Un locataire peut planifier son propre départ depuis le Portail client, sans passer par vous. La location suit ensuite exactement le même parcours que si vous aviez cliqué sur Planifier le départ vous-même : mêmes dates, même calcul de préavis, même étape d'inspection. Cet article couvre uniquement ce qui change de votre côté.
Pour le flux complet (dates, préavis, inspection, libération de l'unité), voir Planifier un départ.
Ce que le locataire peut et ne peut pas faire
Le locataire choisit sa date de départ physique. Stortech calcule ensuite le dernier jour facturé à partir de votre politique de préavis, exactement comme dans le dialogue opérateur.
Le locataire ne peut pas ignorer le préavis minimum. Cette option est réservée à l'opérateur. Un locataire qui veut partir sans préavis doit donc vous contacter, et c'est vous qui appliquez la renonciation si votre politique le permet.
Le locataire ne peut pas planifier un départ sur une location qui n'a pas encore commencé, ni sur une location dont le départ est déjà planifié.
Où voir les départs planifiés par vos locataires
Le rapport Départs planifiés
C'est la vue à consulter régulièrement pour ne rien manquer. Elle liste toutes les locations actives qui ont une date de fin prévue, peu importe qui a planifié le départ.
Étape 1.
Ouvrez Analyse > Rapports.
Étape 2.
Ouvrez Départs planifiés.
Étape 3.
Ajustez la fenêtre d'affichage si vous voulez voir plus loin que les prochains mois.
Chaque ligne affiche le locataire, l'unité, la date de départ et le nombre de jours restants. C'est de là que vous planifiez vos inspections et votre remise en location.
La liste Locations, onglet Départs, montre aussi les locations dont le départ est planifié.
La fiche de la location
Dès que le locataire confirme, sa location passe au statut Se termine bientôt et les champs Accès retiré et Dernier jour facturé apparaissent dans le panneau Location, comme pour un départ que vous auriez planifié vous-même.
La section Location affiche la date d'accès retiré et le dernier jour facturé. Ici le départ est au 1er novembre et la facturation couvre jusqu'au 31 octobre inclusivement.
Les courriels envoyés
Dès que le locataire confirme son départ dans le portail, deux courriels partent.
Vous recevez un avis de déménagement. Il indique Planifié par : Le client (compte en ligne), le nom du locataire, l'unité, la date de départ et la période de préavis appliquée sur votre succursale. Un bouton Ouvrir la réservation vous amène directement à la fiche. L'avis vous dit aussi si la confirmation s'est rendue au locataire : s'il n'a aucune adresse courriel au dossier, ou si l'envoi n'a pas pu être confirmé, il vous le signale pour que vous le contactiez autrement.
Le locataire reçoit une confirmation de départ. Elle rappelle la date de départ physique et, quand la facturation se poursuit au-delà, affiche le dernier jour facturé sur une ligne distincte. C'est ce qui évite qu'il lise sa date de départ comme son dernier jour facturé.
Un rappel vous est aussi envoyé 7 jours avant la date de départ. Pour un départ planifié à court terme, ou simplement pour garder une longueur d'avance, appuyez-vous sur le rapport Départs planifiés plutôt que sur ces courriels.
L'avis de déménagement suit vos préférences : si votre succursale a désactivé Avis de déménagement, il ne vous sera pas envoyé. Voir Choisir les courriels que vous recevez.
Ce qui arrête la facturation
C'est le point le plus souvent mal compris, alors soyons direct.
La facturation couvre le dernier jour facturé, et rien d'autre ne l'arrête. Cette date est fixée au moment où le départ est planifié, et elle est visible sur la fiche de la location. Tout paiement prévu avant cette date sera prélevé normalement.
L'inspection ne contrôle pas la facturation. Ne pas faire l'inspection ne prolonge pas la facturation, et la faire ne l'arrête pas plus tôt. L'inspection contrôle deux autres choses : le moment où l'unité redevient disponible à la location, et le règlement du dépôt de garantie s'il y en a un.
Autrement dit : si un locataire est parti et a quand même été facturé, la cause est le dernier jour facturé calculé à partir de votre préavis, pas une inspection oubliée. Le départ physique retire l'accès ; la facturation, elle, suit le cycle valide selon votre politique.
Si vous jugez que ce préavis ne devrait pas s'appliquer à un cas précis, vous pouvez rembourser ou créditer la facture concernée. Stortech ne crée jamais de remboursement prorata automatique. Voir Factures.
À la date de départ
Le reste est identique à un départ que vous auriez planifié.
Étape 1.
Ouvrez la fiche de la location depuis Locations ou depuis le rapport Départs planifiés.
Étape 2.
Cliquez sur Démarrer l'inspection.
Étape 3.
Choisissez Prête à la location ou À nettoyer/à réparer.
Étape 4.
Cliquez sur Finaliser le départ.
Si votre succursale utilise l'inspection soumise par le locataire, voir Inspection de départ soumise par le locataire.
Annuler un départ planifié par le locataire
Tant que le départ n'est pas finalisé, vous pouvez l'annuler depuis la fiche de la location avec le bouton Annuler le départ, ou en modifier la date. La location redevient active et le dernier jour facturé planifié est retiré.
Une fois l'inspection complétée et le départ finalisé, il n'est plus possible d'annuler. Si le locataire revient, créez une nouvelle location.
Questions courantes
Dois-je faire l'inspection pour que le locataire cesse d'être facturé ? — Non. La facturation s'arrête après le dernier jour facturé, indépendamment de l'inspection. L'inspection sert à remettre l'unité disponible et à régler le dépôt.
Un locataire est parti et a quand même été facturé. Pourquoi ? — Son dernier jour facturé était postérieur à son départ physique, à cause du préavis ou du cycle de facturation. Ouvrez sa fiche de location : la date exacte y est affichée. Vous pouvez rembourser ou créditer la facture concernée si vous le souhaitez.
Comment être sûr de ne pas manquer un départ planifié par un locataire ? — Consultez le rapport Départs planifiés dans Analyse > Rapports. Il liste tous les départs à venir, planifiés par vous ou par vos locataires.
Est-ce que je suis averti tout de suite quand un locataire planifie son départ ? — Oui. Un avis de déménagement vous est envoyé dès sa confirmation, en plus du rappel de 7 jours. Si vous ne le recevez pas, vérifiez que l'avis Avis de déménagement est activé pour votre succursale.
Le locataire peut-il choisir sa date de départ ? — Oui. Il choisit sa date de départ physique, et Stortech calcule le dernier jour facturé correspondant selon votre politique de préavis.
Le locataire peut-il éviter le préavis depuis le portail ? — Non. Seul un opérateur peut appliquer une renonciation au préavis, si votre politique le permet.
Puis-je empêcher mes locataires de planifier leur départ eux-mêmes ? — Oui. Un réglage d'établissement retire cette possibilité du portail. Voir Désactiver le départ en libre-service.