La page Factures liste toutes les factures de votre succursale : loyers mensuels, frais administratifs, dépôts, frais de retard, factures manuelles. C'est l'endroit pour consulter et filtrer les factures par statut, ouvrir une facture pour voir ses paiements appliqués, créer une facture manuelle pour un service ponctuel, ou émettre un remboursement.
À qui s'adresse cet article
La consultation des factures est accessible à tous les rôles. La création d'une facture manuelle et le remboursement nécessitent le rôle Propriétaire ou Gestionnaire. Si un bouton est grisé ou absent, demandez à un Propriétaire de votre équipe.
Consulter la liste des factures
Étape 1.
Depuis le menu de gauche, cliquez sur Factures.
Étape 2.
Quatre tuiles de créances au-dessus de la liste résument et filtrent en même temps : À encaisser (factures ouvertes ou partiellement payées, pas encore en retard), En retard (hors échec) (échéance dépassée, sans échec de paiement) et Échec de paiement (le dernier prélèvement ou paiement par carte a échoué), et En souffrance, le total des trois précédentes. Cliquez sur une tuile pour filtrer la liste sur cette catégorie ; cliquez de nouveau pour retirer le filtre.
Un menu Statut complète les tuiles avec les statuts additionnels (Payée, Remboursée, Annulée, Brouillon, Non recouvrable), et un filtre Type limite la liste aux factures de location, frais de retard ou factures manuelles. Utilisez le champ Rechercher une facture... pour filtrer par numéro de facture ou par client.
La colonne Solde dû affiche ce qu'il reste réellement à percevoir sur chaque facture, pas son montant total : sur une facture partiellement payée, ce chiffre est plus bas que la colonne Montant. Sur une facture déjà réglée, Solde dû affiche —.
Agir sur une facture depuis la liste
Chaque ligne a un menu Actions avec des raccourcis, sans avoir à ouvrir la facture : Envoyer un rappel et Réessayer le paiement sur une facture impayée, Envoyer le reçu et Voir les détails du paiement sur une facture payée, Télécharger la facture (PDF), Lien de paiement, et Voir les détails. Les actions proposées changent selon le statut de la facture — une facture payée ne propose pas de rappel ni de réessai, et inversement.
Ouvrir une facture
Étape 1.
Cliquez sur une facture dans la liste pour ouvrir sa fiche détaillée.
La fiche contient le numéro de facture en titre (par exemple 2X8M46P0-0008), une section Activité récente avec l'historique des actions appliquées, une section Sommaire avec le montant, les taxes et le total, une section Paiements avec les paiements appliqués (carte, prélèvement préautorisé, hors-ligne), une section Client, une section Informations (dates, statut), et une section Location associée avec un lien vers la réservation à l'origine de la facture. Un bouton Rembourser apparaît uniquement pour les factures Payées.
Télécharger le PDF ou renvoyer le reçu
Étape 1.
Sur la fiche de la facture (ou depuis le menu Actions de la liste), cliquez sur Télécharger PDF. Le PDF s'ouvre directement dans un nouvel onglet — plutôt que de se télécharger comme fichier — sur la liste, la fiche détaillée et dans le portail client.
Étape 2.
Pour une facture déjà payée, le bouton Envoyer le reçu permet de renvoyer par courriel le reçu de paiement au client, par exemple s'il l'a égaré. Le destinataire (l'adresse courriel du client) est affiché dans la boîte de confirmation avant l'envoi.
Créer une facture manuelle
Pour facturer un service ponctuel hors-cycle (coupe de cadenas, frais de nettoyage, clé perdue) :
Étape 1.
Cliquez sur Nouvelle facture en haut à droite.
Étape 2.
Choisissez le client, la location associée si applicable, ajoutez les lignes et les taxes.
Étape 3.
Enregistrez ou finalisez.
Pour le mode d'emploi complet, voir l'article Factures manuelles.
Enregistrer un paiement hors ligne
Quand un client paie hors Stripe, par exemple comptant, par chèque, Interac, débit ou virement bancaire, Stortech ne peut pas confirmer ce paiement automatiquement. Ouvrez la facture, utilisez Changer le statut, choisissez Payée ou Partiellement payée, puis sélectionnez la méthode réellement utilisée. Pour le mode d'emploi complet, voir Enregistrer un paiement hors ligne sur une facture.
Émettre un remboursement
Étape 1.
Ouvrez la fiche de la facture.
Étape 2.
Cliquez sur Rembourser.
Étape 3.
Confirmez le montant et la raison.
Le remboursement est émis via Stripe sur le mode de paiement d'origine. Le bouton Rembourser déclenche un vrai remboursement Stripe sur votre compte connecté. Ce n'est pas un brouillon — confirmez avec votre client avant de cliquer.
Ce qui se passe automatiquement
Pour une location dont la date de début est dans le futur, aucune facture n'est générée avant cette date de début : la première facture apparaît automatiquement sur la page Factures dès que la date de début est atteinte.
À la création d'une facture, elle est enregistrée et synchronisée avec Stripe selon le mode de paiement, et un courriel de facture est envoyé au client si le modèle est actif.
Lors d'un paiement réussi (carte ou prélèvement préautorisé), le statut passe à Payée, un courriel de reçu est envoyé au client, et l'accès à la barrière est réactivé si la location était suspendue pour délinquance maintenant réglée.
Lors d'un échec de paiement, la facture reste Ouverte, et une protection automatique peut être appliquée à la location pour éviter une annulation Stripe avant la fin de la période légale.
Lors d'un remboursement, le solde est rendu via Stripe sur la méthode d'origine (carte ou prélèvement préautorisé). Le statut de la facture peut passer à Remboursée, ou rester Payée avec un remboursement partiel attaché.
Statuts et champs importants
Élément | Signification |
À encaisser | Tuile : ouvertes ou partiellement payées, pas encore en retard. |
En retard (hors échec) | Tuile : échéance dépassée, sans échec de paiement récent. |
Échec de paiement | Tuile et statut : le dernier prélèvement ou paiement par carte a échoué. |
En souffrance | Tuile : le total des trois précédentes. |
Solde dû | Colonne : montant qui reste réellement à percevoir, pas le total de la facture. |
Ouverte | Statut : émise, en attente de paiement (prélèvement en cours inclus). |
Partiellement payée | Statut : un paiement a été appliqué, mais un solde reste dû. |
Paiement en traitement | Statut : prélèvement préautorisé soumis, en attente de confirmation (1 à 5 jours ouvrables). |
En retard | Statut : date d'échéance passée et non payée. Une facture par carte ou prélèvement préautorisé sans échéance explicite bénéficie d'un court délai de grâce après sa finalisation avant de passer En retard. |
Payée | Statut : réglée intégralement. |
Doublon | Statut : une facture due dont la période a déjà été payée par une autre facture (« Période payée par [numéro] »). Elle ne peut pas être relancée : Réessayer le paiement et Envoyer un rappel refusent avec « Cette période est déjà payée par une autre facture. Annulez ce doublon… ». Il faut l'annuler plutôt que de la facturer ou de la relancer. |
Remplacée | Statut : facture annulée puis remplacée par une facture de reprise, avec un lien « par [numéro] ». La nouvelle facture affiche à son tour « Remplace [numéro] ». |
Litige perdu | Statut : la banque du locataire a annulé un paiement déjà réglé (« La banque du locataire a annulé ce paiement (litige perdu). »). Ce montant n'est plus compté parmi les factures dues sur cette facture précise — s'il reste une dette, elle se retrouve sur une facture sœur. |
Activité récente | Historique de la facture : création, paiements, remboursements. |
Paiements | Liste des paiements effectivement appliqués. |
Location associée | Lien vers la réservation à l'origine de la facture. |
Problèmes fréquents
La facture est Ouverte mais le client dit avoir payé.
À vérifier : pour un prélèvement préautorisé, le délai de confirmation est de 1 à 5 jours ouvrables. Pour une carte, la section Paiements de la facture montre-t-elle un paiement appliqué ?
À faire : si c'est un prélèvement préautorisé récent, attendez la confirmation. Pour une carte, vérifiez l'objet Stripe et l'activité récente. Voir l'article Paiement refusé ou en échec.
La facture est En retard mais le client est sur prélèvement préautorisé en cours.
À vérifier : l'activité récente montre-t-elle un paiement en cours de traitement par Stripe ?
À faire : attendez la confirmation du paiement par Stripe (jusqu'à 5 jours ouvrables) ou rafraîchissez la page. Si rien après 5 jours, contactez le support.
Le bouton Rembourser n'apparaît pas sur une facture.
À vérifier : la facture est-elle bien marquée Payée ? Votre rôle permet-il le remboursement ?
À faire : si la facture n'est pas encore Payée, le remboursement n'est pas possible. Si votre rôle est Employé, demandez à un Propriétaire ou Gestionnaire.
Un remboursement échoue avec une erreur Stripe.
À vérifier : le compte Stripe Connect a-t-il les fonds disponibles ? La facture a-t-elle déjà été remboursée ?
À faire : vérifiez le solde sur le tableau de bord Stripe. Si les fonds sont insuffisants, le propriétaire doit réapprovisionner avant de réessayer. Voir l'article Paiement refusé ou en échec.
Le montant d'une facture semble incorrect.
À vérifier : les lignes de la facture et les taxes appliquées avant tout remboursement.
À faire : si vous voulez ajuster, créez une facture manuelle de crédit ou un remboursement partiel. Évitez de créer un double-paiement.
Une location à venir (date de début future) n'a aucune facture.
À vérifier : la date de début de la location est-elle bel et bien dans le futur ? Consultez l'onglet Sommaire de la location.
À faire : c'est le comportement normal, aucune action n'est requise. La première facture est générée à la date de début de la location, pas avant sa création ; elle apparaîtra automatiquement sur la page Factures à cette date.
Une ligne de facture affiche « Détail reconstitué ».
À vérifier : c'est un signal, pas une erreur. Il indique qu'aucune ligne Stripe n'a été synchronisée pour cette facture ; la ligne affichée est reconstituée à partir des totaux de la facture, pas des données Stripe.
À faire : le montant et les taxes restent exacts. Si vous avez un doute sur le détail (plusieurs frais regroupés en une seule ligne, par exemple), contactez le support pour confirmer la composition exacte.
Questions courantes
Comment voir toutes les factures impayées ? — Cliquez sur la tuile En souffrance au-dessus de la liste, ou sur une des trois tuiles plus précises (À encaisser, En retard (hors échec), Échec de paiement).
Comment indiquer qu'un client a payé comptant, par chèque, Interac ou virement ? — Ouvrez la facture, utilisez Changer le statut, puis choisissez Payée ou Partiellement payée avec la méthode de paiement hors ligne. Voir Enregistrer un paiement hors ligne sur une facture.
Comment créer une facture pour un service ponctuel comme une coupe de cadenas ? — Cliquez sur Nouvelle facture en haut à droite, choisissez le client et ajoutez les lignes. Voir aussi l'article Factures manuelles.
Comment rembourser une facture déjà payée ? — Ouvrez la fiche de la facture et cliquez sur Rembourser. Le remboursement est émis via Stripe sur le mode de paiement d'origine.
Comment renvoyer le reçu à un client qui l'a égaré ? — Ouvrez la facture payée et cliquez sur Envoyer le reçu. Le destinataire affiché est l'adresse courriel enregistrée sur le contact.
Pourquoi une facture est-elle encore Ouverte alors que le client dit avoir payé ? — Pour un paiement par prélèvement préautorisé, le délai de confirmation est de 1 à 5 jours ouvrables — c'est normal. Pour une carte, vérifiez la section Paiements de la facture et l'activité récente.
Pourquoi le bouton Rembourser n'apparaît-il pas sur une facture ? — Soit la facture n'est pas encore en statut Payée, soit votre rôle ne permet pas le remboursement.
Une location dont la date de début est dans le futur n'a encore aucune facture. Est-ce normal ? — Oui. Stortech génère la première facture d'une location à sa date de début, pas avant. Tant que la date de début n'est pas arrivée, la location existe déjà dans Stortech (vous pouvez consulter ses détails depuis Locations) mais aucune facture ne sera visible sur la page Factures pour elle. La première facture apparaît automatiquement dès que la date de début est atteinte.
Pourquoi le Solde dû est-il plus bas que le Montant sur certaines factures ? — La facture est partiellement payée : un paiement a déjà été appliqué. Solde dû montre ce qu'il reste réellement à percevoir, jamais le total d'origine.
Puis-je envoyer un rappel ou réessayer un paiement sans ouvrir la facture ? — Oui. Utilisez le menu Actions sur la ligne de la facture dans la liste ; les options proposées dépendent de son statut.