La Diffusion envoie un même courriel à plusieurs contacts en une seule opération : un avis de travaux, un changement d'heures d'accès, une note à vos locataires. Vous choisissez qui le reçoit avec des filtres, ou en sélectionnant les contacts un par un.
À qui s'adresse cet article
Les rôles Propriétaire, Gestionnaire et Employé peuvent envoyer une diffusion. Si le bouton Diffusion n'apparaît pas sur la page Contacts, demandez à un Propriétaire de votre équipe de vérifier vos permissions.
Avant de commencer
Une diffusion envoie de vrais courriels, immédiatement, sous votre marque. Il n'y a pas de brouillon et rien à annuler après l'envoi.
Seuls les contacts qui ont une adresse courriel sont comptés et rejoints. Un contact sans adresse est ignoré, même s'il correspond à vos filtres.
Envoyer une diffusion
Étape 1.
Dans le menu de gauche, ouvrez Contacts, puis cliquez sur Diffusion en haut à droite de la liste.
Étape 2.
Choisissez comment désigner vos destinataires : Par filtre pour un groupe décrit par des critères, ou Sélection manuelle pour chercher et ajouter chaque contact vous-même.
Étape 3.
En mode Par filtre, réglez la rangée de filtres. Le premier menu vise la relation (Tous les contacts, Clients seulement, Prospects seulement). Le deuxième vise la location (Tous, Locataires actifs, Sans location). Le troisième, Tous les types, vise un ou plusieurs types d'unités.
Étape 4.
Sous les filtres, le nombre de destinataires se recalcule à chaque changement. Cliquez dessus pour dérouler la liste exacte des contacts qui recevront le courriel.
Étape 5.
Écrivez le sujet et le message, puis cliquez sur Envoyer à N contacts.
Étape 6.
L'écran de confirmation rappelle les filtres actifs et le nombre de destinataires. Relisez-le, puis cliquez sur Confirmer et envoyer.
Cibler les locataires d'un type d'unité
Quand votre avis ne concerne qu'une partie du site (la rangée de 10x10 qu'on repave, le bloc chauffé qui perd son chauffage une journée, une hausse qui ne touche qu'un format), visez seulement les locataires de ces types d'unités au lieu d'écrire à tout le monde.
Un type coché : le filtre de location se verrouille et le compte de destinataires se recalcule.
Étape 1.
Dans la rangée de filtres, cliquez sur Tous les types.
Étape 2.
Cochez un ou plusieurs types d'unités. Le champ de recherche en haut de la liste aide quand vous en avez beaucoup.
Étape 3.
Dès qu'un type est coché, le filtre de location passe à Locataires actifs et devient grisé, avec la note « Le filtre par type d'unité ne vise que les locataires actifs ». Un type d'unité ne peut désigner que des gens qui louent, alors la combinaison est verrouillée pour vous.
Étape 4.
Vérifiez le nombre de destinataires, puis écrivez et envoyez comme d'habitude. L'écran de confirmation nomme les types choisis, par exemple Types d'unités: 10x12, 5x5.
Pour revenir à un envoi plus large, décochez les types. Le filtre de location redevient modifiable et reste à Locataires actifs ; changez-le si nécessaire.
Après l'envoi
Une fois l'envoi terminé, l'écran affiche un résumé plutôt qu'une simple confirmation : le nombre de courriels envoyés, et selon le cas, les échecs, les non confirmés, les adresses ignorées, et si la liste a été limitée à 2 000 contacts.
Non confirmé ne veut pas dire échoué : c'est un envoi dont Resend n'a pas encore renvoyé de statut. Ne renvoyez pas la diffusion pour ces adresses : un échec confirmé peut être relancé sans risque, un envoi non confirmé peut déjà être arrivé, et le renvoyer risque de livrer le même courriel deux fois. Vérifiez plutôt la boîte de réception du destinataire ou sa fiche contact avant de renvoyer quoi que ce soit.
Ignoré compte les contacts sans adresse valide, y compris les adresses temporaires @billing.stortech.io attribuées le temps d'une migration. Sur un site récemment migré, un compte d'ignorés non nul est normal, pas un signe de problème.
Ce qui se passe automatiquement
Plusieurs types cochés s'additionnent : un locataire qui loue au moins un des types choisis reçoit le courriel. Il le reçoit une seule fois, même s'il loue plusieurs unités visées.
Un locataire dont l'emménagement est prévu plus tard ne compte pas comme locataire actif : il ne reçoit pas un avis destiné aux occupants d'aujourd'hui.
L'habillage du courriel (en-tête, pied de page) suit la langue du contact. Votre sujet et votre message partent tels que vous les avez écrits, sans traduction.
Les destinataires sont recalculés au moment de l'envoi, à partir de vos filtres. Si un départ ou un transfert survient entre votre relecture et votre clic, c'est la situation au moment de l'envoi qui compte.
Repères
Contrôle | Ce qu'il vise |
Par filtre | Un groupe décrit par des critères |
Sélection manuelle | Des contacts ajoutés un par un |
1er menu | Relation : tous, clients, prospects |
2e menu | Location : tous, actifs, sans location |
Tous les types | Un ou plusieurs types d'unités |
Nombre de destinataires | Cliquez pour voir la liste |
Problèmes fréquents
Le menu de location est grisé et je ne peux pas le changer.
À vérifier : est-ce qu'un type d'unité est coché dans Tous les types ?
À faire : décochez les types d'unités. Le menu de location redevient modifiable.
Le compte affiche « Aucun contact ne correspond à ces critères ».
À vérifier : les types choisis ont-ils des locataires en ce moment ? Le filtre de relation est-il trop restrictif (par exemple Prospects seulement combiné à un type d'unité) ?
À faire : élargissez le filtre de relation à Tous les contacts, ou cochez un autre type d'unité. Le bouton d'envoi reste inactif tant qu'il n'y a aucun destinataire.
Un locataire que je visais n'a pas reçu le courriel.
À vérifier : a-t-il une adresse courriel sur sa fiche ? Son emménagement est-il déjà commencé ?
À faire : ajoutez l'adresse manquante sur la fiche du contact, puis renvoyez. Un locataire qui emménage plus tard n'est pas inclus dans Locataires actifs.
L'envoi échoue avec un message d'erreur.
À vérifier : avez-vous déjà envoyé plusieurs diffusions dans la dernière heure ?
À faire : la limite est de 10 diffusions par heure par succursale. Attendez, puis réessayez.
J'ai plus de 2 000 destinataires.
À vérifier : l'écran de confirmation affiche-t-il un avertissement jaune ?
À faire : un envoi rejoint au maximum 2 000 contacts. Resserrez vos filtres (par type d'unité, par exemple) et faites plusieurs envois.
L'envoi rapporte des échecs ou des non confirmés.
À vérifier : le résumé affiché après l'envoi distingue les échecs (adresse invalide, rejetée) des non confirmés (statut pas encore reçu de Resend).
À faire : pour un échec confirmé, corrigez l'adresse puis renvoyez à ce contact seulement. Pour un non confirmé, ne renvoyez rien tant que vous n'avez pas vérifié la boîte de réception du destinataire ou sa fiche : un renvoi peut livrer le même courriel deux fois.
Questions courantes
Est-ce que je peux viser plusieurs types d'unités à la fois ? Oui. Cochez-en autant que nécessaire : un locataire qui loue au moins un des types cochés reçoit le courriel.
Pourquoi le filtre de location se verrouille-t-il sur « Locataires actifs » ? Parce qu'un type d'unité ne peut désigner que des gens qui louent en ce moment. Toute autre valeur donnerait zéro destinataire, alors le filtre est réglé pour vous.
Un locataire qui loue deux unités du même type reçoit-il deux courriels ? Non, un seul. Le compte est un nombre de contacts, pas un nombre d'unités.
Est-ce que la sélection manuelle tient compte du type d'unité ? Non. En Sélection manuelle, seuls les contacts que vous ajoutez reçoivent le courriel ; les filtres sont ignorés.
Puis-je voir exactement qui va recevoir le courriel ? Oui. Cliquez sur le nombre de destinataires sous les filtres pour dérouler la liste des contacts, avec leur adresse courriel.
Combien de contacts un envoi peut-il rejoindre ? Jusqu'à 2 000 par envoi, et 10 envois par heure par succursale.