Quand un client signe son bail ailleurs que dans Stortech — sur papier au comptoir, en personne ou par courriel — vous confirmez vous-même la signature depuis la fiche de la location. Les rappels de signature s'arrêtent, l'enveloppe de signature électronique encore ouverte est annulée, et l'accès à la barrière retenu en attente du bail est libéré.
À qui s'adresse cet article
La confirmation de signature nécessite le rôle Propriétaire ou Gestionnaire. Sans ce rôle, demandez à un collègue qui l'a de faire l'opération sur la fiche de la location.
Avant de commencer
Ayez le bail signé en main. Si vous en avez une copie numérique (photo ou PDF), utilisez la deuxième méthode plus bas : elle enregistre le document et confirme la signature en une seule opération.
Cette confirmation est un geste manuel de votre part : Stortech enregistre que le bail est signé, sans vérifier de signature. Ne l'utilisez que lorsque le client a réellement signé.
Confirmer la signature
Étape 1.
Ouvrez la fiche de la location, puis l'onglet Documents dans le panneau de droite. La section Bail de location indique Signature : Non signé.
La section Bail de location, sous l'onglet Documents de la fiche.
Étape 2.
Cliquez sur Marquer le bail comme signé.
Étape 3.
Une fenêtre demande confirmation et rappelle les deux conséquences : les prochains rappels de signature seront arrêtés, et l'accès en attente du bail pourrait être libéré. Cliquez sur Confirmer la signature.
La confirmation énonce les deux conséquences avant que vous validiez.
La notification Bail marqué comme signé confirme, et la Signature passe à Signé.
Téléverser le bail signé
Si vous avez une copie du bail signé, téléversez-la : le fichier est conservé sur la fiche et la signature est confirmée du même coup.
Étape 1.
Sur le même onglet Documents, sous la section Documents, glissez le fichier dans la zone prévue ou cliquez sur Parcourir. Formats JPEG, PNG, PDF et MP4, jusqu'à 50 Mo.
Étape 2.
Tant que le bail n'est pas signé, une fenêtre confirme que ce téléversement enregistre le fichier comme bail signé. Cliquez sur Téléverser et marquer signé.
Ne téléversez ici que le bail signé : tout fichier déposé confirme la signature.
Une fois le bail signé, la zone de téléversement redevient un simple ajout de document : vous pouvez y déposer une photo de l'unité ou tout autre fichier sans que cela touche à la signature.
Ce qui se passe automatiquement
Les rappels de signature s'arrêtent. La location sort de la liste Baux non signés et la colonne Bail affiche Signé.
La signature électronique en attente est annulée. Si un bail avait été envoyé pour signature en ligne, l'enveloppe est révoquée : le client cesse de recevoir des relances pour une signature qu'il a déjà donnée.
L'accès à la barrière est libéré. Si votre établissement exige un bail signé avant l'accès, le code du client devient actif et il le reçoit par courriel. Un client avec du loyer impayé reste bloqué : la signature seule ne suffit pas.
L'opération est inscrite au journal. L'onglet Activité de la location garde une trace de la confirmation, au nom de la personne qui l'a faite.
Quand le bouton n'apparaît pas
Le bouton Marquer le bail comme signé ne s'affiche que lorsqu'il y a quelque chose à signer. Il est absent dans ces situations :
Situation | Ce que ça veut dire |
Le bail est déjà signé | Rien à confirmer |
Aucune signature exigée | La location est configurée sans bail à signer |
Identité en attente | La vérification d'identité doit aboutir d'abord |
Location annulée | Plus de bail actif à signer |
Problèmes fréquents
Le client a signé au comptoir, mais il reçoit encore des rappels.
À vérifier : la section Bail de location de la fiche indique-t-elle encore Non signé?
À faire : cliquez sur Marquer le bail comme signé. Cela vaut aussi pour un bail qui avait été envoyé pour signature en ligne : l'enveloppe est annulée et les relances cessent.
J'ai marqué le bail signé, mais l'accès à la barrière reste bloqué.
À vérifier : le client a-t-il du loyer impayé? L'accès n'est libéré que si le bail est signé et le compte à jour.
À faire : réglez le solde, puis vérifiez de nouveau l'accès.
J'ai déposé une photo dans Documents et le bail est passé à Signé.
À vérifier : tant que le bail est non signé, tout fichier déposé dans Documents le confirme comme signé — c'est ce que la fenêtre de confirmation annonce.
À faire : contactez le support pour rétablir l'état de la signature.
Questions courantes
Le client avait un bail à signer en ligne. Puis-je quand même confirmer une signature papier? Oui. Le bouton est disponible sur toute location dont le bail n'est pas encore signé, y compris celles dont le bail attend une signature électronique. L'enveloppe en attente est annulée automatiquement.
Dois-je téléverser le bail signé? Ce n'est pas obligatoire, mais c'est recommandé : vous gardez la preuve de la signature sur la fiche du client.
Est-ce que le client est averti? Il ne reçoit pas d'avis de confirmation. Si votre établissement retenait son accès à la barrière, il reçoit son code d'accès par courriel dès que le bail est signé.
Puis-je annuler une confirmation faite par erreur? Pas depuis l'application. Contactez le support avec le numéro de la location.
Où voir qui a confirmé la signature? Dans l'onglet Activité de la fiche de la location.