèque, Interac, virement, autre).
Le client paye encore par chèque ou comptant. Comment l'importer ? — Choisissez Paiement hors ligne, sélectionnez le mode de paiement (Comptant, Chèque, Interac / Débit, Virement bancaire, Autre), et la date de début de facturation. Optionnellement, cochez Marquer la première facture comme payée si vous l'avez déjà reçue.
Comment basculer un locataire migré vers le paiement automatique plus tard ? — Une fois le client à l'aise, demandez-lui d'ajouter une carte via son portail, ou ajoutez-la depuis sa fiche. Puis utilisez le bouton Convertir sur la location pour passer en paiement automatique. Voir l'article Étiquettes de paiement et conversion en paiement automatique.
Pourquoi la date de début est-elle limitée au 1er du mois en mode Carte de crédit ? — Stortech aligne la facturation Stripe sur le 1er du mois pour les migrations. C'est la cadence par défaut de l'outil. En mode Paiement hors ligne, vous pouvez choisir n'importe quelle date.
L'outil de migration est-il temporaire ? — Il est principalement utilisé au moment du basculement initial vers Stortech, mais reste disponible en permanence pour importer un locataire que vous reprenez d'un autre site ou d'un autre système.
Le client va-t-il recevoir un courriel ? — En mode Carte de crédit avec Envoyer un courriel au client, oui : un courriel avec le lien de paiement Stripe. En mode Paiement hors ligne, un courriel de bienvenue est typiquement envoyé selon la configuration de la succursale.
À qui s'adresse cet article
L'import via migration nécessite le rôle Propriétaire ou Gestionnaire. Si le bouton Migration est absent ou grisé sur la liste des locations, demandez à un Propriétaire de votre équipe.
Avant d'importer un locataire
Le contact doit exister dans Stortech (ou le créer depuis le dialogue avec Nouveau contact).
L'unité cible doit être Disponible dans Stortech. Si le locataire occupe déjà physiquement l'unité, marquez-la d'abord comme Disponible dans Unités, puis lancez la migration.
Décidez du mode : Carte de crédit (prélèvement automatique futur) ou Paiement hors ligne (conservation du paiement manuel actuel).
Si vous avez le bail papier existant, gardez-le en PDF pour le téléverser optionnellement en mode hors ligne.
Ouvrir l'outil de migration
Ouvrez la liste Locations.
Cliquez sur Migration dans l'en-tête de la liste (à côté de Nouvelle location).
La page Migrer un locataire existant s'ouvre avec en sous-titre « Transférez un locataire déjà en place vers la facturation Stortech. Aucun dépôt ni signature de bail requis — seulement un mode de paiement. »
La page est divisée en deux : un panneau gauche Résumé qui se met à jour en temps réel selon vos sélections, et un panneau droit avec le formulaire.
Choisir le client
Section Client.
Cliquez sur Sélectionner un client et tapez pour rechercher.
Si le contact n'existe pas, cliquez sur Nouveau contact pour le créer immédiatement.
Choisir le mode de paiement
Dans la section Méthode de paiement, choisissez :
Carte de crédit — vous ou le client devrez ajouter une carte. Le premier prélèvement automatique aura lieu à la date sélectionnée. Note affichée : « Vous ou le locataire devrez ajouter une carte de crédit. Le premier prélèvement sera effectué à la date sélectionnée. »
Paiement hors ligne — pour les locataires qui payent par chèque, virement bancaire ou comptant. Note affichée : « Aucuns frais d'ouverture de dossier ni prorata ne seront facturés. »
Le mode change la suite du formulaire.
Choisir l'unité et le tarif
Section Détails sur l'unité (commune aux deux modes) :
Unité — sélectionnez l'unité que ce locataire occupe. Le sélecteur regroupe les unités par type avec leur prix.
Loyer mensuel — préchargé avec le tarif du type, mais modifiable. Si vous reprenez un client à un tarif historique différent du tarif courant, ajustez ici.
Protection du locataire (facultatif) — choisissez un plan de protection ou laissez Aucune protection. La prime sera ajoutée à la facture mensuelle.
Mode Carte de crédit — étapes propres
Premier cycle — sélectionnez le mois de début de facturation. Stortech limite le choix au 1er du mois suivant et jusqu'à 12 mois plus tard. Le premier prélèvement automatique aura lieu le 1er de ce mois.
Cliquez sur l'un des deux boutons d'action :
- Envoyer un courriel au client — Stortech envoie un courriel au client avec un lien de paiement Stripe. Le client clique le lien et ajoute sa carte lui-même. - Saisir la carte moi-même — Stortech vous redirige vers Stripe Checkout (mode Setup) où vous saisissez la carte du client immédiatement (typiquement quand le client est devant vous au bureau).
Pendant l'exécution, le bouton affiche Planification....
Note : Stripe Checkout s'ouvre en mode Setup : aucun montant n'est prélevé maintenant. Stripe enregistre seulement la carte pour les futurs prélèvements automatiques au 1er du mois sélectionné.
Mode Paiement hors ligne — étapes propres
Date de début de facturation — sélectionnez la date à laquelle Stortech commence à facturer ce locataire. Vous pouvez choisir n'importe quelle date, pas seulement le 1er du mois.
Méthode de paiement — choisissez parmi :
- Comptant - Chèque - Interac / Débit - Virement bancaire - Autre
Marquer la première facture comme payée (case à cocher) — cochez si vous avez déjà reçu le paiement du premier cycle. Stortech crée la facture et la marque immédiatement payée.
Documents (facultatif) — déployez la section Documents, glissez-déposez le bail papier ou tout document lié (formats acceptés : JPEG, PNG, PDF, max 5 Mo).
Cliquez sur Importer le locataire. Le bouton affiche Planification... pendant l'exécution.
Ce qui se passe automatiquement
En mode Carte de crédit
Stortech crée le contact (si nouveau) et le lie à un compte Stripe.
Une session Stripe Checkout en mode Setup est créée (aucun prélèvement immédiat).
Une location en attente (statut En préparation) est créée avec la date de début, le tarif, l'unité.
Si vous avez choisi Envoyer un courriel : un courriel avec le lien Stripe est envoyé au client.
Si vous avez choisi Saisir la carte moi-même : vous êtes redirigé vers Stripe pour saisir la carte.
Une fois la carte ajoutée, Stripe confirme le mandat et la location passe à Active.
La première facture est générée et prélevée automatiquement à la date sélectionnée (1er du mois).
Aucun dépôt n'est demandé.
Aucun bail BoldSign n'est généré (l'outil de migration ne déclenche pas la signature).
L'accès à la barrière est provisionné une fois la carte confirmée.
En mode Paiement hors ligne
Stortech crée le contact et la location immédiatement, sans appel Stripe pour un paiement.
La location est marquée comme paiement manuel (badge Manuel) avec la méthode choisie (Comptant, Chèque, etc.).
Si vous avez coché Marquer la première facture comme payée, la première facture est créée et marquée payée.
Sinon, la première facture est créée en statut Ouverte, prête à être réglée manuellement.
Aucun dépôt n'est demandé, aucune proration appliquée, aucun frais d'ouverture facturé.
Aucun bail BoldSign n'est généré.
Les documents téléversés sont attachés comme note dans la timeline de la location.
L'accès à la barrière est provisionné selon la configuration du fournisseur d'accès.
Conversion future vers le paiement automatique
Une location migrée en mode Paiement hors ligne peut être convertie plus tard en paiement automatique :
Le client ajoute une carte via son portail (ou vous l'ajoutez depuis sa fiche).
Sur la fiche de la location, cliquez sur Convertir.
Stortech bascule la location de Manuel à Auto ; les futures factures seront prélevées automatiquement.
Voir l'article Étiquettes de paiement et conversion en paiement automatique pour les détails.
Statuts et champs importants
Élément | Signification |
Carte de crédit | Mode pour configurer un prélèvement automatique futur via Stripe. |
Paiement hors ligne | Mode pour conserver un paiement manuel (comptant, chèque, etc.). |
Premier cycle (mois) | Mois du premier prélèvement Stripe ; limité au 1er du mois en mode Carte. |
Date de début de facturation | Date de démarrage de la facturation en mode hors ligne ; libre. |
Loyer mensuel | Tarif modifiable, indépendant du prix courant du type d'unité. |
Marquer la première facture comme payée | Crée la facture et la marque payée immédiatement (mode hors ligne). |
Envoyer un courriel au client | Envoie un lien Stripe par courriel (mode Carte). |
Saisir la carte moi-même | Ouvre Stripe Checkout pour vous, opérateur (mode Carte). |
Importer le locataire | Bouton final en mode Paiement hors ligne. |
Différences entre une migration et une location standard
Aspect | Migration | Location standard |
Dépôt | Aucun | Selon la politique de la succursale |
Bail BoldSign | Aucun | Généré et envoyé pour signature |
Proration sur le mois courant | Aucune | Selon le cycle de facturation |
Frais d'ouverture | Aucuns | Selon la configuration |
Premier paiement | Différé (Carte) ou manuel (Hors ligne) | Immédiat |
Étiquette de paiement | Auto (Carte) ou Manuel (Hors ligne) | Auto ou Manuel selon le mode choisi |
Problèmes fréquents
Situation | À vérifier | Quoi faire |
Le bouton Migration est absent ou grisé. Pourquoi ? | Avez-vous le rôle Propriétaire ou Gestionnaire ? | Demandez à un Propriétaire de votre équipe. |
L'unité que je veux importer n'apparaît pas dans le sélecteur. Pourquoi ? | L'unité est-elle marquée Disponible dans Stortech ? | Mettez l'unité à Disponible depuis l'article Unités, puis relancez la migration. |
Le client n'a pas reçu le courriel avec le lien Stripe. Que faire ? | L'onglet Courriels de la succursale montre-t-il l'envoi ? | Renvoyez l'invitation depuis la fiche de la location, ou demandez au client de vérifier ses pourriels. |
Le client a ajouté sa carte mais la location reste En préparation. Pourquoi ? | Stripe a-t-il confirmé le mandat ? Le webhook a-t-il été traité ? | Pour une carte standard, c'est immédiat. Si bloqué, vérifiez l'onglet Activité et contactez le support si nécessaire. |
Je veux importer un locataire qui paye par PAD (prélèvement préautorisé). Comment faire ? | L'outil de migration ne propose pas explicitement PAD à l'écran. | Utilisez le mode Carte de crédit ; Stripe Checkout en mode Setup permet aussi d'enregistrer un PAD si la succursale l'a activé. Sinon, contactez le support pour configurer manuellement. |
J'ai coché Marquer la première facture comme payée par erreur. Que faire ? | La facture est créée comme payée et un paiement hors ligne y est associé. | Émettez un avoir manuel ou contactez le support pour annuler le paiement enregistré. |
Le client veut basculer du mode hors ligne au paiement automatique. Comment faire ? | Le client doit d'abord ajouter une carte (portail ou opérateur). | Ajoutez la carte, puis utilisez Convertir sur la fiche de la location. Voir l'article Étiquettes de paiement et conversion en paiement automatique. |