Utilisez ce flux quand un locataire quitte son unité. Stortech distingue la date de départ physique, qui retire l'accès à l'unité, et le dernier jour facturé, qui respecte le cycle de facturation et la politique de préavis configurée dans les Paramètres du site.
Vidéo
Cette vidéo montre comment planifier le départ d'un locataire dans Stortech, comprendre le dernier jour facturé, gérer le préavis, compléter l'inspection et remettre l'unité disponible.
Avant de commencer
La planification de départ nécessite généralement le rôle Propriétaire ou Gestionnaire. Si le bouton est absent ou grisé, vérifiez votre rôle dans Équipe et rôles.
Avant de continuer, vérifiez :
– que la location a déjà commencé ;
– qu'aucun changement d'unité n'est en cours ;
– la date réelle à laquelle le client quitte ou a quitté l'unité ;
– votre politique de préavis, configurée dans Paramètres > Facturation > Politiques de location > Période minimum d'annulation ;
– si un remboursement ou un règlement de dépôt devra être traité séparément.
Site en cours de migration. Si la facturation de votre site n'est pas encore activée, vos locations importées sont gelées et ce flux ne s'applique pas : le bouton Planifier le départ y sert seulement à noter la date annoncée par le client, sans facture, sans prélèvement et sans avis au client. Voir Départ sur une location importée.
Planifier le départ
Ouvrir la fiche
Étape 1.
Depuis Locations, ouvrez la fiche du locataire.
Étape 2.
Vérifiez que la location est active.
Étape 3.
Cliquez sur Planifier le départ en haut à droite. Le dialogue de départ s'ouvre.
Depuis Locations, ouvrez la fiche du locataire puis cliquez sur Planifier le départ pour ouvrir le dialogue de départ.
Choisir la date de départ physique
La date de départ correspond au départ physique du locataire. C'est la date à laquelle l'accès doit être retiré ou considéré comme retiré.
Étape 1.
Dans le dialogue, choisissez la Date de départ.
Étape 2.
Regardez l'aperçu : il affiche le préavis appliqué et le Dernier jour facturé, soit le dernier jour couvert par la facturation.
Étape 3.
Si le client quitte aujourd'hui, vous pouvez garder la date du jour. Un départ daté d'aujourd'hui reste annulable depuis la fiche : voir Annuler le départ plus bas.
Étape 4.
Cliquez sur Planifier le départ pour confirmer.
L'aperçu montre la date de départ choisie, le préavis appliqué et le dernier jour facturé. Ici un départ au 1er novembre donne un dernier jour facturé au 31 octobre.
Préavis et dernier jour facturé
Le dernier jour facturé n'est pas toujours la veille du départ physique. Par exemple, si la location est facturée à la date anniversaire et qu'un préavis de 30 jours s'applique, la facturation peut se poursuivre jusqu'à la fin du prochain cycle admissible.
Le préavis affiché dans le dialogue vient de la politique de la succursale, dans Paramètres > Facturation > Politiques de location > Période minimum d'annulation. Pour modifier cette valeur par défaut, voir Paramètres du site. Les départs déjà planifiés gardent leur calcul original.
L'opérateur peut parfois choisir d'ignorer le préavis minimum si votre politique le permet. Cette option change seulement le calcul du dernier jour facturé. Elle ne crée pas de remboursement automatique et elle n'est pas disponible au client dans le portail.
La Date de départ doit toujours être aujourd'hui ou une date future : le formulaire refuse une date déjà passée, même si le préavis a déjà été donné au client. Si vous planifiez un départ en retard par rapport à la date convenue, le dernier jour facturé calculé peut tomber plus tard que prévu — contactez le support pour une correction si nécessaire.
Après la planification
Une fois le départ planifié, la fiche de la location affiche immédiatement les nouvelles dates : le statut passe à Se termine bientôt, et les champs Accès retiré et Dernier jour facturé apparaissent dans le panneau Location. Un bouton Annuler le départ remplace Planifier le départ tant que le départ reste réversible, ce qui est expliqué plus bas dans Annuler le départ.
Après la planification, le panneau Location affiche la date d'accès retiré et le dernier jour facturé. Ici le départ est au 1er novembre et la facturation couvre jusqu'au 31 octobre inclusivement.
Accès et facturation
L'accès à la barrière peut être retiré de façon asynchrone selon votre fournisseur d'accès. Si l'accès semble encore actif, vérifiez l'onglet Activité avant de contacter le support.
La facturation couvre en entier le Dernier jour facturé affiché, puis s'arrête le lendemain. Si un paiement futur reste prévu avant cette date, il sera traité normalement selon le mode de paiement de la location.
Démarrer l'inspection
À la date de départ, la fiche affiche une étape d'inspection. Cette étape confirme si l'unité est prête à être relouée ou si elle doit rester indisponible pour nettoyage ou réparation.
Étape 1.
Cliquez sur Démarrer l'inspection.
Étape 2.
Choisissez Prête à la location ou À nettoyer/à réparer.
Étape 3.
Ajoutez des notes ou des photos si elles sont utiles.
Étape 4.
Cliquez sur Finaliser le départ.
L'inspection détermine si l'unité redevient disponible immédiatement ou si elle reste indisponible pour travaux.
Finaliser et libérer l'unité
Si vous choisissez Prête à la location, l'unité passe à disponible et peut être louée à nouveau. Si vous choisissez À nettoyer/à réparer, l'unité reste indisponible jusqu'à ce qu'un membre de l'équipe la remette disponible depuis Unités.
Si la location avait un dépôt de garantie, le règlement du dépôt reste une étape séparée après l'inspection. Voir Règlement du dépôt.
Modifier ou annuler un départ planifié
Modifier la date
Vous pouvez modifier la date avec le bouton Modifier la date de départ, dans l'en-tête de la section Location de la fiche. Il apparaît dans les mêmes conditions que Annuler le départ, décrites juste en dessous. Le dernier jour facturé est recalculé selon la nouvelle date et la politique de la succursale.
Annuler le départ
Vous pouvez annuler un départ planifié avec le bouton Annuler le départ, dans la rangée de boutons en haut de la fiche. La location redevient active, le dernier jour facturé planifié est retiré, et les commandes d'accès en attente peuvent être annulées ou resynchronisées.
Le bouton s'affiche tant que l'une de ces deux conditions est vraie : la date de départ est aujourd'hui ou plus tard, ou la facturation du locataire est encore active dans le futur. Un départ daté d'aujourd'hui affiche donc le bouton, et un départ dont la date est déjà passée l'affiche aussi tant que la facturation n'a pas pris fin. Ce n'est pas un réglage propre à une succursale : il n'y a rien à activer pour le faire apparaître.
Trois situations retirent quand même les deux boutons, parce que le départ a déjà produit un effet qui ne se défait pas tout seul : l'unité a été relouée à une autre réservation, l'accès à la barrière a déjà été retiré, ou l'inspection de départ ou le règlement du dépôt est déjà complété. Dans ces cas, un message d'information prend la place du bouton et nomme le blocage. Contactez alors le support avec la location concernée.
Pour la marche à suivre détaillée quand la date de départ est déjà passée, voir Annuler un départ déjà passé.
Une fois l'inspection complétée et le départ finalisé, il n'est plus possible d'annuler ce départ. Si le client revient, créez une nouvelle location.
Statuts et champs importants
Date de départ | Date physique où l'accès du client doit être retiré. |
Préavis | Jours minimums requis avant l'arrêt de la facturation, selon la succursale. |
Dernier jour facturé | Dernier jour couvert par la facturation. Elle s'arrête le lendemain. |
Accès retiré | Date où l'accès à la barrière est retiré ou programmé pour retrait. |
Prête à la location | Statut d'inspection qui rend l'unité disponible. |
À nettoyer/à réparer | Statut d'inspection qui garde l'unité indisponible jusqu'à remise en état. |
Problèmes fréquents
Le bouton Annuler le départ n'apparaît pas. Pourquoi ?
À vérifier : la facturation du locataire est-elle terminée ? Le bouton s'affiche tant que la date de départ est aujourd'hui ou plus tard, ou tant que la facturation est encore active. Vérifiez aussi si un message d'information a pris la place du bouton : il nomme le blocage (unité relouée, accès à la barrière déjà retiré, ou inspection et dépôt déjà réglés).
À faire : si la facturation est encore active, vous pouvez corriger le départ vous-même, voir Annuler un départ déjà passé. Si un blocage est affiché, ou si la facturation a réellement pris fin, contactez le support avec la location concernée. Inutile de chercher un réglage dans Paramètres du site : la disponibilité du bouton ne dépend pas de la succursale.
Le bouton Planifier le départ est grisé. Pourquoi ?
À vérifier : la location a-t-elle commencé ? Un changement d'unité est-il en cours ?
À faire : si la location n'a pas commencé, annulez la réservation avant départ ou contactez le support. Si un changement d'unité est en cours, complétez ou annulez ce changement d'abord.
Le client veut partir immédiatement sans préavis. Que faire ?
À vérifier : votre politique permet-elle à l'opérateur d'ignorer le préavis ? Vérifiez aussi la Période minimum d'annulation dans Paramètres du site.
À faire : cochez l'option de renonciation si elle est disponible et autorisée par votre politique. Expliquez au client que cela ne crée pas de remboursement automatique.
Le client a payé un mois complet mais quitte plus tôt. Comment rembourser ?
À vérifier : quelle facture doit être remboursée ou créditée ?
À faire : utilisez la facture concernée pour émettre un remboursement ou un ajustement. La planification du départ ne rembourse pas automatiquement le prorata.
L'accès fonctionne encore après la date de départ. Pourquoi ?
À vérifier : l'onglet Activité montre-t-il une commande de retrait d'accès ?
À faire : attendez le traitement du fournisseur si la commande est récente. Si rien ne bouge après le délai normal, contactez le support avec la fiche de location concernée.
La carte Inspection n'apparaît pas. Pourquoi ?
À vérifier : le départ est-il bien planifié ou déjà finalisé ?
À faire : planifiez d'abord le départ. Si l'inspection est déjà complétée, la carte disparaît normalement.
Questions courantes
Le client a déjà donné son préavis, mais je planifie le départ après la date voulue — puis-je fixer le dernier jour facturé à une date déjà passée ? Non. La Date de départ ne peut pas être antérieure à aujourd'hui : le formulaire refuse une date déjà passée, même avec le préavis déjà écoulé. Si le calcul tombe plus tard que prévu parce que la planification a été faite en retard, contactez le support pour corriger le dernier jour facturé.
Comment planifier le départ d'un client ? — Ouvrez la fiche de sa location, cliquez sur Planifier le départ, choisissez la date physique, vérifiez le dernier jour facturé, puis confirmez.
Pourquoi la facturation peut-elle continuer après le départ physique ? — La date physique retire l'accès. Le dernier jour facturé s'aligne sur le cycle valide selon votre politique : date anniversaire, premier du mois, cycle de quatre semaines ou Période minimum d'annulation configurée dans Paramètres du site.
Est-ce que Stortech rembourse automatiquement si le client quitte plus tôt ? — Non. Stortech ne crée pas de remboursement prorata automatique. Si vous voulez rembourser une facture, faites-le depuis la facture concernée. Voir Factures.
Est-ce que le client peut ignorer le préavis depuis le portail ? — Non. Le client peut demander un départ depuis le Portail client, mais l'option pour ignorer le préavis est réservée à l'opérateur.
Quand l'unité redevient-elle disponible ? — Après la planification, vous devez compléter l'inspection. Si l'unité est marquée Prête à la location, elle redevient disponible. Voir aussi Inspection de l'unité.