La page Locations liste toutes les réservations de votre succursale : à venir, actives, en fin de location, terminées. C'est l'endroit pour consulter et filtrer les locations, ouvrir la fiche détaillée d'une location pour voir ses factures, dépôts et activité, créer une location manuelle pour un client, ou importer des locations existantes lors d'une migration.

La consultation des locations est accessible à tous les rôles. La création et la modification nécessitent le rôle Propriétaire ou Gestionnaire. L'import via Migration est réservé aux opérations spéciales (migration depuis un autre logiciel) et nécessite des permissions spécifiques. Si un bouton est grisé ou absent, demandez à un Propriétaire de votre équipe.

Étape 1.
Depuis le menu de gauche, cliquez sur Locations.

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Étape 2.
La liste affiche toutes les réservations, leur unité, leur client, une colonne Créée (temps écoulé depuis la création de la location), leur statut, leur méthode de paiement et une colonne Alertes.

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Étape 3.
Choisissez un des six onglets au-dessus de la liste : Tous (toutes les locations confondues), Alertes (locations qui ont besoin d'une action), À venir (date d'entrée dans le futur), Actif (locations en cours, facturation active), Départs (départ déjà planifié) ou Terminé (locations clôturées).

La liste des locations : onglets de statut, colonnes Créée/Entrée/Sortie/Statut/Paiement.

Étape 1.
Cliquez dans le champ Rechercher un client... au-dessus de la liste.

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Étape 2.
Tapez un nom, un courriel, un numéro d'unité ou un numéro de réservation.

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Étape 3.
La liste se filtre automatiquement.

Étape 1.
Cliquez sur l'icône Filtres à droite du bouton Créer.

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Étape 2.
Le panneau s'ouvre : la section Attention permet de cocher un ou plusieurs types d'alerte (bail non signé, facture en retard, surverrouillée, inspection requise), et la section Facturation permet de filtrer par méthode (Prélèvement auto., À configurer, Paiement manuel).

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Étape 3.
Sélectionnez les critères voulus ; la liste se met à jour automatiquement.

Cliquer sur Filtres ouvre le panneau Attention / Facturation.

La colonne Alertes affiche une icône pour chaque location qui a besoin d'une action de votre part : Bail non signé (le bail généré attend la signature du client), Facture(s) en retard (le nombre de factures impayées dont la date d'échéance est passée), Surverrouillée (l'accès à la barrière du client est désactivé, généralement pour non-paiement) et Inspection requise (une inspection de l'unité est requise après un départ). Survolez une icône pour voir le détail. L'onglet Alertes au-dessus de la liste regroupe en un clic toutes les locations ayant au moins une alerte.

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Sur les onglets À venir et Départs, une colonne supplémentaire montre où en est la préparation de la location : Préparation (onglet À venir) suit l'invitation de paiement envoyée, la configuration du paiement, la signature du bail, puis l'emménagement ; Suivi (onglet Départs) suit une piste similaire pour le départ, l'inspection de l'unité et le règlement du dépôt. Chaque puce remplie représente une étape complétée ; survolez une puce pour voir son statut exact.

Pour créer une location sans passer par la vitrine publique (par exemple un walk-in qui appelle pour réserver), cliquez sur Créer en haut à droite puis choisissez Location manuelle. Vous sélectionnez ensuite un contact (ou en créez un nouveau), une unité disponible, la date d'entrée, la méthode de paiement, une promotion et une assurance optionnelles. Pour le guide complet et les visuels étape par étape, voir l'article Créer une location manuelle.

Pour importer un locataire qui occupe déjà l'unité ou qui vient d'un autre logiciel, utilisez le bouton Migration dans l'en-tête de la liste. L'outil distingue le mode Carte de crédit (prélèvement automatique futur via Stripe) du mode Paiement hors ligne (chèque, comptant, virement). Aucun dépôt, aucun bail à signer et aucune proration ne sont appliqués pendant l'import. Voir l'article dédié : Migrer un locataire existant.

Cliquez sur une location dans la liste pour ouvrir sa fiche détaillée. La fiche contient un en-tête avec le numéro d'unité, le nom du client, son courriel, et les boutons Changer d'unité et Planifier le départ ; des onglets Sommaire, Factures, Dépôts, Détails, Activité, Documents ; et, dans l'onglet Sommaire, des sections Sommaire, Tarif, Factures, Dépôts, Réservation, Location, Facturation.

La fiche d'une location : en-tête, onglets, et sections Réservation/Location/Facturation.

Deux actions principales sont accessibles depuis l'en-tête de la fiche : Changer d'unité, pour transférer le client vers une autre unité (même type ou type différent) — voir l'article Changer d'unité (permutation ou transfert) — et Planifier le départ, pour fixer la date de fin de la location — voir l'article Planifier un départ.

À la création d'une location : une fiche réservation est créée immédiatement ; une première facture est générée (sauf si Marquer la première facture comme payée est coché) ; un courriel de bienvenue et de contrat est envoyé au client (si le modèle est actif et la facture créée) ; selon la méthode de paiement, un mandat est associé au client ; et l'accès à la barrière est provisionné automatiquement via le fournisseur configuré (ICT, OpenTech ou PDK).

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Les modifications sur une location active peuvent déclencher des factures de prorata (changement de date d'entrée, transfert d'unité — voir l'article Changer d'unité), des courriels de mise à jour, et des changements d'accès à la barrière.

Une location apparaît sous À venir alors qu'elle aurait dû être Actif. Vérifiez la date d'entrée dans l'onglet Détails de la fiche : si elle est incorrecte, modifiez-la depuis la fiche de la réservation.

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La première facture n'a pas été créée. Vérifiez si Marquer la première facture comme payée a été coché par erreur. Si oui, ouvrez l'onglet Factures de la location pour générer une facture manuellement. Sinon, contactez le support.

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L'accès à la barrière du client n'est pas activé après la création. Vérifiez que le fournisseur d'accès est configuré pour la succursale et que l'onglet Activité de la location montre une commande de provisionnement. Voir l'article Le client ne peut pas entrer (accès barrière) ; le provisionnement peut être asynchrone selon le fournisseur.

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Le client n'a pas reçu son courriel de contrat de bienvenue. Vérifiez l'onglet Courriels de la succursale pour voir si un envoi existe (Livré ou Échec). Si Échec, mettez à jour l'adresse courriel du client. Si Livré, demandez au client de vérifier ses pourriels. Vous pouvez aussi renvoyer le courriel depuis l'onglet Documents de la fiche.

Comment créer une nouvelle location pour un client qui appelle ? Cliquez sur Créer puis Location manuelle en haut à droite, choisissez le contact (ou créez-en un nouveau), sélectionnez une unité disponible, fixez la date d'entrée et la méthode de paiement, puis enregistrez. Voir Créer une location manuelle.

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Comment voir toutes les locations actives ? Sélectionnez l'onglet Actif au-dessus de la liste.

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Comment trouver une location par nom de client ? Utilisez le champ Rechercher un client... au-dessus de la liste.

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Comment changer un client d'unité ? Ouvrez la fiche de sa location et cliquez sur Changer d'unité dans l'en-tête. Voir Changer d'unité (permutation ou transfert).

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Comment planifier la fin d'une location ? Ouvrez la fiche de sa location et cliquez sur Planifier le départ. Voir Planifier un départ.