Vos locataires peuvent maintenant soumettre eux-mêmes des photos de leur unité vide au moment de leur départ, sans que votre équipe ait à se déplacer sur place. Le locataire scanne un code QR affiché dans l'unité ou ouvre un lien reçu par courriel ou depuis son portail, prend ses photos avec son téléphone, puis vous recevez l'évidence à réviser. Cette fonctionnalité est désactivée par défaut et se configure par établissement.
À qui s'adresse cet article
La configuration de la politique d'inspection nécessite le rôle Propriétaire ou Gestionnaire. La réception et la révision de l'évidence soumise sont visibles par toute votre équipe ayant accès à la fiche de la location.
Activer l'inspection de départ par le locataire
Étape 1.
Ouvrez Paramètres > Général et repérez la section Inspection de départ par le locataire.
Étape 2.
Choisissez un Mode : Opérateur uniquement (désactivé) (comportement actuel, aucun changement), Optionnel (le locataire peut soumettre, sans obligation), Requis (le locataire doit soumettre), ou Auto-accepter les soumissions valides (toute soumission valide finalise l'inspection immédiatement, sans révision manuelle).
Étape 3.
Au besoin, cochez Bloquer la libération du dépôt sans inspection acceptée : le dépôt reste retenu tant qu'aucune inspection (par vous ou par le locataire) n'est acceptée.
Étape 4.
Choisissez quand la soumission devient possible (Le jour du départ ou Après la date de départ) et, si vous le souhaitez, une date limite en jours après le départ (laissez vide pour aucune limite).
Étape 5.
Cliquez sur Enregistrer la politique.
La politique d’inspection de départ enregistrée en mode Optionnel
Donner accès au locataire
Trois façons d'amener le locataire à la page de soumission :
Code QR dans l'unité — depuis la fiche d'une unité, menu Plus d'actions > Feuille QR, à imprimer et coller dans l'unité. Pour un premier déploiement sur plusieurs unités, sélectionnez-les depuis la liste Unités puis utilisez le bouton Feuilles QR pour toutes les imprimer d'un coup. Si l'établissement compte plus de 50 unités (donc plusieurs pages), cochez toutes les unités visibles puis cliquez sur le lien « Sélectionner les [N] unités » qui apparaît pour étendre la sélection à toutes les unités filtrées avant d'imprimer.
Lien direct par courriel — envoyé automatiquement au locataire une fois son départ planifié, si le mode n'est pas Opérateur uniquement.
Portail client — un bouton Soumettre l'inspection de départ apparaît sur sa carte de location dès que le départ est planifié.
Le menu « Plus d’actions » d’une unité, avec l’option Feuille QR
Ce que vit le locataire
Étape 1.
Il scanne le code QR ou ouvre le lien reçu.
Étape 2.
S'il n'est pas déjà connecté, il saisit son courriel et reçoit un lien de connexion sécurisé à cliquer.
Étape 3.
Il active la caméra de son téléphone (vue plein écran) et prend plusieurs photos de l'unité vide.
Étape 4.
Il confirme les attestations : l'unité est vide, l'unité est propre et balayée, le cadenas a été retiré (si applicable).
Étape 5.
Il peut ajouter une note optionnelle, puis clique sur Soumettre.
Étape 6.
Un message confirme la soumission : si elle doit être révisée, il est informé qu'il recevra un courriel une fois la révision terminée ; en mode auto-acceptation, il est informé que son départ est déjà complété.
S'il est trop tôt, trop tard, ou si le lien est invalide ou expiré, la page l'en informe et l'invite à contacter votre établissement.
Réviser l'évidence soumise
Étape 1.
Ouvrez la fiche de la location concernée. La carte Évidence soumise par le locataire affiche les photos (cliquez pour agrandir), les attestations cochées et la note du locataire, le cas échéant.
Étape 2.
Choisissez une action : Prête à louer, À nettoyer, ou Rejeter. Pour un rejet, vous pouvez ajouter une note visible par le locataire ; il pourra alors soumettre de nouvelles photos.
Étape 3.
Confirmez. Une acceptation finalise l'inspection (l'unité passe à Disponible ou reste Indisponible selon votre choix), exactement comme une inspection complétée manuellement.
Ce qui se passe automatiquement
Le locataire reçoit un courriel quand son évidence est acceptée ou rejetée, signé au nom de votre établissement (jamais « Stortech »). Si Bloquer la libération du dépôt sans inspection acceptée est actif, le règlement du dépôt reste retenu jusqu'à ce qu'une inspection soit acceptée. En mode Auto-accepter, une soumission valide finalise l'inspection et libère l'unité immédiatement, sans attendre votre révision.
Statuts et champs importants
Élément | Signification |
Opérateur uniquement | Le locataire ne peut pas soumettre; reste à votre équipe. |
Optionnel | Le locataire peut soumettre ses photos, sans obligation. |
Requis | Le locataire doit soumettre ses photos. |
Auto-accepter | Toute soumission valide finalise l'inspection immédiatement. |
En attente de révision | Évidence soumise, en attente d'une décision de votre équipe. |
Acceptée / Rejetée / Remplacée | Décision selon l'évidence; le rejet peut être remplacé. |
Problèmes fréquents
Le locataire dit que le lien ou le QR ne fonctionne pas.
À vérifier : le départ est-il bien planifié ? La date de soumission est-elle dans la fenêtre autorisée ?
À faire : vérifiez la politique configurée (fenêtre de soumission) et la date de départ planifiée de la location.
Aucune carte d'évidence n'apparaît sur la fiche de la location.
À vérifier : le locataire a-t-il complété sa soumission ?
À faire : tant qu'aucune soumission n'a été reçue, complétez l'inspection manuellement comme d'habitude.
Le dépôt reste bloqué même si vous avez inspecté vous-même l'unité.
À vérifier : une inspection (la vôtre ou celle du locataire) a-t-elle été marquée acceptée ?
À faire : complétez ou acceptez une inspection pour lever le blocage du dépôt.
Questions courantes
Est-ce activé par défaut ? Non. Par défaut, le mode est Opérateur uniquement : seule votre équipe complète l'inspection, comme avant.
Le locataire doit-il avoir un compte ? Il doit s'authentifier pour soumettre ses photos, via un lien de connexion envoyé par courriel — pas besoin d'avoir déjà utilisé le portail client.
Puis-je exiger la soumission avant de régler le dépôt ? Oui, avec l'option Bloquer la libération du dépôt sans inspection acceptée.
Que se passe-t-il si le locataire ne soumet rien ? Vous complétez l'inspection manuellement, exactement comme dans Planifier un départ.
Puis-je accepter automatiquement les soumissions ? Oui, le mode Auto-accepter les soumissions valides finalise l'inspection dès la soumission, sans révision manuelle.