Quand un client n'a pas toujours les fonds au moment du prélèvement, ou qu'il vous demande de reporter un paiement de quelques jours, chaque tentative refusée peut vous coûter des frais. Vous pouvez désactiver le paiement automatique sur une seule location : le mode de paiement du client reste enregistré au dossier, et c'est vous qui décidez du moment où chaque facture est prélevée.
À qui s'adresse cet article
Cette opération est réservée au propriétaire et aux gestionnaires qui ont accès à la facturation. Le client ne peut pas la faire lui-même, et il ne pourra pas la défaire depuis son portail.
Avant de commencer
Le contact doit avoir une adresse courriel : c'est par courriel que ses factures lui seront envoyées.
Aucun prélèvement préautorisé ne doit être en traitement sur une facture ouverte. Un prélèvement déjà lancé ne peut pas être rappelé : attendez qu'il se règle, de 1 à 5 jours ouvrables.
Désactiver le paiement automatique
Étape 1.
Ouvrez la fiche de la location depuis la liste Locations.
Étape 2.
Dans le panneau Facturation, à droite, repérez la ligne Méthode de paiement et cliquez sur l'icône de modification au bout de la ligne.
Étape 3.
La fenêtre Méthode de paiement récapitule ce qui va changer : le mode de paiement conservé au dossier, les factures ouvertes dont les tentatives vont s'arrêter, et celles dont le prélèvement est déjà en cours.
La fenêtre de confirmation : le mode de paiement reste au dossier, et vous choisissez comment le client vous paiera.
Étape 4.
Vous pouvez inscrire une raison. Elle est facultative et reste visible dans l'historique de la location.
Étape 5.
Sous Mode de paiement (facultatif), choisissez comment ce client vous paiera : Comptant, Chèque, Interac / Débit, Virement bancaire, Carte (hors Stortech) ou Autre. Le champ reste à Manuel (non précisé) si vous le laissez tel quel.
Ce choix sert d'abord à vos relances : un locataire qui paie par chèque et un locataire qui paie comptant ne se relancent pas de la même façon. Il alimente aussi vos rapports : il s'affiche dans Départs planifiés et il sert à ventiler Dépôts de garantie par méthode, tous deux sous Analyse > Rapports. Il ne change rien au montant, au cycle ni à la façon de percevoir.
Étape 6.
Cliquez sur Désactiver.
La ligne Méthode de paiement affiche ensuite Manuel suivi du mode que vous avez choisi (Manuel · Comptant, Manuel · Chèque, et ainsi de suite), ou simplement Manuel si vous n'avez rien précisé. Elle porte aussi la note Paiement automatique désactivé par le propriétaire : survolez-la pour voir la date et la raison que vous avez inscrite.
Corriger le mode de paiement enregistré
Sur une location déjà en facturation manuelle, le mode de paiement se corrige à tout moment, sans repasser par une conversion.
Étape 1.
Ouvrez la fiche de la location.
Étape 2.
Sur la ligne Méthode de paiement, cliquez sur l'icône de modification, la même que plus haut.
Étape 3.
Sous Mode de paiement hors plateforme, choisissez le bon mode parmi les six. Le champ affiche Non précisé tant que rien n'est enregistré.
Étape 4.
Cliquez sur Enregistrer. Le bouton reste inactif tant que votre choix est identique à ce qui est déjà au dossier.
La fenêtre reste ouverte : l'offre de conversion en dessous est une opération distincte. La ligne du panneau Facturation affiche le nouveau mode, et l'historique de la location note Mode de paiement hors plateforme enregistré, ou modifié si un mode y était déjà.
Un avertissement, repris de la fenêtre : ce mode alimente vos rapports, y compris pour des périodes déjà passées. Aucun montant n'est prélevé et la facturation reste manuelle.
Prélever une facture au moment voulu
Chaque nouvelle facture est maintenant envoyée au client par courriel, avec son lien de paiement. Quand le client vous confirme que les fonds sont disponibles :
Étape 1.
Ouvrez la facture à percevoir.
Étape 2.
Cliquez sur Charger le client, puis confirmez dans la fenêtre.
Pour une carte, le résultat est immédiat. Pour un prélèvement préautorisé, Stortech confirme Prélèvement lancé et le règlement prend de 1 à 5 jours ouvrables. Ne relancez pas le prélèvement pendant ce délai.
Reporter le paiement d'un locataire
Un client vous demande de payer plus tard ce mois-ci, par exemple le 12 plutôt qu'au début du mois. Il n'y a pas de bouton pour déplacer la date de prélèvement d'une facture. Vous passez plutôt la location en facturation manuelle, puis vous prélevez à la date convenue.
Étape 1.
Désactivez le paiement automatique sur cette location, comme décrit plus haut.
Étape 2.
À la date convenue, ouvrez la facture et cliquez sur Charger le client. Le client peut aussi payer lui-même avec le lien reçu par courriel, sans que vous ayez à intervenir.
Étape 3.
Une fois le paiement reçu, réactivez le paiement automatique pour que les mois suivants reprennent leur cours normal.
Deux choses à savoir avant de confirmer une date au client : l'échéance de la facture et vos frais de retard ne bougent pas. Si la date convenue tombe après l'échéance, la facture est considérée en retard et les frais prévus par votre politique s'appliquent, comme le suivi des retards et la restriction d'accès à la barrière. Vérifiez votre politique de frais de retard avant de vous engager sur une date.
Ce qui se passe automatiquement
Le mode de paiement reste au dossier. La carte ou le prélèvement préautorisé du client n'est ni supprimé ni remplacé, et son mandat reste actif.
Les relances automatiques s'arrêtent sur les factures ouvertes. Un prélèvement déjà en traitement, lui, suit son cours jusqu'au règlement.
Les frais de retard continuent de s'appliquer selon votre politique, aux mêmes dates qu'avant la conversion. Désactiver le prélèvement automatique ne rend pas un paiement à temps.
Le suivi des retards et la restriction d'accès à la barrière continuent de fonctionner normalement.
Aucun courriel particulier n'est envoyé au client au moment du changement. Il reçoit sa facture mensuelle comme d'habitude, avec son lien de paiement.
Le portail du client l'indique. Il y lit que le paiement automatique est géré par l'établissement pour cette location, et qu'il doit contacter le bureau pour le réactiver.
Réactiver le paiement automatique
Sur la ligne Méthode de paiement, rouvrez la fenêtre avec la même icône, puis cliquez sur Convertir en paiement auto.. Cela lève aussi le verrou : le client pourra de nouveau gérer son paiement automatique depuis son portail. Le mode de paiement que vous aviez enregistré est effacé, puisqu'il ne s'applique plus.
Le détail de cette conversion est décrit dans Convertir une location en paiement automatique.
Problèmes fréquents
Je ne trouve pas comment passer en facturation manuelle.
À vérifier : la location est-elle déjà en facturation manuelle, ou est-elle annulée ?
À faire : la commande est l'icône de modification au bout de la ligne Méthode de paiement, dans le panneau Facturation. Si la location est déjà manuelle, la même fenêtre propose l'inverse, Convertir en paiement auto.
Sur une location déjà manuelle, l'icône de modification est maintenant toujours là : il y a toujours un mode à corriger, même sans abonnement ni échéancier Stripe à convertir.
La fenêtre affiche un avertissement et la conversion est refusée.
À vérifier : un prélèvement préautorisé est-il encore en traitement sur une facture ouverte ? Une configuration de mode de paiement est-elle en cours sur cette location ?
À faire : attendez que le prélèvement se règle (1 à 5 jours ouvrables) ou que la configuration se termine, puis recommencez. Rien n'a été modifié entre-temps.
Le contact n'a pas de courriel.
À faire : ajoutez une adresse courriel sur la fiche du client avant de désactiver le paiement automatique. Sans courriel, la facture ne peut pas lui être envoyée.
Le bouton Charger le client ne prélève rien.
À vérifier : le client a-t-il encore un mode de paiement enregistré ?
À faire : s'il n'y en a plus, le client doit payer lui-même avec le lien de sa facture, ou vous pouvez ajouter un mode de paiement sur sa fiche.
Questions courantes
Puis-je simplement déplacer la date de prélèvement d'une facture ? Non. Il n'y a pas de champ pour changer l'échéance ou la date de prélèvement d'une facture existante. Passez la location en facturation manuelle, puis prélevez à la date convenue.
Est-ce que le mode de paiement du client est supprimé ? Non. La carte ou le prélèvement préautorisé reste au dossier et sert dès que vous cliquez sur Charger le client.
Est-ce que le montant ou la date de facturation change ? Non. Seule la façon de percevoir change ; le cycle et les montants restent identiques.
Le client peut-il réactiver le paiement automatique lui-même ? Non. Tant que le verrou est en place, son portail l'invite à contacter le bureau. Seule une conversion faite de votre côté le lève.
Les frais de retard s'appliquent-ils encore ? Oui, aux mêmes dates qu'avant. Vous pouvez faire annuler des frais de paiement refusé auprès de votre institution, mais un paiement en retard reste en retard.
Puis-je le faire pour plusieurs locations d'un coup ? Non. La désactivation se fait une location à la fois, depuis sa fiche.
Que se passe-t-il si je désactive pendant qu'un prélèvement est en cours ? La conversion est refusée et rien n'est modifié. Attendez le règlement du prélèvement, puis recommencez.
Puis-je changer le mode de paiement d'un locataire déjà en facturation manuelle ? Oui, depuis la même fenêtre, sans conversion. Le changement est immédiat et ne déclenche aucun prélèvement.