Une facture manuelle est une facture que vous créez à la demande, en dehors du cycle d'abonnement habituel d'une location. C'est l'outil pour facturer un service ponctuel comme une coupe de cadenas, des frais de nettoyage, une clé perdue, ou tout autre frais qui n'est pas un loyer mensuel.
À qui s'adresse cet article
La création d'une facture manuelle nécessite le rôle Propriétaire ou Gestionnaire. Si le bouton Nouvelle facture est absent, demandez à un Propriétaire de votre équipe.
Différence entre une facture manuelle et une facture de location
Type | Comment elle est créée | Effet |
Location | Générée par Stripe, liée à réservation. | Touche l'accès, courriels et frais de retard. |
Manuelle | Créée à la demande, sans réservation. | Aucun effet sur l'accès; pas de frais auto. |
Avant de créer une facture manuelle
Le client doit déjà exister comme Contact dans la succursale — si ce n'est pas le cas, créez le contact d'abord (voir l'article Contacts).
Pour utiliser Charger automatiquement, le client doit avoir un mode de paiement par défaut enregistré (carte ou prélèvement préautorisé) — voir l'article Modes de paiement et facturation automatique. Sans cela, utilisez Envoyer la facture.
Pour Envoyer la facture, l'adresse courriel du contact doit être valide.
Créer une facture manuelle
Pour facturer un service ponctuel à un client :
Étape 1.
Depuis le menu de gauche, cliquez sur Factures, puis sur Nouvelle facture en haut à droite. La page Nouvelle facture s'ouvre.
Étape 2.
Dans la section Client, cliquez sur Sélectionner un client... et choisissez le contact à facturer — il doit déjà exister dans la succursale.
Étape 3.
Dans Éléments de facturation, remplissez une ligne : Description (texte visible par le client, par exemple « Coupe de cadenas » — évitez le jargon interne), Qté (1 par défaut), Prix unitaire en dollars, et cochez Taxe pour appliquer les taxes de votre succursale à cette ligne. Cliquez sur Ajouter un élément pour ajouter d'autres lignes au besoin.
L'Aperçu à gauche du formulaire affiche le rendu de la facture en temps réel pendant la saisie.
Le formulaire rempli : client sélectionné, ligne « Coupe de cadenas » à 25,00 $ et taxes appliquées dans l'aperçu.
Étape 4.
Dans Mode de paiement, choisissez Charger automatiquement (Stripe prélève tout de suite le mode de paiement par défaut du client — recommandé si le client a une carte enregistrée) ou Envoyer la facture (Stripe envoie un courriel avec un lien de paiement, payé au rythme du client). Ajoutez au besoin une Note au client (visible sur la facture) ou un Mémo interne (privé, visible seulement par votre équipe).
Étape 5.
Cliquez sur Créer et charger pour finaliser la facture, ou sur Annuler pour quitter sans la créer.
Le parcours complet : Nouvelle facture → client → ligne de facturation → Créer et charger.
Une fois créée, la facture s'affiche avec son numéro, son statut, le montant facturé et l'historique d'activité.
La facture créée : numéro, statut, client facturé et détail de la ligne.
Ce qui se passe automatiquement
Avec Charger automatiquement
Stortech crée la facture localement et dans Stripe, puis Stripe tente immédiatement de prélever le mode de paiement par défaut du client. Si le prélèvement réussit, la facture passe à Payée et le client reçoit un courriel de reçu Stripe — aucune action sur l'accès à la barrière, puisque ce n'est pas une facture de location. Si le prélèvement échoue, la facture reste Ouverte (ou passe à En retard si la date d'échéance est dépassée), l'échec est enregistré et le client reçoit un courriel d'échec de paiement. Les frais de retard ne s'appliquent pas automatiquement aux factures manuelles.
Avec Envoyer la facture
Stortech crée la facture en statut Ouverte et Stripe envoie au client un courriel avec un lien de paiement hébergé. Le client paie via Stripe Checkout ; lors du paiement réussi, la facture passe à Payée et le client reçoit un reçu. Aucune action sur l'accès à la barrière. Voir aussi l'article Avis automatique lorsqu'une facture est émise (facturation manuelle).
Statuts et champs importants
Élément | Signification |
Sélectionner un client | Choix du contact à facturer; doit exister dans la succursale. |
Description | Texte visible sur la facture client. Évitez le jargon interne. |
Qté / Prix / Taxe | Calcul : |
Charger automatiquement | Prélève le mode par défaut; échoue si absent. |
Envoyer la facture | Envoie un lien de paiement Stripe; le client paie à son rythme. |
Note au client | Apparaît sur la facture envoyée au client. |
Mémo interne | Visible seulement par votre équipe sur la fiche de la facture. |
Aperçu | Pré-rendu de la facture en temps réel pendant la saisie. |
Problèmes fréquents
Charger automatiquement échoue avec « aucun mode de paiement ». Que faire ?
À vérifier : le client a-t-il une carte ou un prélèvement préautorisé enregistré comme mode par défaut ?
À faire : demandez au client de mettre à jour son mode de paiement (voir l'article Modes de paiement et facturation automatique), ou utilisez Envoyer la facture pour qu'il paie via un lien.
Le client ne reçoit pas le courriel après Envoyer la facture. Que faire ?
À vérifier : l'adresse courriel sur la fiche du contact est-elle correcte ? La liste Courriels de la succursale montre-t-elle un envoi pour ce client ?
À faire : mettez à jour l'adresse si nécessaire et renvoyez la facture.
J'ai créé une facture manuelle par erreur. Comment l'annuler ?
À vérifier : quel est le statut de la facture (Ouverte, En retard, Payée) ?
À faire : pour une facture Ouverte ou En retard non payée, vous pouvez l'annuler depuis le tableau de bord Stripe. Pour une facture Payée, émettez un remboursement depuis la fiche de la facture. Voir l'article Factures.
Le client m'a payé en argent comptant, chèque ou virement Interac plutôt que par Stripe. Comment marquer la facture payée ?
À vérifier : le paiement a-t-il vraiment été reçu hors de Stripe (pas de prélèvement automatique en double) ?
À faire : enregistrez le paiement hors ligne directement sur la facture. Voir l'article Enregistrer un paiement hors ligne sur une facture.
Le total ne contient pas les taxes. Pourquoi ?
À vérifier : la case Taxe est-elle cochée sur chaque ligne taxable ?
À faire : cochez la case sur toutes les lignes concernées. Si la facture est déjà envoyée, créez une nouvelle facture corrigée.
Le Mémo interne apparaît sur le reçu du client. Que faire ?
Le mémo interne ne devrait jamais apparaître sur le reçu du client. Si c'est le cas, contactez le support immédiatement — en attendant, vérifiez que vous avez bien rempli Mémo interne et non Note au client.
Questions courantes
Comment facturer une coupe de cadenas à un client ? Allez sur la page Factures, cliquez sur Nouvelle facture, choisissez le client, ajoutez une ligne avec la description et le prix, et finalisez.
Comment charger immédiatement le client plutôt que de lui envoyer un lien de paiement ? Choisissez Charger automatiquement dans le mode de paiement. La carte ou le prélèvement préautorisé par défaut du client sera prélevé tout de suite.
Comment ajouter plusieurs lignes à une même facture ? Cliquez sur Ajouter un élément après chaque ligne pour en créer une nouvelle.
Pourquoi Charger automatiquement échoue-t-il avec « aucun mode de paiement » ? Le client n'a pas de carte ou de prélèvement préautorisé enregistré comme mode par défaut. Demandez-lui d'en ajouter un, ou utilisez Envoyer la facture à la place.
Quelle est la différence entre Note au client et Mémo interne ? La Note au client apparaît sur la facture qu'il reçoit. Le Mémo interne est privé — visible seulement par votre équipe sur la fiche de la facture.