Les frais de retard sont les frais ajoutés automatiquement aux factures impayées de votre succursale, selon une politique que vous configurez. Cet article explique comment configurer la politique, comprendre quand le courriel d'avertissement est envoyé, quand le frais est généré, et quoi faire si le frais a été appliqué à tort.
À qui s'adresse cet article
La configuration des frais de retard nécessite le rôle Propriétaire ou Gestionnaire. La consultation des factures de frais de retard est accessible à tous les rôles. Si vous ne voyez pas l'onglet Frais de retard dans les paramètres, demandez à un Propriétaire de votre équipe.
Avant de configurer
Les frais de retard sont automatiques : un processus quotidien les génère sans intervention manuelle. Chaque succursale a sa propre politique, configurée dans Paramètres > Frais de retard. Le calcul se base sur la date d'échec de paiement ou la date de facturation, selon le type de facture.
Configurer les frais de retard
Étape 1.
Depuis le menu de gauche, cliquez sur Paramètres, puis ouvrez l'onglet Frais de retard dans la barre d'onglets.
Étape 2.
La section Configuration des frais de retard s'affiche. Cochez Activer les frais de retard pour activer l'interrupteur principal : s'il est décoché, aucun frais ne sera généré, peu importe les autres paramètres.
Étape 3.
Réglez la Période de grâce (jours) : le nombre de jours après l'échec de paiement avant que le frais soit appliqué (valeur typique : 5 à 7 jours). Ce champ ne peut plus être modifié une fois défini.
Étape 4.
Choisissez le Type de frais : Montant fixe (par exemple 15 $) ou Pourcentage de la facture (par exemple 5 %).
Étape 5.
Précisez le Montant des frais ($) ou le Pourcentage des frais (%) selon le type choisi, puis décidez si les taxes s'appliquent avec Appliquer les taxes aux frais de retard.
Étape 6.
Cliquez sur Enregistrer les frais.
Vérifier qu'un frais de retard a été appliqué
Les frais de retard apparaissent comme des factures distinctes liées à la facture impayée d'origine.
Étape 1.
Ouvrez la facture en retard depuis la liste Factures.
Étape 2.
La section Sommaire ou Activité récente indique si un frais de retard a déjà été généré.
Étape 3.
La nouvelle facture de frais de retard apparaît aussi dans la liste Factures, en statut Ouverte au départ.
Ce qui se passe automatiquement
Chronologie d'une facture impayée
Jour 0. Le paiement est prélevé et la carte est refusée : la facture reste en statut Ouverte, l'échec de paiement est enregistré, l'accès à la barrière peut être suspendu et le client reçoit un courriel d'échec de paiement.
Jour 1 à grâce − 1. Période de grâce. Le client peut payer à tout moment via son portail ou avec une carte mise à jour. Aucun frais de retard n'est encore appliqué.
Jour grâce − 3 (si la grâce est ≥ 4 jours). Le client reçoit un courriel d'avertissement annonçant qu'un frais de retard sera appliqué sous peu s'il ne paie pas.
Jour grâce. Le processus quotidien génère une nouvelle facture pour le frais de retard, selon la configuration de la succursale. Cette nouvelle facture suit son propre cycle de paiement.
Jour grâce + N. Le frais de retard peut s'accumuler sur plusieurs cycles si la facture d'origine reste impayée, selon la politique de la succursale.
Lors d'un échec de paiement
La facture d'origine reste Ouverte. Stripe peut faire des tentatives automatiques selon la configuration du compte connecté. L'accès à la barrière peut être suspendu selon le fournisseur configuré, et un courriel d'échec de paiement est envoyé au client. L'échec est enregistré sur la facture : c'est ce moment qui sert de point de référence pour la période de grâce.
Lors d'un paiement réussi (manuel ou retentative)
La facture passe à Payée. Si toutes les autres factures de location du client sont payées, l'accès à la barrière est restauré et le client reçoit un courriel de reçu.
Cas particulier — la grâce est très courte
Si la période de grâce est inférieure ou égale à 3 jours, le courriel d'avertissement n'est pas envoyé (la fenêtre est trop courte pour qu'il soit utile). Le frais est généré directement à la fin de la grâce.
Délai de conciliation des paiements manuels
Ce qui précède décrit les factures payées automatiquement par carte ou par prélèvement préautorisé (PAD). Si vous facturez certains locataires manuellement (Interac, comptant, chèque), un délai distinct s'applique : le champ Délai de conciliation des paiements manuels (jours), dans le même onglet Frais de retard, sous le même bouton Enregistrer les frais.
Ce délai retarde, à partir de la date d'échéance de la facture, trois choses : l'avis de retard envoyé au locataire, le frais de retard s'il est activé, et le blocage de l'accès à la barrière. Il vous donne le temps d'inscrire un paiement Interac, comptant ou par chèque avant que le système considère la facture en retard.
Ce délai est disponible même si Activer les frais de retard est décoché : l'avis de retard et le blocage d'accès en tiennent compte de toute façon. Sa valeur par défaut est de 3 jours et peut être ajustée entre 0 et 60 jours par succursale.
Ce délai ne change pas la date d'échéance imprimée sur la facture, ni le courriel envoyé au moment de son émission. Il ne s'applique pas non plus aux locataires facturés automatiquement par carte ou par PAD, qui suivent la chronologie décrite plus haut.
Statuts et champs importants
Élément | Signification |
Activer les frais de retard | Interrupteur principal. Si décoché, aucun frais ne sera généré. |
Période de grâce (jours) | Délai entre l'échec de paiement et le frais; fixe une fois défini. |
Type de frais | Montant fixe en dollars ou pourcentage de la facture impayée. |
Pourcentage de la facture | Frais en pourcentage du montant impayé (ex. 5 % de 200 $ = 10 $). |
Délai de conciliation des paiements manuels (jours) | Jours ajoutés après l'échéance avant l'avis de retard, le frais et le blocage d'accès, pour les factures payées manuellement. Défaut : 3 jours. |
Problèmes fréquents
Aucun frais de retard n'a été appliqué malgré une facture en retard. Pourquoi ?
À vérifier : Activer les frais de retard est-il coché ? La période de grâce est-elle bien passée ? Le client est-il exempt ?
À faire : activez la configuration si nécessaire. Si tout semble correct et que le frais devrait être généré, contactez le support pour vérifier le processus quotidien.
Le client n'a pas reçu d'avertissement avant le frais. Pourquoi ?
À vérifier : la période de grâce est-elle de 3 jours ou moins ?
À faire : c'est le comportement attendu, aucun avertissement n'est envoyé pour les grâces courtes. Augmentez la grâce à 4 jours ou plus si vous voulez l'avertissement.
Un frais a été appliqué à un client exempt. Que faire ?
À vérifier : une exemption a-t-elle été configurée pour cette location ou ce client ?
À faire : si l'exemption existait, contactez le support car le frais n'aurait pas dû être généré. Le support peut annuler le frais.
Le client demande qu'on annule un frais de retard déjà émis. Que faire ?
À vérifier : l'annulation d'un frais déjà généré n'est pas un workflow en libre-service.
À faire : contactez le support pour un ajustement manuel. Vous pouvez aussi émettre un remboursement si la facture du frais a été payée. Voir l'article Factures.
Le frais de retard s'accumule plusieurs fois sur la même facture impayée. Pourquoi ?
À vérifier : chaque cycle de facturation déclenche-t-il un nouveau frais selon votre politique ?
À faire : confirmez la politique avec le propriétaire de la succursale. Si l'accumulation n'est pas souhaitée, ajustez la configuration.
Questions courantes
Comment activer les frais de retard pour ma succursale ?
Allez dans Paramètres, ouvrez l'onglet Frais de retard, cochez Activer les frais de retard, choisissez la période de grâce et le type de frais, puis enregistrez.
Quand le courriel d'avertissement est-il envoyé au client ?
Trois jours avant la fin de la période de grâce, à condition que la grâce soit d'au moins quatre jours. Si la grâce est plus courte, aucun avertissement n'est envoyé.
Pourquoi aucun frais de retard n'a-t-il été appliqué malgré une facture en retard ?
Vérifiez que Activer les frais de retard est bien coché, que la période de grâce est passée, et que le client n'est pas exempt.
Comment annuler un frais de retard appliqué par erreur ?
Stortech n'a pas encore d'option en libre-service pour annuler un frais déjà émis. Contactez le support pour un ajustement manuel.
Le frais peut-il s'accumuler sur plusieurs cycles ?
Oui, selon la politique configurée. Si la facture d'origine reste impayée à chaque cycle, un nouveau frais de retard peut être généré.
Le délai de conciliation des paiements manuels s'applique-t-il aux paiements par carte ou par prélèvement préautorisé (PAD)?
Non. Il s'applique uniquement aux factures payées manuellement (Interac, comptant, chèque). Les paiements par carte ou PAD suivent la chronologie basée sur la période de grâce, décrite plus haut.