La console eSign regroupe tous les documents de bail d'une succursale dans une vue en lecture seule : lesquels attendent une intervention du gérant, lesquels sont chez le locataire en attente de signature, lesquels sont complétés ou annulés, et lesquels affichent un écart entre ce qui a été envoyé pour signature et l'état actuel de la location. C'est l'équivalent des files eFile de SiteLink, utile pendant une migration comme au quotidien.
À qui s'adresse cet article
La console vit dans l'onglet Modèle de bail des réglages, qui nécessite le rôle Propriétaire ou Gestionnaire — un membre Employé ne voit pas cet onglet, même si son rôle permet par ailleurs de consulter les contrats.
Avant de commencer
Aucune configuration n'est requise : la console lit les documents déjà existants, qu'ils viennent du générateur de contrat Stortech ou d'un PDF téléversé. Elle ne fait aucun appel à BoldSign au chargement de la page — elle affiche l'état déjà enregistré dans Stortech, pas l'état en direct chez le fournisseur de signature.
Ouvrir la console eSign
Étape 1.
Dans le menu de gauche, allez à Paramètres puis ouvrez l'onglet Modèle de bail.
Étape 2.
Cliquez sur le bouton Console eSign. La page s'ouvre avec un bouton retour vers Modèle de bail.
Le haut de la page affiche un total (« X documents de bail · Y alertes d'audit »), quatre cartes de compteurs (Révision gérant, En signature, Complétés, Alertes d'audit), puis la barre de filtres et la recherche.
Le haut de la console : le total, les quatre cartes de compteurs et les six onglets de filtre.
Les files
Six onglets permettent de restreindre la liste. Tous est l'onglet par défaut ; les cinq autres isolent une file. À noter : Annulés a un onglet mais pas de carte de compteur en haut de page.
Onglet | Ce qu'il montre |
Tous | Tous les documents de bail de la succursale, sans filtre |
Révision gérant | Baux papier ou manuels non signés, documents électroniques échoués/ignorés/bloqués par la vérification d'identité, ou baux non signés sans document chez le fournisseur |
En signature | Baux non signés déjà envoyés à un fournisseur de signature |
Complétés | Baux signés localement (statut locataire signé, contrat signé, ou document marqué signé) |
Annulés | Baux annulés, expirés, révoqués, refusés, ou marqués comme ne nécessitant pas de signature |
Alertes d'audit | Traverse les quatre files ci-dessus : montre uniquement les lignes que l'audit a signalées (voir la section suivante) |
Chercher, exporter, imprimer
Le champ de recherche filtre par bail, locataire, unité ou document.
Le tableau affiche neuf colonnes : Bail, File, Audit, Locataire, Unité, Tarif locataire, Tarif standard, Envoyé le et Document. Le détail des alertes s'affiche sous la pastille de la colonne Audit, et non dans une colonne distincte. La liste est paginée.
Le bouton Exporter ouvre un menu à deux choix : CSV (.csv) ou Classeur Excel (.xlsx). L'export reprend les lignes du filtre actif, mais avec plus de colonnes que l'écran n'en montre — s'y ajoutent le courriel, le type d'unité, le tarif envoyé, l'écart tarif, la promotion, le PDF signé et le détail des alertes. Pratique pour comparer avec un export SiteLink pendant une migration. Un bouton Imprimer produit une version imprimable de la vue courante.
La récupération est plafonnée à 1000 lignes ; au-delà, un avis précise que les totaux peuvent sous-estimer les documents les plus anciens.
L'audit des baux complétés
Pour chaque bail complété, la console compare les valeurs figées au moment de l'envoi (le dernier instantané d'envoi enregistré) aux valeurs actuelles de la location : nom et courriel du locataire, numéro et type d'unité, superficie, tarif du locataire, et promotion active. Le résultat s'affiche dans la colonne Audit :
Conforme — rien n'a changé depuis l'envoi.
Alerte — au moins un champ a changé depuis l'envoi : nom, courriel, unité, type d'unité, superficie ou tarif modifié, ou promotion modifiée alors que l'instantané et l'état actuel connaissent tous les deux la promotion.
Info — signal informatif seulement, sans changement de fond : par exemple une promotion qui n'a simplement pas été capturée dans l'instantané envoyé, un ID de document ou un PDF signé manquant, ou l'horodatage de signature (voir plus bas).
Aucun instantané — le bail n'a pas d'instantané d'envoi à comparer. C'est le cas normal pour un PDF personnalisé téléversé, ou pour certains baux manuels/anciens : la console signale l'absence plutôt que de deviner un écart.
La file Alertes d'audit. Les motifs s'affichent sous la pastille Audit, et l'écart de tarif sous la colonne Tarif standard. Les noms des locataires sont masqués sur cette image.
Une alerte n'empêche rien : le bail reste valide. Elle sert à repérer les cas où le document signé ne reflète plus exactement la location d'aujourd'hui (par exemple un transfert d'unité ou un changement de tarif survenu après l'envoi), pour décider si un avenant ou un nouveau bail est nécessaire.
Le bouton Méthodologie, en bas de page, rappelle en une ligne d'où viennent les lignes, ce que compare l'audit, et pourquoi la date de signature n'est pas encore stockée.
Ce que la date de signature ne montre pas encore. Stortech enregistre le statut signé et le PDF signé, mais pas encore l'horodatage exact de la signature transmis par le fournisseur. Un bail complété affichera donc une alerte informative sur ce point tant que cette donnée n'est pas stockée ; ce n'est pas une erreur de votre côté.
Problèmes fréquents
Un bail que je sais signé apparaît dans « Révision gérant ».
À vérifier : s'agit-il d'un bail papier ou téléversé manuellement, plutôt que signé via le générateur de contrat ?
À faire : les baux papier et manuels atterrissent dans « Révision gérant » jusqu'à ce qu'ils soient marqués signés dans Stortech. Voir l'article Marquer un bail comme signé.
Un bail affiche « Aucun instantané » alors qu'il a bien été envoyé.
À vérifier : le bail vient-il d'un PDF personnalisé téléversé plutôt que du générateur de contrat Stortech ?
À faire : c'est attendu. Seuls les baux générés par Stortech conservent un instantané détaillé au moment de l'envoi ; un PDF téléversé n'a pas cette donnée à comparer, et la console le dit plutôt que d'inventer un écart.
Je veux corriger un bail signalé en alerte.
À vérifier : la console est en lecture seule — elle ne permet pas de renvoyer, annuler ou recréer un document depuis cette page.
À faire : ouvrez la location concernée depuis son numéro de bail dans la liste pour agir sur le document (renvoi, annulation, nouveau bail).
Questions courantes
La console appelle-t-elle BoldSign à chaque chargement ? Non. Elle lit uniquement l'état déjà enregistré dans Stortech (contrat, location, dernier instantané d'envoi), jamais le fournisseur en direct.
Un membre Employé peut-il voir la console ? Non. L'onglet Modèle de bail au complet est réservé aux rôles Propriétaire et Gestionnaire.
Est-ce que je peux modifier un document depuis cette page ? Non, la console est en lecture seule. Utilisez le numéro de bail pour ouvrir la location et agir sur le document depuis là.
Où est l'écart de tarif ? À l'écran, il s'affiche sous la colonne Tarif standard, en dessous du montant (« Écart 0,00 $ »). Il ne s'affiche que lorsque l'instantané d'envoi connaît un tarif envoyé à comparer : sans instantané, il n'y a rien à comparer. La colonne autonome Écart tarif n'existe que dans l'export CSV et le classeur.