Quand un site est déjà en service dans Stortech mais que sa facturation n'est pas encore activée, ses locations importées sont gelées : la plupart des actions habituelles sont masquées. Vous pouvez tout de même y noter la date de départ qu'un client vous annonce, pour qu'elle soit prise en compte au moment de l'activation.
À qui s'adresse cet article
Aux propriétaires et gestionnaires d'un site en cours de migration, entre la mise en service et l'activation de la facturation. Si la facturation de votre site est déjà active, cet article ne s'applique pas : utilisez le départ habituel, décrit dans Planifier un départ.
Quand utiliser cette fonction
Une location importée reste gelée tant que la facturation du site n'est pas activée. Elle affiche le statut En attente et la mention Migration dans la colonne Source de la liste des locations.
Sur ces locations, Stortech masque les actions qui dépendent d'un abonnement (changement d'unité, départ habituel), parce que l'abonnement n'existe pas encore. Le bouton Planifier le départ reste disponible : il sert uniquement à consigner la date annoncée par le client, pour qu'elle ne se perde pas d'ici l'activation.
L'onglet Migration regroupe les locations importées dont la facturation n'est pas encore activée.
Noter une date de départ
Étape 1.
Ouvrez Locations, puis l'onglet Migration pour ne voir que les locations importées en attente d'activation.
Étape 2.
Cliquez sur la location concernée pour ouvrir sa fiche.
Étape 3.
Dans l'en-tête de la fiche, cliquez sur Planifier le départ.
La fenêtre rappelle que rien n'est facturé ni envoyé au client.
Étape 4.
Choisissez la date de départ annoncée par le client, puis cliquez sur Enregistrer.
Étape 5.
La date apparaît dans l'en-tête sous la forme Départ prévu, et le bouton devient Modifier le départ.
Une fois la date notée, l'en-tête l'affiche en permanence.
Modifier ou retirer la date
Cliquez sur Modifier le départ dans l'en-tête. La fenêtre rappelle la date actuellement enregistrée. Choisissez une nouvelle date puis Enregistrer, ou cliquez sur Retirer la date pour l'effacer complètement.
Vous pouvez modifier ou retirer la date autant de fois que nécessaire tant que la facturation n'est pas activée. Chaque changement est inscrit dans l'onglet Activité de la location.
Ce qui se passe automatiquement
Rien n'est facturé. Aucune facture n'est créée, aucun prélèvement n'est déclenché et aucun montant n'est calculé.
Le client n'est pas informé. Aucun courriel ni message n'est envoyé. Si vous voulez confirmer le départ au client, faites-le vous-même.
La location n'est pas annulée et l'unité n'est pas libérée. Le client reste en place, la location garde son statut En attente, et l'unité n'est pas remise en disponibilité.
L'accès à la barrière n'est pas modifié. Le contrôle d'accès ne dépend pas de la facturation et n'est pas touché par cette date.
La date est visible dans la liste. Elle apparaît dans la colonne Sortie de la page Locations, et une entrée est ajoutée à l'onglet Activité de la location.
Au moment de l'activation, la date est appliquée. Si le départ est postérieur au début de la facturation, la location est activée avec sa date de fin déjà en place. Sinon, l'activation s'arrête et signale la location pour que vous décidiez quoi faire.
Différence avec un départ ordinaire
Élément | Location importée gelée | Location facturée |
Facture de fin | Aucune | Calculée |
Avis au client | Aucun | Envoyé |
Préavis | Non évalué | Évalué |
Inspection | Non déclenchée | Déclenchée |
Unité libérée | Non | Oui, à la date |
Problèmes fréquents
Le bouton Planifier le départ n'apparaît pas sur une location importée.
À vérifier : la facturation du site est peut-être déjà activée pour cette location, ou l'invitation a été annulée. Si la location affiche autre chose que En attente avec la source Migration, c'est une location ordinaire.
À faire : utilisez le départ habituel décrit dans Planifier un départ.
La date choisie est refusée.
À vérifier : la date de départ doit être postérieure à la date d'entrée de la location. Le calendrier ne propose pas non plus de date passée.
À faire : choisissez une date après la date d'entrée affichée dans la fiche.
Le client est parti avant l'activation de la facturation.
À vérifier : une date de départ antérieure ou égale au début de la facturation ne peut pas être appliquée, parce qu'il n'y a rien à facturer.
À faire : signalez-le à votre contact chez Stortech avant l'activation, pour que la location soit retirée du lot plutôt qu'activée.
Questions courantes
Est-ce que le client reçoit quelque chose ? Non. Aucun courriel, aucun message, aucune facture. La date reste interne tant que la facturation n'est pas activée.
Est-ce que je peux encore changer la date après l'avoir enregistrée ? Oui, autant de fois que nécessaire, tant que la facturation n'est pas activée. Vous pouvez aussi la retirer complètement.
Que se passe-t-il si j'oublie de noter la date avant l'activation ? La location est activée comme les autres, sans date de fin. Vous devrez ensuite planifier le départ avec la procédure habituelle, qui elle facturera et avisera le client.
Est-ce que l'unité redevient disponible à la réservation ? Non. Tant que la facturation n'est pas activée et que le départ n'a pas eu lieu, l'unité reste occupée.
Est-ce que ça coupe l'accès à la barrière à la date prévue ? Non. Le contrôle d'accès n'est pas touché par cette date.