Stortech envoie automatiquement des courriels transactionnels à vos clients : courriel de bienvenue, contrat à signer, reçu de paiement, rappel de facture, avis de retard, lien magique du portail, etc. Vous personnalisez chaque modèle en français et en anglais, avec un sujet et un corps qui supportent des variables comme « { Établissement › Nom } » qui sont remplacées automatiquement à l'envoi.
À qui s'adresse cet article
La modification des modèles de courriels nécessite typiquement le rôle Propriétaire ou Gestionnaire. Les Employés voient typiquement les modèles en lecture seule.
Voir tous les modèles
Étape 1.
Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres.
Étape 2.
Dans la colonne de navigation, sous le groupe Communication, cliquez sur Notifications.
Cette même page regroupe aussi les préférences de notification par SMS (colonne visible seulement si le forfait SMS est actif pour votre établissement) — voir Choisir les notifications envoyées par SMS.
Étape 3.
La page organise les modèles en six catégories repliables, avec un compteur du nombre de modèles dans chaque : Réservations (bienvenue, contrat, etc.), Facturation (reçus, avis de facturation, paiement réussi, paiement échoué), Cycle de vie (déménagement planifié, fin de location, inspection), Notifications (avertissements, frais de retard, accès suspendu), Compte (lien magique de connexion au portail), Déménagement (confirmations et instructions de départ).
Étape 4.
Cliquez sur une catégorie pour la déplier et voir la liste de ses modèles individuels.
Éditer un modèle
Étape 1.
Cliquez sur un modèle spécifique (par exemple Move In Instructions, Lease Signing Reminder).
Étape 2.
La page d'édition charge avec deux onglets de langue : Français (par défaut) et English.
Étape 3.
Pour chaque langue, modifiez le champ Sujet (titre de l'email) et le Corps (éditeur visuel avec sections de titre, paragraphes et variables).
Étape 4.
Les variables sont entourées de « { › } » et sont substituées automatiquement à l'envoi.
Étape 5.
Cliquez sur Publier pour enregistrer et activer le modèle.
Le modèle est immédiatement appliqué à tous les courriels envoyés après l'enregistrement. Aucun délai de propagation.
Tester un modèle
L'éditeur affiche le rendu en temps réel avec des valeurs de démonstration. Pour voir le rendu pour un client spécifique, déclenchez l'envoi via une action liée (créer une réservation de test, planifier un départ, etc.). Il n'y a pas de bouton Envoyer un test intégré actuellement.
Variables courantes
Variable | Substituée par |
| Nom de la succursale. |
| Adresse civique de la succursale. |
| Téléphone de la succursale. |
| Prénom du destinataire. |
| Nom du destinataire. |
| Date d'emménagement. |
| Numéro de l'unité. |
| NIP d'accès à la barrière. |
| Numéro de la facture. |
| Montant de la facture. |
| Lien de paiement. |
La liste complète varie par modèle ; l'éditeur affiche les variables disponibles pour le contexte du modèle ouvert.
Modèles entreprise vs succursale
Certains modèles sont configurés au niveau entreprise (et hérités par toutes les succursales), d'autres au niveau succursale. La section Notifications d'une succursale montre les modèles de cette succursale ; pour les modèles entreprise, voir la section Courriels dans les paramètres entreprise.
Ce qui se passe automatiquement
À l'enregistrement (Publier)
Le modèle courant est mis à jour pour la succursale.
Aucun courriel n'est envoyé lors de l'enregistrement.
Les courriels déjà en file d'attente avant l'enregistrement utilisent l'ancienne version ; les nouveaux utilisent la nouvelle.
Quand un courriel part
Étape 1.
Un événement système se produit (création de réservation, paiement, etc.).
Étape 2.
Stortech sélectionne le modèle actif correspondant à la catégorie et à la langue du destinataire.
Étape 3.
La langue est déterminée par le champ Langue du contact (par défaut français).
Étape 4.
Les variables sont substituées avec les vraies données.
Étape 5.
Le service d'envoi (Resend) envoie le courriel.
Étape 6.
Le statut (Livré, Échec) est enregistré dans la section Notifications de la succursale.
Statuts et champs importants
Élément | Signification |
Réservations/Facturation/Cycle/Notif./Compte/Départ | Six catégories de modèles. |
Français / English | Chaque langue est éditée séparément. |
Sujet | Ligne de sujet du courriel. |
Variables ( | Substituées automatiquement à l'envoi. |
Publier | Enregistre et active le modèle. |
Problèmes fréquents
Je ne trouve plus la section « Courriels » dans le menu principal.
À vérifier : le catalogue des modèles a déménagé dans Paramètres › Communication › Notifications. Un ancien lien enregistré vers la section Courriels vous y redirige automatiquement.
Le client reçoit le courriel en français mais s'attend à l'anglais.
À vérifier : le champ Langue sur la fiche du contact.
Quoi faire : mettez à jour la langue du contact. Voir l'article Contacts.
Une variable apparaît littéralement (par exemple { Réservation › Date d'entrée }) au lieu de la valeur.
À vérifier : la variable est-elle disponible dans le contexte du modèle ?
Quoi faire : retirez la variable invalide ou remplacez-la par une variable disponible.
Le client n'a pas reçu un courriel attendu.
À vérifier : la section Notifications de la succursale montre-t-elle l'envoi ? Quel est le statut (Livré, Échec) ?
Quoi faire : renvoyez manuellement depuis la fiche concernée. Si la livraison échoue de façon récurrente, contactez le support.
Le rendu est différent sur certains clients courriel (Outlook, Gmail).
À vérifier : le rendu HTML peut varier selon le client courriel.
Quoi faire : évitez les CSS avancés. Testez sur les principaux clients courriel (Gmail, Outlook, Apple Mail).
L'opérateur veut ajouter un nouveau type de courriel.
À vérifier : Stortech a une liste fixe de modèles.
Quoi faire : utilisez un courriel existant ou contactez le support pour ajouter un nouveau type.
Questions courantes
Où est passée la section Courriels du menu principal ? — Elle a déménagé dans Paramètres, sous le groupe Communication, section Notifications. Un ancien lien enregistré vous y redirige automatiquement.
Comment modifier le courriel de bienvenue envoyé à mes clients ? — Allez dans Paramètres › Communication › Notifications, dépliez la catégorie Réservations, choisissez le modèle de bienvenue, modifiez le sujet et le corps en français et en anglais, puis cliquez sur Publier.
Comment changer l'adresse courriel affichée en bas des courriels envoyés à mes clients ? Cette adresse n'est pas un champ du modèle : elle vient du champ Courriel de Paramètres → Général, pour toute la succursale. Modifiez-la à cet endroit ; le changement s'applique à tous les courriels transactionnels dès l'enregistrement.
Quelles variables puis-je utiliser dans un modèle ? — Les variables courantes incluent « { Établissement › Nom } », « { Client › Prénom } », « { Réservation › Date d'entrée } », « { Unité › Numéro } », « { Unité › NIP } », « { Facture › Numéro } » et « { Facture › Lien } ». L'éditeur affiche les variables disponibles pour chaque modèle.
Pourquoi le client reçoit-il le courriel en français alors qu'il préfère l'anglais ? — La langue est déterminée par le champ Langue sur la fiche du contact (par défaut français). Mettez à jour la langue du contact pour changer.
Le client n'a pas reçu un courriel attendu. Que faire ? — Vérifiez la section Notifications de la succursale pour voir si l'envoi a été tenté et son statut (Livré, Échec). Renvoyez manuellement depuis la fiche concernée si nécessaire.
Une variable apparaît littéralement dans le courriel reçu (par exemple { Facture › Numéro }). Pourquoi ? — La variable n'est pas disponible dans le contexte du modèle. Par exemple, « { Facture › Numéro } » n'a pas de sens dans un courriel de bienvenue. Retirez la variable invalide.
Combien de temps avant que mes modifications soient appliquées ? — Immédiatement. Les courriels envoyés après votre clic sur Publier utilisent la nouvelle version. Les courriels déjà en file d'attente utilisent l'ancienne.
Puis-je ajouter un nouveau type de courriel non présent dans les catégories ? — Non. La liste des modèles est fixe. Pour un nouveau type, contactez le support.