Une location manuelle est une location créée par votre équipe directement dans Stortech, sans passer par la vitrine publique. C'est le bon flux quand un client appelle, se présente au bureau, ou quand vous voulez gérer vous-même la création de la location.
Contrairement à l'inscription en ligne, c'est l'opérateur qui choisit le client, l'unité, la date d'entrée et le mode de paiement. Avant de confirmer, prenez le temps de vérifier chaque champ : une erreur sur le client, l'unité ou le paiement peut créer de la confusion sur les factures et l'accès.
Vidéo
Cette vidéo montre comment créer une location depuis le tableau de bord Stortech : choisir ou créer le client, sélectionner l'unité, définir la date d'entrée, choisir le mode de paiement et vérifier la fiche une fois la location créée.
À qui s'adresse cet article
La création d'une location manuelle nécessite généralement le rôle Propriétaire ou Gestionnaire. Les utilisateurs avec un rôle Employé peuvent souvent consulter les locations, mais pas toujours les créer ou les modifier. Si le bouton Créer est absent ou grisé, demandez à un Propriétaire de votre équipe.
Avant de commencer
Avant de créer la location, préparez le nom, le courriel et le téléphone du client, l'unité ou le type d'unité souhaité, la date d'entrée et le mode de paiement prévu. Prévoyez aussi le tarif à appliquer si vous ne voulez pas utiliser le tarif par défaut de l'unité, la promotion ou le plan de protection à ajouter, les frais ponctuels à garder ou à désactiver, votre décision d'envoyer un bail numérique ou de joindre un bail signé manuellement, et tout document à joindre à la location.
Le courriel est particulièrement important : il sert aux factures, au portail client, aux courriels automatiques et aux liens de paiement.
Créer la location manuelle
Ouvrir le formulaire
Étape 1.
Depuis le menu de gauche, cliquez sur Locations.
Étape 2.
Cliquez sur Créer en haut à droite. La page Créer une location s'ouvre.
Depuis la page Locations, le bouton Créer ouvre le formulaire de location manuelle.
Si le bouton n'apparaît pas, vérifiez votre rôle utilisateur ou demandez à un Propriétaire de votre succursale.
Choisir ou créer le client, puis l'unité
Étape 1.
Dans Informations du client, cliquez sur Sélectionnez un contact et recherchez le client par nom, courriel ou téléphone. S'il existe déjà, sélectionnez sa fiche ; sinon, cliquez sur Nouveau contact et créez-la.
Étape 2.
Dans Informations de l'unité, cliquez sur Sélectionnez une unité disponible et choisissez l'unité. Vérifiez le type d'unité, le numéro et le prix affiché.
Le champ de recherche du contact filtre la liste au fur et à mesure; le sélecteur d'unité ne propose que les unités disponibles.
Vérifiez l'adresse courriel avant de continuer. Si elle est incorrecte, le client pourrait ne pas recevoir ses factures, son lien de portail ou ses courriels de bienvenue. Pour modifier une fiche client après coup, voir Contacts. Seules les unités disponibles dans Stortech apparaissent dans le sélecteur ; si l'unité souhaitée n'apparaît pas, vérifiez son statut dans Unités avant de créer la location.
Vérifier ou personnaliser le tarif
Le tarif est prérempli avec le prix configuré sur l'unité ou le type d'unité choisi. Si vous avez convenu d'un tarif différent avec le client, cochez Définir un tarif personnalisé pour le modifier directement dans le formulaire avant de créer la location. Utilisez un tarif personnalisé seulement quand c'est intentionnel : pour un changement de prix général qui doit s'appliquer aux nouvelles locations, modifiez plutôt le type d'unité.
Choisir la date d'entrée
La date d'entrée indique quand la location commence. Si le client emménage aujourd'hui, laissez la date du jour ; s'il réserve pour plus tard, choisissez la date prévue. La date peut influencer la première facture, surtout si votre succursale utilise une facturation au début du mois avec prorata. Avant de confirmer, vérifiez que la date correspond bien à l'entente avec le client.
Choisir le mode de paiement
La section Informations de paiement détermine comment les factures futures seront réglées. Selon la configuration de votre succursale, vous pouvez voir Carte de crédit, Paiement hors-ligne, ou Prélèvement préautorisé / Débit préautorisé si ACSS/PAD est activé.
La section paiement permet de choisir entre la facturation automatique par carte et un paiement hors-ligne, selon la méthode du client.
Pour comprendre les méthodes disponibles en général, voir Modes de paiement et facturation automatique.
Carte de crédit
Choisissez Carte de crédit si le client veut être facturé automatiquement via Stripe. Quand vous cliquez sur Créer la location, Stortech vous redirige vers Stripe pour enregistrer la carte du client — utile quand le client est avec vous au bureau ou au téléphone. Les factures futures sont ensuite prélevées automatiquement ; un échec de paiement peut laisser une facture en Ouverte ou En retard, et l'accès à la barrière peut en dépendre selon la configuration de la succursale.
Stortech ne conserve jamais le numéro de carte complet : la saisie se fait dans Stripe. Pour la gestion des cartes et de la facturation automatique, voir Modes de paiement et facturation automatique.
Prélèvement préautorisé
Si l'option Prélèvement préautorisé est active pour votre succursale, elle peut aussi apparaître dans le formulaire. Ce mode sert aux débits bancaires canadiens (ACSS/PAD). Il est automatisé comme la carte, mais la confirmation du premier paiement peut prendre plusieurs jours ouvrables.
Paiement hors-ligne
Choisissez Paiement hors-ligne si le client paie en dehors de Stripe : comptant, chèque, Interac/débit, virement bancaire, ou autre méthode manuelle. Stortech crée alors la location sans collecter automatiquement le paiement, et ne peut pas savoir par lui-même si le client a réellement payé. Votre équipe doit indiquer les paiements reçus dans Stortech selon votre processus.
Une location créée en Paiement hors-ligne peut être convertie plus tard vers la facturation automatique si le client ajoute un mode de paiement. Voir Étiquettes de paiement et conversion en paiement automatique.
Facture initiale et paiement reçu
La case Marquer la première facture comme payée doit être utilisée avec prudence. Cochez-la seulement si le client a déjà payé le premier cycle, si vous importez ou reprenez une situation déjà réglée, ou si vous voulez que Stortech crée la facture initiale comme déjà payée.
Ne la cochez pas si le client doit encore payer : sinon, la location pourrait sembler payée dans Stortech alors que l'argent n'a pas été reçu. Pour comprendre les statuts de facture, voir Factures.
Ajouter les options utiles
Ces options dépendent de la configuration de votre succursale. Ajoutez seulement ce qui s'applique à cette location : un bail numérique à signer électroniquement, une promotion déjà créée, un plan de protection mensuel si offert, des frais ponctuels ou mensuels à garder ou retirer, et des documents (bail signé, PDF, scan ou image) à joindre.
Bail numérique ou bail signé manuellement
Le bail numérique est optionnel. Si le client est devant vous et signe un bail papier, ou s'il n'a pas d'ordinateur ou de téléphone intelligent, vous pouvez joindre un PDF, un scan ou une image du bail signé manuellement à la location. Pour configurer le modèle envoyé à signer, voir Modèle de bail électronique. Si vous ajoutez un document, utilisez un fichier clair et lié à cette location : bail existant, entente signée, pièce justificative ou note opérationnelle.
Promotions, protections et frais
Vous pouvez ajouter une promotion si elle a déjà été créée dans la section Promotions. Les protections et autres frais mensuels additionnels peuvent aussi être sélectionnés selon votre configuration. Pour les protections et les frais administratifs, voir Plans de protection et Frais et charges. Les frais ponctuels configurés, comme un frais d'ouverture de dossier, peuvent s'appliquer automatiquement : si un frais apparaît dans le formulaire mais ne doit pas être facturé pour ce client, désactivez-le avant de créer la location.
Finaliser et vérifier
Vérifier avant de créer
Avant de cliquer sur Créer la location, vérifiez le bon client, le bon courriel, la bonne unité, le bon tarif, la bonne date d'entrée, le bon mode de paiement, la présence ou non de la case Marquer la première facture comme payée, la promotion et le plan de protection si applicable, et le bail numérique ou les documents joints si applicable. Il est plus simple de corriger une erreur avant la création qu'après la génération des factures, des courriels et de l'accès. Utilisez le résumé du formulaire, à gauche, pour confirmer les éléments importants.
Créer la location
Étape 1.
Cliquez sur Créer la location.
Étape 2.
Si la méthode est Carte de crédit, suivez la redirection vers Stripe pour enregistrer la carte du client. Si la méthode est Paiement hors-ligne, la location est créée directement.
Étape 3.
Attendez la confirmation, puis ouvrez la fiche de la location créée.
Une fois le mode de paiement choisi, Créer la location termine le flux et ouvre la fiche créée.
Vérifier la fiche après création
Après la création, ouvrez la fiche de la location et vérifiez le Sommaire (client, unité, statut et informations principales), les Factures (première facture, statut de paiement, montant et taxes — voir Factures), les Dépôts si applicable, l'Activité (historique des actions automatiques) et les Documents (bail ou fichiers joints).
La fiche de la location regroupe le sommaire, le tarif, les factures et les onglets Activité et Documents.
Si quelque chose semble incorrect, vérifiez d'abord les détails de la location et la facture associée avant de créer une nouvelle action.
Ce qui se passe automatiquement
À la création d'une location manuelle, Stortech peut créer la fiche de location, associer le client et l'unité, générer une première facture, envoyer un courriel de bienvenue ou un contrat selon la configuration, enregistrer le mode de paiement, et déclencher le provisionnement de l'accès à la barrière selon le fournisseur configuré. Ces actions peuvent prendre quelques instants : pour vérifier ce qui s'est passé, consultez l'onglet Activité de la location. Le client peut ensuite utiliser le Portail client, selon les accès et courriels envoyés.
Statuts et champs importants
Élément | Signification |
Location manuelle | Location créée par un opérateur, sans passer par la vitrine. |
Sélectionnez un contact | Choix du client lié à la location. |
Nouveau contact | Création d'une fiche client pendant le flux. |
Unité disponible | Unité libre qui peut être assignée à une location. |
Date d'entrée | Date de début de la location. |
Tarif personnalisé | Tarif différent du prix par défaut de l'unité, appliqué à cette location. |
Carte de crédit | Facturation automatique via Stripe. |
Prélèvement préautorisé | Débit bancaire automatisé ACSS/PAD, visible seulement si activé. |
Paiement hors-ligne | Paiement manuel : comptant, chèque, Interac, virement ou autre. |
Marquer 1re facture payée | Crée la première facture déjà réglée; à utiliser seulement si déjà payée. |
Bail numérique | Envoie un bail à signer électroniquement, selon la succursale. |
Documents | PDF, scan, image ou fichier lié à la location (ex. bail signé à la main). |
Problèmes fréquents
Le bouton Créer n'apparaît pas.
À vérifier : votre rôle permet-il de créer des locations ?
À faire : demandez à un Propriétaire ou Gestionnaire de vérifier vos permissions.
Le client n'apparaît pas dans la recherche.
À vérifier : le contact existe-t-il déjà dans cette succursale ?
À faire : créez un Nouveau contact avant de continuer.
L'unité souhaitée n'apparaît pas.
À vérifier : l'unité est-elle marquée disponible dans Stortech ?
À faire : vérifiez son statut dans Unités. Si elle est occupée ou indisponible, elle ne devrait pas être sélectionnable.
Le tarif affiché n'est pas celui convenu avec le client.
À vérifier : le prix vient-il du type d'unité ou d'un tarif personnalisé ?
À faire : modifiez le tarif dans le formulaire avant de créer la location.
Un frais d'ouverture ou un autre frais s'applique mais ne devrait pas.
À vérifier : le frais est-il coché dans le formulaire ?
À faire : décochez le frais avant de créer la location.
La première facture est marquée payée par erreur.
À vérifier : la case Marquer la première facture comme payée a-t-elle été cochée ?
À faire : vérifiez la facture et contactez le support si un paiement hors-ligne doit être corrigé.
Le client n'a pas reçu son courriel de bienvenue.
À vérifier : l'adresse courriel est-elle correcte ? L'onglet Courriels montre-t-il un envoi ?
À faire : corrigez le courriel si nécessaire et renvoyez le message depuis la fiche concernée.
L'accès à la barrière n'est pas actif immédiatement.
À vérifier : le fournisseur d'accès est-il configuré ? L'onglet Activité montre-t-il une commande ?
À faire : le provisionnement peut être asynchrone. Vérifiez l'activité avant de contacter le support.
Questions courantes
Quand faut-il créer une location manuelle ? — Quand vous créez la location pour le client depuis la console Stortech : appel téléphonique, client au comptoir, réservation prise par votre équipe, ou cas où le client ne passe pas par la vitrine.
Quelle est la différence avec l'inscription en ligne ? — Dans l'inscription en ligne, le client remplit lui-même ses coordonnées et son paiement sur la vitrine. Dans une location manuelle, vous faites ces étapes dans le tableau de bord opérateur.
Puis-je créer un nouveau client pendant la location ? — Oui. Dans le formulaire, vous pouvez choisir un contact existant ou créer un nouveau contact.
Quelle méthode de paiement choisir ? — Choisissez Carte de crédit pour une facturation automatique via Stripe. Choisissez Paiement hors-ligne pour comptant, chèque, Interac, virement ou autre paiement manuel. Pour les règles générales, voir Modes de paiement et facturation automatique.
Quand cocher Marquer la première facture comme payée ? — Seulement si vous avez déjà reçu le paiement du premier cycle. Ne cochez pas cette option si le client doit encore payer.
Que dois-je vérifier après la création ? — Ouvrez la fiche de la location et vérifiez l'unité, le client, le statut, la première facture, les dépôts, l'activité et les documents.