Quand un client quitte son unité, vous décidez quoi faire avec son dépôt de garantie : rembourser intégralement, rembourser partiellement (en retenant une partie pour des dommages), ou retenir la totalité avec un motif documenté. Le règlement est une étape volontaire : vous devez l'initier vous-même, ce n'est jamais automatique.
À qui s'adresse cet article
Le règlement de dépôt nécessite le rôle Propriétaire ou Gestionnaire. Si le bouton de règlement est absent ou grisé, demandez à un Propriétaire de votre équipe.
Avant de régler un dépôt
La location doit avoir un dépôt pris à la signature. Les locations créées manuellement sans dépôt n'ont pas l'onglet Dépôts.
Le départ doit être planifié (Planifier le départ) : le bouton de règlement apparaît dès que le départ est planifié, que l'inspection ait été complétée ou non. L'inspection reste une étape distincte et recommandée, mais elle n'est pas un prérequis technique au règlement dans l'interface actuelle.
Pour un remboursement Stripe, le compte Stripe Connect doit avoir des fonds disponibles et le paiement original doit être valide.
Ouvrir le dialogue de règlement
Étape 1.
Ouvrez la fiche de la location et allez dans l'onglet Dépôts. Cet onglet n'apparaît que si la location a un dépôt ; sinon il est masqué.
La section Dépôt du Sommaire affiche le statut courant : Collecté (pris à la signature, location encore active, pas encore réglable), Non réglé (départ planifié, en attente de votre décision) ou Réglé (déjà traité, rien à faire).
Le statut Collecté : dépôt pris, location encore active.
Étape 2.
Une fois le départ planifié, le statut passe à Non réglé et le bouton Régler le dépôt apparaît sur la carte Dépôt du Sommaire. Cliquez dessus pour ouvrir le dialogue.
Non réglé : départ planifié, en attente de votre décision.
Choisir une option de règlement
Le dialogue Règlement du dépôt affiche en sous-titre l'unité et le montant du dépôt, puis la question Comment régler ce dépôt ? avec trois options.
Remboursement intégral : rend la totalité du dépôt au client. Aucun motif requis.
Remboursement partiel : le champ Montant du remboursement apparaît (maximum le montant initial du dépôt) et le champ Motif du règlement devient obligatoire pour expliquer la retenue.
Retenir en totalité : aucun montant à saisir, vous gardez tout ; le Motif du règlement est obligatoire.
Étape 3.
Choisissez une option, puis cliquez sur Confirmer le règlement. Pendant l'exécution, le bouton affiche Traitement…. Une notification confirme Dépôt réglé avec succès, ou signale une erreur si le règlement a échoué. Pour quitter sans rien changer, cliquez sur Annuler.
Le statut passe à Réglé et l'onglet Dépôts affiche le montant remboursé et retenu.
Ce qui se passe automatiquement
Avec Remboursement intégral
Stripe émet un remboursement sur le paiement original du dépôt ; le client reçoit l'argent sur sa méthode de paiement d'origine (carte, prélèvement préautorisé) en 5 à 10 jours ouvrables. Aucun courriel transactionnel particulier n'est envoyé par Stortech ; Stripe peut envoyer son propre reçu de remboursement.
Avec Remboursement partiel
Stripe émet un remboursement partiel du montant saisi. Le solde retenu reste dans votre compte Stripe Connect. Le motif est conservé dans l'historique de la location, onglet Activité.
Avec Retenue totale
Aucun appel Stripe n'est émis. Le motif est conservé dans l'historique et le solde reste à votre disposition.
Cas particulier : dépôt collecté hors-ligne
Pour les dépôts collectés en mode hors-ligne (comptant, chèque, virement), aucun appel Stripe n'est fait au moment du règlement. Le règlement est purement comptable côté Stortech : vous devrez rendre l'argent au client par vos propres moyens si vous choisissez un remboursement. Voir Dépôt payé comptant ou par chèque pour le suivi de ces dépôts.
Preuve de paiement du dépôt (sans facture)
Un dépôt de garantie n'est jamais facturé : ce n'est pas une vente, il n'y a pas de taxes, et le montant est remboursable. Vos clients obtiennent une preuve par d'autres moyens : le portail client affiche en tout temps la section Dépôts (montant, statut, conditions de remboursement) ; lors d'un remboursement par Stripe, le client reçoit directement la confirmation de Stripe ; et au règlement, Stortech envoie un courriel de règlement du dépôt indiquant le montant payé, remboursé ou retenu (avec la raison en cas de retenue). Ce courriel sert de preuve de départ ; son texte est personnalisable dans Réglages > Courriels.
Statuts et champs importants
Élément | Signification |
Collecté | Pris à la signature; la location est active, pas encore réglable. |
Non réglé | Départ planifié, en attente de votre décision. |
Réglé | Le dépôt a été entièrement traité (remboursement ou retenue). |
Remboursement intégral | Rend la totalité du dépôt. Pas de motif requis. |
Remboursement partiel | Rend une partie. Motif obligatoire. |
Retenir en totalité | Conserve la totalité. Motif obligatoire. |
Problèmes fréquents
L'onglet Dépôts n'apparaît pas sur la fiche d'une location.
À vérifier : la location avait-elle un dépôt à la signature ?
À faire : si non, aucune action requise ; c'est le comportement attendu.
Le bouton de règlement n'apparaît pas.
À vérifier : le départ est-il planifié ? Le statut du dépôt affiche-t-il déjà Non réglé ou Réglé ?
À faire : planifiez le départ depuis la fiche de la location. Voir l'article Inspection de l'unité pour la suite du processus de départ.
Le remboursement Stripe échoue.
À vérifier : le compte Stripe Connect a-t-il des fonds disponibles ? Le paiement original a-t-il déjà été remboursé ?
À faire : vérifiez le solde sur le tableau de bord Stripe. Si les fonds sont insuffisants, réapprovisionnez le compte avant de réessayer.
Le client a reçu un montant incorrect après un remboursement partiel.
À vérifier : quel montant avez-vous saisi par rapport au maximum affiché ?
À faire : en cas d'erreur, émettez un remboursement supplémentaire via la fiche de la facture concernée, ou contactez le support.
J'ai choisi la mauvaise option de règlement par erreur.
À vérifier : le règlement n'est pas réversible automatiquement.
À faire : pour annuler une retenue, faites un remboursement manuel via le tableau de bord Stripe. Pour annuler un remboursement, relancez un paiement séparé. Pour les cas complexes, contactez le support.
Questions courantes
Comment rembourser intégralement le dépôt d'un client qui vient de partir ? Sur la fiche de la location, planifiez le départ si ce n'est pas déjà fait, ouvrez l'onglet Dépôts, cliquez sur Régler le dépôt, choisissez Remboursement intégral et confirmez. Stripe émet le remboursement sur le mode de paiement d'origine en 5 à 10 jours ouvrables.
Comment retenir une partie du dépôt pour des dommages ? Choisissez Remboursement partiel dans le dialogue, indiquez le montant à rembourser au client, et expliquez la raison de la retenue dans le Motif du règlement.
Comment retenir la totalité du dépôt ? Choisissez Retenir en totalité et documentez la raison dans le Motif du règlement.
Pourquoi l'onglet Dépôts n'existe-t-il pas sur certaines locations ? Cette location n'avait pas de dépôt pris à la signature. Aucune action requise.
Pourquoi le bouton de règlement n'apparaît-il pas ? Le départ n'est probablement pas encore planifié : le statut est encore Collecté. Planifiez le départ pour faire apparaître le bouton.
Dois-je compléter l'inspection avant de régler le dépôt ? Ce n'est pas obligatoire techniquement (le bouton apparaît dès que le départ est planifié), mais c'est fortement recommandé pour documenter l'état de l'unité avant de décider du remboursement.
J'ai cliqué sur la mauvaise option de règlement par erreur. Comment corriger ? Le règlement n'est pas réversible automatiquement. Pour annuler une retenue, faites un remboursement manuel. Pour annuler un remboursement, relancez un paiement séparé. Pour les cas complexes, contactez le support.
Où puis-je voir tous les dépôts réglés sur mon site ? Le rapport des dépôts donne une vue d'ensemble facility par facility. Voir Rapport des dépôts.