Cet article explique comment Stortech gère le mode de paiement par défaut d'un client, ce que la facturation automatique déclenche réellement, et comment ajouter ou changer une carte ou un prélèvement préautorisé.
Comment fonctionne la facturation automatique
Pour qu'une location soit prélevée automatiquement à chaque cycle, Stripe a besoin de deux choses sur le client :
1. un mode de paiement enregistré (carte de crédit ou de débit, ou prélèvement préautorisé) ;
2. ce mode de paiement désigné comme mode par défaut.
Si le mode par défaut est manquant ou périmé, le renouvellement échouera et la facture passera en Ouverte au lieu de Payée. Le client recevra un courriel de notification, et son accès à la barrière peut être suspendu.
Voir le mode de paiement actuel d'un client
Depuis le menu de gauche, cliquez sur Contacts, puis ouvrez la fiche du client. La section Mode de paiement affiche le mode par défaut courant, ou un état vide s'il n'y en a aucun.
Ajouter une carte de crédit ou de débit
1. Sur la fiche du client, cliquez sur Ajouter une carte.
2. Une page sécurisée Stripe s'ouvre. Saisissez le numéro de carte, la date d'expiration, le code de sécurité, le nom et le code postal.
3. Cliquez sur Enregistrer.
Le formulaire est servi par Stripe directement. Stortech n'enregistre jamais le numéro complet — seuls les quatre derniers chiffres et la marque sont conservés.
La carte apparaît ensuite dans la section Mode de paiement. Si c'est la première carte du client, elle devient automatiquement le mode par défaut. Le formulaire est servi par Stripe : Stortech n'enregistre jamais le numéro complet, seulement les quatre derniers chiffres et la marque.
Demander au client d'ajouter ou de changer son mode de paiement
1. Sur la fiche du client, cliquez sur Renvoyer le lien du portail.
2. Le client reçoit un courriel avec un lien de connexion sécurisé.
3. Dans le portail, l'onglet Facturation lui permet d'ajouter une carte ou un prélèvement préautorisé.
Une fois confirmé par le client, le mode de paiement apparaît sur sa fiche dans Stortech.
Convertir une location manuelle en paiement automatique
Si une location est facturée manuellement (Comptant, Chèque, Virement bancaire…), la conversion se fait depuis la fiche de la location, pas depuis la fiche du client : panneau Facturation, bouton Convertir. Le guide complet avec visuels : Convertir une location en paiement automatique.
Ce qui se passe automatiquement
À l'ajout d'une carte : Stripe l'enregistre sur le profil du client, et si c'est la première, elle devient le mode par défaut.
À la révocation d'un mandat de prélèvement préautorisé : le mode de paiement par défaut est effacé sur la fiche du client. La prochaine facture échouera tant qu'un nouveau mode n'est pas enregistré.
À la perte d'une carte (expirée ou refusée) : la facture de renouvellement échoue, l'échec est enregistré sur la facture, et selon la configuration de la succursale, l'accès à la barrière peut être suspendu.
Le portail client de votre côté
La page Facturation du portail client permet à vos clients de voir et changer leur mode de paiement par défaut, d'ajouter une carte ou un prélèvement préautorisé, et de consulter leurs factures récentes. Les actions du client dans son portail mettent à jour le même mode de paiement que ce que vous voyez sur sa fiche.
Le client peut retirer un mode de paiement lui-même, sauf s'il finance actuellement un abonnement actif : dans ce cas, Stortech refuse le retrait pour éviter que la facturation bascule silencieusement sur une autre carte. Voir Problèmes fréquents ci-dessous.
Problèmes fréquents
Le client a ajouté une carte, mais le renouvellement échoue.
À vérifier : la carte est-elle bien marquée par défaut, ou seulement enregistrée ?
À faire : rouvrez la fiche du client, choisissez la carte comme mode par défaut, ou ajoutez une nouvelle carte.
Le client dit avoir payé, mais la facture est encore Ouverte.
À vérifier : pour un prélèvement préautorisé, le délai de confirmation est de 1 à 5 jours ouvrables — c'est normal. Pour une carte, vérifiez les paiements de la facture.
À faire : si c'est un prélèvement préautorisé récent, attendez la confirmation. Sinon, voir Paiement refusé ou en échec.
Ajouter une carte échoue avec une erreur Stripe.
À vérifier : l'erreur est-elle un refus de la carte (fonds insuffisants, carte expirée) ou une erreur de connexion ?
À faire : pour un refus, demandez au client une autre carte. Pour une erreur de connexion, contactez le support.
Le mandat de prélèvement préautorisé du client a été révoqué.
À vérifier : la fiche du client montre-t-elle l'absence de mode de paiement par défaut ?
À faire : le client doit ajouter un nouveau mandat ou une carte via son portail. La prochaine facture échouera tant que ce n'est pas fait.
Le client essaie de retirer un mode de paiement dans son portail, mais reçoit une erreur.
À vérifier : ce mode de paiement finance-t-il un abonnement actif, c'est-à-dire celui qui sera prélevé au prochain renouvellement ?
À faire : c'est le comportement attendu. Stortech refuse le retrait tant qu'un abonnement actif en dépend. Le client doit ajouter un nouveau mode de paiement puis le définir comme mode par défaut ; ou contactez le support pour changer directement le mode qui facture l'abonnement.
Le client voit « Votre compte est facturé à la fois par carte et par débit préautorisé ».
À vérifier : le client a plus d'une location active et elles ne sont pas prélevées de la même façon, une par carte et une autre par prélèvement préautorisé.
À faire : le portail refuse de choisir à sa place. Changez son mode de paiement vous-même depuis sa fiche, ou ramenez ses locations sur un seul mode.
Le client voit « Ce mode de paiement est d'un type différent de celui utilisé pour votre facturation ».
À vérifier : il essaie de passer de la carte au prélèvement préautorisé, ou l'inverse.
À faire : c'est voulu. Le type de prélèvement suit ce que vous avez configuré, pas le choix du client. Faites le changement depuis sa fiche ; pour un passage au prélèvement préautorisé, voir Prélèvement préautorisé (ACSS / PAD).
Le client voit « Votre compte est facturé selon plus d'un calendrier ».
À vérifier : certaines de ses locations sont facturées au mois et d'autres aux quatre semaines.
À faire : même chose, le changement passe par vous, depuis sa fiche.
Le client voit « Le débit préautorisé est offert uniquement pour les établissements facturant en dollars canadiens ».
À vérifier : la devise de facturation de votre établissement.
À faire : rien à corriger. Le prélèvement préautorisé n'existe qu'en dollars canadiens ; ce client doit utiliser une carte.
Le client voit « Ce type de paiement n'est pas accepté à cet établissement ».
À vérifier : les modes de paiement acceptés dans vos réglages de facturation, soit carte seulement, prélèvement préautorisé seulement, ou les deux.
À faire : si vous voulez accepter ce type, modifiez ce réglage. Sinon, dites au client quel mode utiliser.
Le client voit « Nous n'avons pas pu confirmer votre mode de paiement actuel ».
À vérifier : rien de votre côté. Stortech n'a pas réussi à lire l'état de sa facturation chez Stripe au moment du clic.
À faire : demandez-lui de réessayer dans un instant. Si le message revient, contactez le support.
Le client voit « Votre facturation utilise un mode de paiement que cette page ne peut pas modifier ».
À vérifier : sa facturation est rattachée à un type de paiement autre que la carte ou le prélèvement préautorisé.
À faire : contactez le support. Le changement se fait du côté de la facturation, pas depuis le portail.
Questions courantes
Comment ajouter une carte de crédit pour un client ? — Sur la fiche du client, cliquez sur Ajouter une carte. Stripe ouvre une page sécurisée pour saisir les informations.
Comment inviter un client à passer au paiement automatique ? — Fiche de la location, panneau Facturation, bouton Convertir, puis Envoyer l'invitation si le client doit ajouter sa carte lui-même.
Comment demander au client de seulement mettre à jour son mode de paiement à distance ? — Renvoyer le lien du portail depuis sa fiche ; il gère sa carte dans l'onglet Facturation du portail.
Pourquoi le bouton Convertir n'apparaît-il pas sur une location ? — Soit elle est déjà en paiement automatique, soit elle est annulée. Pour une location migrée d'un autre logiciel encore en attente d'activation (badge En préparation), il n'y a pas encore de bouton Convertir : sur la fiche de la location, utilisez la bannière En attente de la méthode de paiement pour renvoyer l'invitation au locataire ou saisir vous-même sa carte. La facturation automatique démarre dès que Stripe confirme le mode de paiement — sans intervention manuelle dans le cas normal.
Que se passe-t-il quand un mandat PAD est révoqué ? — Le mode par défaut est effacé ; la prochaine facture échouera tant qu'un nouveau mode n'est pas enregistré.
Qui peut gérer les modes de paiement ? — Les Propriétaires et Gestionnaires. Les Employés peuvent consulter, mais pas ajouter ni changer.
Le client peut-il retirer n'importe quel mode de paiement depuis son portail ? — Non. S'il finance un abonnement actif, Stortech refuse le retrait pour éviter un basculement silencieux de la facturation. Le client doit d'abord ajouter et définir un nouveau mode par défaut ; sinon, contactez le support pour changer le mode qui facture directement l'abonnement.