Cet article explique comment Stortech gère le mode de paiement par défaut d'un client, ce que la facturation automatique déclenche réellement, comment ajouter ou changer une carte ou un prélèvement préautorisé, et comment convertir une location de paiement hors-ligne vers la facturation automatique.
Questions courantes
Comment ajouter une carte de crédit pour un client ? — Sur la fiche du client, cliquez sur Ajouter une carte. Stripe ouvre une fenêtre sécurisée pour saisir les informations.
Comment demander au client de mettre à jour son mode de paiement à distance ? — Cliquez sur Renvoyer le lien du portail depuis la fiche du client. Le client recevra un courriel avec un lien sécurisé pour ajouter ou changer son mode de paiement par lui-même.
Comment convertir une location de paiement manuel à automatique ? — Le client doit d'abord avoir un mode de paiement par défaut. Ouvrez ensuite la fiche de la location, puis cliquez sur Convertir.
Pourquoi le bouton Convertir n'apparaît-il pas sur la fiche d'une location ? — Soit la location est déjà en paiement automatique, soit le client n'a pas encore de mode de paiement par défaut.
Que se passe-t-il quand un mandat PAD est révoqué ? — Stortech efface le mode de paiement par défaut sur la fiche du client. La prochaine facture échouera tant qu'un nouveau mode n'est pas enregistré.
À qui s'adresse cet article
Cet article concerne les Propriétaires et Gestionnaires de site qui gèrent les modes de paiement des clients. Si vous êtes Employé, vous pouvez généralement consulter les modes de paiement, mais l'ajout ou le changement nécessite un rôle plus élevé. Si un bouton est grisé ou absent, demandez à un Propriétaire de votre équipe.
Comment fonctionne la facturation automatique
Pour qu'une location soit prélevée automatiquement à chaque cycle, Stripe a besoin de deux choses sur le client :
un mode de paiement enregistré (carte de crédit ou de débit, ou prélèvement préautorisé) ;
ce mode de paiement désigné comme mode par défaut.
Si le mode par défaut est manquant ou périmé, le renouvellement échouera et la facture passera en Ouverte au lieu de Payée. Le client recevra un courriel de notification, et son accès à la barrière peut être suspendu.
Stortech reflète sur la fiche du contact ce que Stripe a comme mode par défaut. Si les deux ne concordent pas, contactez le support.
Voir le mode de paiement actuel d'un client
Pour vérifier quel mode de paiement est enregistré pour un client :
Depuis le menu de gauche, cliquez sur Contacts, puis ouvrez la fiche du client.
La section Mode de paiement affiche :
- le mode de paiement par défaut courant (carte ou prélèvement préautorisé), ou un état vide s'il n'y en a aucun ; - le bouton Ajouter une carte pour en enregistrer un nouveau.
Ajouter une carte de crédit ou de débit
Pour ajouter directement une carte sur la fiche d'un client :
Sur la fiche du client, cliquez sur Ajouter une carte.
Une fenêtre Stripe s'ouvre. Saisissez le numéro de carte, la date d'expiration, le code de sécurité et le code postal.
Cliquez sur Confirmer.
La carte apparaît dans la section Mode de paiement. Si c'est la première carte enregistrée pour ce client, elle devient automatiquement le mode par défaut.
Le formulaire d'ajout est servi par Stripe directement. Stortech n'enregistre jamais le numéro de carte complet — seuls les quatre derniers chiffres et la marque de la carte sont conservés pour référence.
Demander au client d'ajouter ou de changer son mode de paiement
Pour les opérations à distance, évitez de saisir la carte du client vous-même. Demandez plutôt au client de le faire via le portail client :
Sur la fiche du client, cliquez sur Renvoyer le lien du portail.
Le client reçoit un courriel avec un lien de connexion sécurisé.
Le client se connecte au portail, puis ouvre l'onglet Facturation pour ajouter une carte ou un prélèvement préautorisé.
Une fois confirmé par le client, le mode de paiement apparaît sur sa fiche dans Stortech.
Convertir une location en facturation automatique
C'est le cas typique d'un client qui a démarré avec un paiement comptant ou par chèque et qui veut maintenant payer automatiquement par carte ou par prélèvement préautorisé.
Le client doit d'abord avoir un mode de paiement enregistré comme par défaut. Si ce n'est pas fait, suivez la section Ajouter une carte ou Demander au client d'ajouter ou de changer son mode de paiement ci-dessus.
Ouvrez la fiche de la location concernée depuis la liste Locations.
Si la location est admissible (elle est en paiement Manuel), un bouton Convertir apparaît dans l'en-tête de la fiche.
Cliquez sur Convertir et confirmez.
Les factures futures seront prélevées automatiquement. Les factures historiques ne changent pas.
Si une carte est déjà enregistrée et que la location prélève déjà automatiquement, aucune conversion n'est requise. Le bouton Convertir ne s'affiche pas dans ce cas.
Ce qui se passe automatiquement
À l'ajout d'une carte : Stripe l'enregistre sur le profil du client, et si c'est la première, elle devient le mode par défaut.
À la conversion vers la facturation automatique : les factures futures de la location seront prélevées automatiquement. Aucun changement rétroactif n'est appliqué aux factures déjà émises.
À la révocation d'un mandat de prélèvement préautorisé : le mode de paiement par défaut est effacé sur la fiche du client. La prochaine facture échouera tant qu'un nouveau mode n'est pas enregistré.
À la perte d'une carte (carte expirée ou refusée) : la facture de renouvellement échoue, l'échec est enregistré sur la facture, et selon la configuration de la succursale, l'accès à la barrière peut être suspendu.
Statuts et champs importants
Élément | Signification |
Mode de paiement (section sur la fiche client) | Le mode par défaut que Stripe utilisera pour les prélèvements automatiques. |
Ajouter une carte | Ouvre une fenêtre Stripe pour saisir une carte. |
Renvoyer le lien du portail | Envoie au client un courriel avec un lien sécurisé pour gérer son mode de paiement lui-même. |
Carte de crédit ou de débit | Mode de paiement le plus rapide à configurer ; le prélèvement est confirmé le jour même. |
Prélèvement préautorisé (PAD ou ACSS) | Débit bancaire canadien ; nécessite un mandat signé et une période de règlement de 1 à 5 jours ouvrables avant la première confirmation. |
Paiement hors-ligne | Comptant, chèque, Interac ou virement bancaire. Le client paie en personne ou par virement, et l'opérateur marque la facture comme payée. |
Problèmes fréquents
Situation | À vérifier | Quoi faire |
Le client a ajouté une carte, mais le renouvellement échoue. Pourquoi ? | La carte est-elle bien marquée par défaut, ou seulement enregistrée ? | Rouvrez la fiche du client, choisissez la carte comme mode par défaut, ou ajoutez une nouvelle carte. |
Le client dit avoir payé, mais la facture est encore en Ouverte. Que faire ? | Pour un prélèvement préautorisé, le délai de confirmation est de 1 à 5 jours ouvrables — c'est normal. Pour une carte, vérifiez les paiements de la facture. | Si c'est un prélèvement préautorisé récent, attendez la confirmation. Sinon, voir l'article Paiement refusé ou en échec. |
Pourquoi le bouton Convertir n'apparaît-il pas sur la fiche d'une location ? | La location est-elle déjà en Auto ? Le client a-t-il un mode de paiement par défaut enregistré ? | Si la location est déjà en Auto, aucune conversion n'est nécessaire. Sinon, ajoutez un mode de paiement par défaut, puis rechargez la fiche. |
Ajouter une carte échoue avec une erreur Stripe. Que faire ? | L'erreur est-elle un refus de la carte (fonds insuffisants, carte expirée) ou une erreur de connexion ? | Pour un refus, demandez au client une autre carte. Pour une erreur de connexion, contactez le support. Voir l'article Paiement refusé ou en échec. |
Le mandat de prélèvement préautorisé du client a été révoqué. Que faire ? | La fiche du client montre-t-elle l'absence de mode de paiement par défaut ? | Le client doit ajouter un nouveau mandat ou une carte via son portail. La prochaine facture échouera tant que ce n'est pas fait. |
Le portail client de votre côté
La page Facturation du portail client est l'endroit où vos clients peuvent gérer eux-mêmes leur mode de paiement :
voir et changer leur mode de paiement par défaut ;
ajouter une carte ou un prélèvement préautorisé ;
consulter leurs factures récentes.
Les actions effectuées par le client dans son portail mettent à jour le même mode de paiement que ce que vous voyez sur la fiche du client. Aucune divergence n'est attendue en fonctionnement normal.