Stortech envoie automatiquement des courriels transactionnels à vos clients : courriel de bienvenue, contrat à signer, reçu de paiement, rappel de facture, avis de retard, lien magique du portail, etc. Les 31 modèles envoyés à vos clients se personnalisent en français et en anglais, avec un sujet et un corps qui supportent des variables comme « { Établissement › Nom } », remplacées automatiquement à l'envoi. Les données qui doivent rester exactes — montants, dates d'échéance, liens de paiement, NIP de barrière — restent verrouillées et à jour, quoi que vous écriviez autour.
À qui s'adresse cet article
La modification des modèles de courriels nécessite typiquement le rôle Propriétaire ou Gestionnaire. Les Employés voient typiquement les modèles en lecture seule.
Voir tous les modèles
Étape 1.
Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres.
Étape 2.
Dans la colonne de navigation, sous le groupe Communication, cliquez sur Notifications.
La page se divise en deux blocs. Courriels que vos clients reçoivent contient les 31 modèles que vous pouvez personnaliser : ils partent toujours, vous n'avez donc rien à activer. Courriels que vous recevez, plus bas, regroupe les avis destinés à votre équipe, que vous pouvez désactiver un par un. Voir Choisir les courriels que vous recevez.
Cette même page regroupe aussi les préférences de notification par SMS (colonne visible seulement si le forfait SMS est actif pour votre établissement) — voir Choisir les notifications envoyées par SMS.
Étape 3.
Les modèles clients sont classés en six catégories repliables, avec le nombre de modèles dans chacune : Réservations (3), Facturation (11), Cycle de vie (2), Notifications (7), Compte (3) et Déménagement (5).
Étape 4.
Cliquez sur une catégorie pour la déplier. Chaque ligne montre quand le courriel part et l'état de chaque langue, par exemple FR : publié · EN : défaut.
Les six catégories et leurs compteurs. À droite de chaque modèle, l'état de la version française et de la version anglaise.
Un modèle a trois états possibles, séparément pour chaque langue : défaut (le texte livré par Stortech, jamais modifié), brouillon (vos modifications enregistrées, pas encore envoyées aux clients) et publié (votre version est celle que reçoivent vos clients).
Deux façons d'éditer un modèle
Tous les modèles ne s'éditent pas de la même façon, parce que certains contiennent des données qui doivent rester exactes : un montant, une date d'échéance, un lien de paiement, un NIP de barrière, un bouton pour signer le bail.
Six modèles de consignes — les instructions d'emménagement et de déménagement, par exemple — s'ouvrent dans l'éditeur complet. Vous écrivez le message au complet. Les éléments générés par Stortech y apparaissent comme des blocs verrouillés : vous pouvez les déplacer par glisser-déposer, mais pas les modifier ni les supprimer. Chaque bloc explique ce qu'il fait et quand il s'affiche (le bouton de signature du bail, par exemple, ne paraît que pour les réservations en ligne signées avec BoldSign).
Les 25 autres modèles sont encadrés. Un bandeau vous le dit en haut de la page : « Le contenu opérationnel est verrouillé et demeure toujours à jour. Personnalisez le sujet et ajoutez votre message avant ou après ce bloc. » Vous modifiez le Sujet et vous écrivez votre texte avant ou après le bloc protégé, qui reste tel quel.
Un modèle encadré : le bandeau, le sélecteur de scénario, puis le bloc protégé affiché avec des données d'exemple.
Quand un modèle change selon la situation, un sélecteur Scénario affiché apparaît au-dessus. Sur Facture émise, par exemple, vous basculez entre Manuel et Paiement automatique pour voir les deux versions du bloc protégé avant d'écrire votre message. Changer de scénario ne touche pas à votre texte.
Le contenu du bloc protégé est affiché avec des données d'exemple (un client fictif, une facture fictive). C'est le rendu réel du courriel livré, pas une approximation.
Éditer un modèle
Étape 1.
Cliquez sur un modèle dans le catalogue.
Étape 2.
En haut à droite, choisissez la langue à éditer : Français ou English. Les deux versions se modifient séparément.
Étape 3.
Modifiez le Sujet, puis le corps du message. Tapez « / » pour insérer un bloc, ou « { » pour insérer une variable. L'icône Variables, dans la colonne à gauche de l'éditeur, ouvre la même liste.
Étape 4.
Vos modifications sont enregistrées automatiquement comme brouillon; la mention Brouillon enregistré le confirme. Un brouillon n'est pas encore envoyé à vos clients.
Étape 5.
Faites la même chose pour l'autre langue, puis cliquez sur Publier les brouillons.
La version publiée s'applique immédiatement à tous les courriels envoyés après le clic. Aucun délai de propagation. Les courriels déjà en file d'attente partent avec la version précédente.
Pour revenir au texte livré par Stortech, utilisez l'icône Réinitialiser dans la colonne à gauche de l'éditeur.
Si votre rôle ne permet pas de modifier les modèles, la page s'ouvre quand même en lecture seule et affiche : « Vous pouvez consulter ce modèle, mais votre rôle ne permet pas de le modifier ni de le publier. »
Tester un modèle
L'éditeur affiche le rendu en temps réel avec des données d'exemple, en-tête et pied de page compris.
Pour recevoir le courriel dans votre propre boîte de réception, utilisez le bouton Envoyer un aperçu — l'icône en forme d'avion, à gauche de Publier les brouillons. Le dialogue demande une adresse courriel et, pour les modèles à plusieurs scénarios, lequel envoyer. L'aperçu part immédiatement, à l'adresse que vous indiquez, jamais à un client.
Variables courantes
Variable | Substituée par |
| Nom de la succursale. |
| Adresse civique de la succursale. |
| Téléphone de la succursale. |
| Prénom du destinataire. |
| Nom du destinataire. |
| Date d'emménagement. |
| Numéro de l'unité. |
| NIP d'accès à la barrière. |
| Numéro de la facture. |
| Montant de la facture. |
| Lien de paiement. |
La liste complète varie par modèle ; l'éditeur affiche les variables disponibles pour le contexte du modèle ouvert.
Modèles entreprise vs succursale
Certains modèles sont configurés au niveau entreprise (et hérités par toutes les succursales), d'autres au niveau succursale. La section Notifications d'une succursale montre les modèles de cette succursale ; pour les modèles entreprise, voir la section Courriels dans les paramètres entreprise.
Ce qui se passe automatiquement
À la publication
Le modèle courant est mis à jour pour la succursale.
Aucun courriel n'est envoyé lors de l'enregistrement.
Les courriels déjà en file d'attente avant l'enregistrement utilisent l'ancienne version ; les nouveaux utilisent la nouvelle.
Quand un courriel part
Étape 1.
Un événement système se produit (création de réservation, paiement, etc.).
Étape 2.
Stortech sélectionne le modèle actif correspondant à la catégorie et à la langue du destinataire.
Étape 3.
La langue est déterminée par le champ Langue du contact (par défaut français).
Étape 4.
Les variables sont substituées avec les vraies données.
Étape 5.
Le service d'envoi (Resend) envoie le courriel.
Étape 6.
Le statut (Livré, Échec) est enregistré dans la section Notifications de la succursale.
Statuts et champs importants
Élément | Signification |
Réservations/Facturation/Cycle de vie/Notifications/Compte/Déménagement | Les six catégories du catalogue, 31 modèles au total. |
Français / English | Chaque langue est éditée séparément. |
défaut / brouillon / publié | L'état de chaque langue d'un modèle, affiché dans le catalogue. |
Bloc verrouillé / Bloc protégé | Contenu généré par Stortech. Déplaçable, ni modifiable ni supprimable. |
Sujet | Ligne de sujet du courriel. |
Variables ( | Substituées automatiquement à l'envoi. |
Publier les brouillons | Envoie vos brouillons aux clients, pour les deux langues. |
Problèmes fréquents
Je ne trouve plus la section « Courriels » dans le menu principal.
À vérifier : le catalogue des modèles a déménagé dans Paramètres › Communication › Notifications. Un ancien lien enregistré vers la section Courriels vous y redirige automatiquement.
Le client reçoit le courriel en français mais s'attend à l'anglais.
À vérifier : le champ Langue sur la fiche du contact.
Quoi faire : mettez à jour la langue du contact. Voir l'article Contacts.
Une variable apparaît littéralement (par exemple { Réservation › Date d'entrée }) au lieu de la valeur.
À vérifier : la variable est-elle disponible dans le contexte du modèle ?
Quoi faire : retirez la variable invalide ou remplacez-la par une variable disponible.
Le client n'a pas reçu un courriel attendu.
À vérifier : la section Notifications de la succursale montre-t-elle l'envoi ? Quel est le statut (Livré, Échec) ?
Quoi faire : renvoyez manuellement depuis la fiche concernée. Si la livraison échoue de façon récurrente, contactez le support.
Le rendu est différent sur certains clients courriel (Outlook, Gmail).
À vérifier : le rendu HTML peut varier selon le client courriel.
Quoi faire : évitez les CSS avancés. Testez sur les principaux clients courriel (Gmail, Outlook, Apple Mail).
L'opérateur veut ajouter un nouveau type de courriel.
À vérifier : Stortech a une liste fixe de modèles.
Quoi faire : utilisez un courriel existant ou contactez le support pour ajouter un nouveau type.
Questions courantes
Où est passée la section Courriels du menu principal ? — Elle a déménagé dans Paramètres, sous le groupe Communication, section Notifications. Un ancien lien enregistré vous y redirige automatiquement.
Comment modifier le courriel de bienvenue envoyé à mes clients ? — Allez dans Paramètres › Communication › Notifications, dépliez la catégorie Réservations, choisissez le modèle de bienvenue, modifiez le sujet et le corps en français et en anglais, puis cliquez sur Publier les brouillons.
Comment changer l'adresse courriel affichée en bas des courriels envoyés à mes clients ? Cette adresse n'est pas un champ du modèle : elle vient du champ Courriel de Paramètres → Général, pour toute la succursale. Modifiez-la à cet endroit ; le changement s'applique à tous les courriels transactionnels dès l'enregistrement.
Quelles variables puis-je utiliser dans un modèle ? — Les variables courantes incluent « { Établissement › Nom } », « { Client › Prénom } », « { Réservation › Date d'entrée } », « { Unité › Numéro } », « { Unité › NIP } », « { Facture › Numéro } » et « { Facture › Lien } ». L'éditeur affiche les variables disponibles pour chaque modèle.
Pourquoi le client reçoit-il le courriel en français alors qu'il préfère l'anglais ? — La langue est déterminée par le champ Langue sur la fiche du contact (par défaut français). Mettez à jour la langue du contact pour changer.
Le client n'a pas reçu un courriel attendu. Que faire ? — Vérifiez la section Notifications de la succursale pour voir si l'envoi a été tenté et son statut (Livré, Échec). Renvoyez manuellement depuis la fiche concernée si nécessaire.
Une variable apparaît littéralement dans le courriel reçu (par exemple { Facture › Numéro }). Pourquoi ? — La variable n'est pas disponible dans le contexte du modèle. Par exemple, « { Facture › Numéro } » n'a pas de sens dans un courriel de bienvenue. Retirez la variable invalide.
Combien de temps avant que mes modifications soient appliquées ? — Immédiatement. Les courriels envoyés après votre clic sur Publier les brouillons utilisent la nouvelle version. Les courriels déjà en file d'attente utilisent l'ancienne.
Puis-je ajouter un nouveau type de courriel non présent dans les catégories ? — Non. La liste des modèles est fixe. Pour un nouveau type, contactez le support.