Utilisez ce flux quand un locataire quitte son unité. Stortech distingue la date de départ physique, qui retire l'accès à l'unité, et la fin de facturation, qui respecte le cycle de facturation et la politique de préavis configurée dans les Paramètres du site.
Vidéo
Cette vidéo montre comment planifier le départ d'un locataire dans Stortech, comprendre la fin de facturation, gérer le préavis, compléter l'inspection et remettre l'unité disponible.
Avant de commencer
La planification de départ nécessite généralement le rôle Propriétaire ou Gestionnaire. Si le bouton est absent ou grisé, vérifiez votre rôle dans Équipe et rôles.
Avant de continuer, vérifiez :
– que la location a déjà commencé ;
– qu'aucun changement d'unité n'est en cours ;
– la date réelle à laquelle le client quitte ou a quitté l'unité ;
– votre politique de préavis, configurée dans Paramètres > Facturation > Période minimum d'annulation ;
– si un remboursement ou un règlement de dépôt devra être traité séparément.
Planifier le départ
Ouvrir la fiche
Étape 1.
Depuis Locations, ouvrez la fiche du locataire.
Étape 2.
Vérifiez que la location est active.
Étape 3.
Cliquez sur Planifier le départ en haut à droite. Le dialogue de départ s'ouvre.
Depuis Locations, ouvrez la fiche du locataire puis cliquez sur Planifier le départ pour ouvrir le dialogue de départ.
Choisir la date de départ physique
La date de départ correspond au départ physique du locataire. C'est la date à laquelle l'accès doit être retiré ou considéré comme retiré.
Étape 1.
Dans le dialogue, choisissez la Date de départ.
Étape 2.
Regardez l'aperçu : il affiche le préavis appliqué et la Fin de facturation.
Étape 3.
Si le client quitte aujourd'hui, vous pouvez garder la date du jour.
Étape 4.
Cliquez sur Planifier le départ pour confirmer.
L'aperçu montre la date physique choisie, le préavis appliqué et la date à laquelle la facturation prendra fin.
Préavis et fin de facturation
La fin de facturation n'est pas toujours la même date que le départ physique. Par exemple, si la location est facturée à la date anniversaire et qu'un préavis de 30 jours s'applique, la fin de facturation peut tomber au prochain cycle admissible.
Le préavis affiché dans le dialogue vient de la politique de la succursale, dans Paramètres > Facturation > Période minimum d'annulation. Pour modifier cette valeur par défaut, voir Paramètres du site. Les départs déjà planifiés gardent leur calcul original.
L'opérateur peut parfois choisir d'ignorer le préavis minimum si votre politique le permet. Cette option change seulement le calcul de la fin de facturation. Elle ne crée pas de remboursement automatique et elle n'est pas disponible au client dans le portail.
Après la planification
Une fois le départ planifié, la fiche de la location affiche immédiatement les nouvelles dates : le statut passe à Se termine bientôt, et les champs Accès retiré et Fin de facturation apparaissent dans le panneau Location. Un bouton Annuler le départ remplace Planifier le départ tant que le départ n'est pas finalisé.
Après la planification, la fiche affiche le statut, la date d'accès retiré et la fin de facturation.
Accès et facturation
L'accès à la barrière peut être retiré de façon asynchrone selon votre fournisseur d'accès. Si l'accès semble encore actif, vérifiez l'onglet Activité avant de contacter le support.
La facturation continue jusqu'à la fin de facturation affichée. Si un paiement futur reste prévu avant cette date, il sera traité normalement selon le mode de paiement de la location.
Démarrer l'inspection
À la date de départ, la fiche affiche une étape d'inspection. Cette étape confirme si l'unité est prête à être relouée ou si elle doit rester indisponible pour nettoyage ou réparation.
Étape 1.
Cliquez sur Démarrer l'inspection.
Étape 2.
Choisissez Prête à la location ou À nettoyer/à réparer.
Étape 3.
Ajoutez des notes ou des photos si elles sont utiles.
Étape 4.
Cliquez sur Finaliser le départ.
L'inspection détermine si l'unité redevient disponible immédiatement ou si elle reste indisponible pour travaux.
Finaliser et libérer l'unité
Si vous choisissez Prête à la location, l'unité passe à disponible et peut être louée à nouveau. Si vous choisissez À nettoyer/à réparer, l'unité reste indisponible jusqu'à ce qu'un membre de l'équipe la remette disponible depuis Unités.
Si la location avait un dépôt de garantie, le règlement du dépôt reste une étape séparée après l'inspection. Voir Règlement du dépôt.
Modifier ou annuler un départ planifié
Modifier la date
Tant que le départ n'est pas finalisé, vous pouvez modifier la date depuis la fiche de la location (bouton Modifier la date de départ). La fin de facturation est recalculée selon la nouvelle date et la politique de la succursale.
Annuler le départ
Vous pouvez annuler un départ planifié avant la finalisation avec le bouton Annuler le départ. La location redevient active, la fin de facturation planifiée est retirée, et les commandes d'accès en attente peuvent être annulées ou resynchronisées.
Une fois l'inspection complétée et le départ finalisé, il n'est plus possible d'annuler ce départ. Si le client revient, créez une nouvelle location.
Statuts et champs importants
Date de départ | Date physique où l'accès du client doit être retiré. |
Préavis | Jours minimums requis avant la fin de facturation, selon la succursale. |
Fin de facturation | Date jusqu'à laquelle la facturation continue. |
Accès retiré | Date où l'accès à la barrière est retiré ou programmé pour retrait. |
Prête à la location | Statut d'inspection qui rend l'unité disponible. |
À nettoyer/à réparer | Statut d'inspection qui garde l'unité indisponible jusqu'à remise en état. |
Problèmes fréquents
Le bouton Planifier le départ est grisé. Pourquoi ?
À vérifier : la location a-t-elle commencé ? Un changement d'unité est-il en cours ?
À faire : si la location n'a pas commencé, annulez la réservation avant départ ou contactez le support. Si un changement d'unité est en cours, complétez ou annulez ce changement d'abord.
Le client veut partir immédiatement sans préavis. Que faire ?
À vérifier : votre politique permet-elle à l'opérateur d'ignorer le préavis ? Vérifiez aussi la Période minimum d'annulation dans Paramètres du site.
À faire : cochez l'option de renonciation si elle est disponible et autorisée par votre politique. Expliquez au client que cela ne crée pas de remboursement automatique.
Le client a payé un mois complet mais quitte plus tôt. Comment rembourser ?
À vérifier : quelle facture doit être remboursée ou créditée ?
À faire : utilisez la facture concernée pour émettre un remboursement ou un ajustement. La planification du départ ne rembourse pas automatiquement le prorata.
L'accès fonctionne encore après la date de départ. Pourquoi ?
À vérifier : l'onglet Activité montre-t-il une commande de retrait d'accès ?
À faire : attendez le traitement du fournisseur si la commande est récente. Si rien ne bouge après le délai normal, contactez le support avec la fiche de location concernée.
La carte Inspection n'apparaît pas. Pourquoi ?
À vérifier : le départ est-il bien planifié ou déjà finalisé ?
À faire : planifiez d'abord le départ. Si l'inspection est déjà complétée, la carte disparaît normalement.
Questions courantes
Comment planifier le départ d'un client ? — Ouvrez la fiche de sa location, cliquez sur Planifier le départ, choisissez la date physique, vérifiez la fin de facturation, puis confirmez.
Pourquoi la facturation peut-elle continuer après le départ physique ? — La date physique retire l'accès. La fin de facturation s'aligne sur le cycle valide selon votre politique : date anniversaire, premier du mois, cycle de quatre semaines ou Période minimum d'annulation configurée dans Paramètres du site.
Est-ce que Stortech rembourse automatiquement si le client quitte plus tôt ? — Non. Stortech ne crée pas de remboursement prorata automatique. Si vous voulez rembourser une facture, faites-le depuis la facture concernée. Voir Factures.
Est-ce que le client peut ignorer le préavis depuis le portail ? — Non. Le client peut demander un départ depuis le Portail client, mais l'option pour ignorer le préavis est réservée à l'opérateur.
Quand l'unité redevient-elle disponible ? — Après la planification, vous devez compléter l'inspection. Si l'unité est marquée Prête à la location, elle redevient disponible. Voir aussi Inspection de l'unité.