Si vous gérez plus d'un site, le portefeuille réunit sur une seule page ce que chaque site vous dirait séparément : l'occupation, les revenus, les sommes à recevoir, les retards de paiement et les tâches. Il est fait pour repérer en un coup d'œil le site qui demande votre attention, puis y entrer. Pour un seul site, c'est le tableau de bord qui reste votre page d'accueil.
Avant de commencer
Le portefeuille apparaît dès que vous êtes membre actif d'au moins deux sites. Une invitation que vous n'avez pas encore acceptée ne compte pas.
Si vous n'avez qu'un seul site, rien ne change pour vous : ouvrir le portefeuille vous ramène simplement au tableau de bord de votre site.
Ce que vous voyez dépend de votre rôle sur chaque site. Un indicateur que votre rôle ne vous permet pas de consulter sur un site donné s'affiche verrouillé, et ce site ne compte pas dans ce total. Votre rôle se vérifie dans Équipe et rôles.
Ouvrir le portefeuille
Étape 1.
Dans le menu de gauche, sous le titre Portefeuille, cliquez sur Vue d'ensemble.
Étape 2.
Vous pouvez aussi cliquer sur le nom de votre site en haut à gauche, puis choisir Portefeuille dans le menu.
Le menu de gauche
Dans le portefeuille, le menu de gauche passe au niveau de votre entreprise au lieu d'un seul site, et se divise en deux groupes.
Portefeuille réunit les trois vues qui couvrent tous vos sites à la fois :
– Vue d'ensemble : la page décrite ici.
– Tâches : la liste complète de vos tâches ouvertes, tous sites confondus.
– Factures à percevoir : la liste complète de vos factures impayées.
Ces deux dernières portent une pastille qui compte ce qu'il reste à traiter. C'est le même compte que celui affiché en haut de la liste, donc le menu et la page ne peuvent pas se contredire.
Entreprise regroupe les réglages qui valent pour toute votre entreprise plutôt que pour un site en particulier : Vitrine, Storfind et Facturation. Ajouter un site se trouve juste en dessous.
Pour revenir dans un site précis, cliquez sur le nom du site en haut à gauche et choisissez-le dans la liste.
Lire les quatre indicateurs
La bande du haut résume tout votre portefeuille :
– Revenus : le total encaissé sur la période choisie.
– À recevoir : le montant encore dû, et le nombre de factures concernées.
– Retards de paiement : le nombre de locations en retard, et ce que cela représente en pourcentage de vos locations actives.
– Tâches ouvertes : le total, et combien vous sont assignées.
Le sélecteur de période (Ce mois, Mois dernier, 30 derniers jours) se trouve sur la tuile Revenus, et il ne change que les revenus. Les trois autres tuiles montrent toujours la situation actuelle.
L'occupation n'a pas sa propre tuile : une moyenne entre des sites de tailles différentes se lit mal, et c'est le taux site par site qui vous sert. Vous le trouvez dans la colonne Occupation du tableau, juste en dessous.
Si vos sites ne facturent pas dans la même devise, les montants sont regroupés par devise : ils ne sont jamais additionnés entre deux devises.
Comparer vos sites
Le tableau donne une ligne par site : Établissement, Occupation, Revenus, À recevoir, Retards, Tâches et Statut.
Par défaut, les sites qui demandent votre attention sont placés en haut. Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier autrement.
Ce que veut dire le statut
– Alerte : ce site est nettement en dessous de vos autres sites. Son occupation est à plus de 10 points sous la moyenne de votre portefeuille, ou son taux de retards est plus du double du vôtre.
– À surveiller : l'écart existe sans être aussi marqué (5 à 10 points d'occupation en moins, ou un taux de retards une fois et demie à deux fois le vôtre).
– Stable : ce site suit le reste de votre portefeuille.
– Non disponible : il n'y a rien à comparer pour ce site, faute de données.
Le statut se calcule uniquement à partir des sites que vous avez le droit de voir.
Cellules verrouillées
Une cellule qui affiche un cadenas signale une donnée qui n'est pas affichée pour ce site : soit votre rôle ne vous donne pas accès à cet indicateur sur ce site, soit le site n'a pas encore d'unités actives et son taux d'occupation ne peut pas être calculé. Une cellule verrouillée ne compte ni dans les totaux ni dans les moyennes du haut de la page.
Entrer dans un site
Cliquez n'importe où sur une ligne pour ouvrir le tableau de bord de ce site. Deux raccourcis évitent un détour : le montant de la colonne À recevoir ouvre directement les factures à percevoir de ce site, et le chiffre de la colonne Tâches ouvre sa liste de tâches.
Les deux files du bas
Sous le tableau, deux listes rassemblent le travail à faire, tous sites confondus.
Tâches de tous les sites affiche les dix tâches les plus urgentes, les tâches en retard d'abord, puis par date d'échéance. L'en-tête donne le total de vos tâches ouvertes. Chaque ligne indique son site et à qui la tâche est assignée.
Factures à percevoir affiche dix factures impayées, avec le nombre total de factures ouvertes et combien sont en retard. Chaque ligne indique le client, le site, le montant, l'échéance et l'état de la facture : En retard, Ouverte, Paiement en traitement ou Échec de paiement.
Le lien Tout voir en haut de chaque liste ouvre la page complète correspondante, celle du groupe Portefeuille dans le menu de gauche. Vous y voyez jusqu'à 25 lignes au lieu de dix ; tout le reste fonctionne pareil.
Ces deux listes servent à repérer, pas à agir : cliquez sur une ligne pour ouvrir la tâche ou la facture sur son site et la traiter là. Elles se rafraîchissent chaque fois que vous revenez sur la page, et automatiquement toutes les cinq minutes.
Chercher dans tous vos sites
Dès que vous avez plus d'un site, la recherche couvre tous vos sites. Il n'y a rien à choisir : la barre de recherche en haut de l'écran et le raccourci ⌘K (Ctrl+K sous Windows) ouvrent la même recherche.
Étape 1.
Appuyez sur ⌘K ou cliquez sur la barre de recherche.
Étape 2.
Sans rien taper, la recherche affiche jusqu'à trois sites avec leur ville, en commençant par ceux que vous avez consultés récemment. Si vous en avez plus de trois, l'en-tête Sites vous invite à taper pour chercher parmi tous vos sites. Pour parcourir la liste complète, cliquez plutôt sur le nom de votre site en haut à gauche.
Étape 3.
Tapez au moins deux caractères. La limite de trois tombe : tous vos sites dont le nom ou la ville correspond s'affichent. Les autres résultats arrivent classés par type : Contacts, Réservations, Types d'unités, Unités et Factures, jusqu'à cinq par type.
Chaque résultat porte le nom du site d'où il vient. Les noms des sites et des clients sont masqués dans cette image.
Quand vous lancez la recherche depuis un de vos sites, les résultats de ce site apparaissent en premier dans chaque groupe. Cliquez sur un résultat pour l'ouvrir directement sur son site.
Questions courantes
Je ne vois pas Portefeuille dans le menu.
Il faut être membre actif d'au moins deux sites. Si vous venez d'être invité sur un deuxième site, acceptez l'invitation d'abord.
Où est passé le taux d'occupation en haut de la page ?
Il n'y a plus de tuile Occupation : le taux se lit site par site, dans la colonne Occupation du tableau.
Un chiffre ne correspond pas au tableau de bord du site.
Les deux pages utilisent le même calcul. Vérifiez d'abord la période : sur le portefeuille, seule la tuile Revenus suit le sélecteur de période, les autres montrent la situation actuelle.
Les totaux n'additionnent pas mes deux devises.
C'est voulu. Additionner des dollars canadiens et américains donnerait un chiffre faux, donc chaque devise est totalisée séparément.
Puis-je modifier une facture ou une tâche depuis le portefeuille ?
Non. Le portefeuille est une vue de lecture. Cliquez sur la ligne pour ouvrir l'élément sur son site, où vous retrouvez toutes les actions habituelles.