Les frais de retard sont les frais ajoutés automatiquement aux factures impayées de votre succursale, selon une politique que vous configurez. Cet article explique comment configurer la politique, comprendre quand le courriel d'avertissement est envoyé, quand le frais est généré, et quoi faire si le frais a été appliqué à tort.

Questions courantes

Comment activer les frais de retard pour ma succursale ? — Allez dans Paramètres, ouvrez l'onglet Frais de retard, cochez Activer les frais de retard, choisissez la période de grâce et le type de frais, puis enregistrez.
Quand le courriel d'avertissement est-il envoyé au client ? — Trois jours avant la fin de la période de grâce, à condition que la grâce soit d'au moins quatre jours. Si la grâce est plus courte, aucun avertissement n'est envoyé.
Pourquoi aucun frais de retard n'a-t-il été appliqué malgré une facture en retard ? — Vérifiez que Activer les frais de retard est bien coché, que la période de grâce est passée, et que le client n'est pas exempt.
Comment annuler un frais de retard appliqué par erreur ? — Stortech n'a pas encore d'option en libre-service pour annuler un frais déjà émis. Contactez le support pour un ajustement manuel.
Le frais peut-il s'accumuler sur plusieurs cycles ? — Oui, selon la politique configurée. Si la facture d'origine reste impayée à chaque cycle, un nouveau frais de retard peut être généré.

À qui s'adresse cet article

La configuration des frais de retard nécessite le rôle Propriétaire ou Gestionnaire. La consultation des factures de frais de retard est accessible à tous les rôles. Si vous ne voyez pas l'onglet Frais de retard dans les paramètres, demandez à un Propriétaire de votre équipe.

Caractéristiques des frais de retard chez Stortech

Automatiques : un processus quotidien les génère sans intervention manuelle.
Par succursale : chaque succursale a sa propre politique (configurée dans Paramètres > Frais de retard).
Basés sur la date d'échec de paiement ou la date de facturation, selon le type de facture.

Configurer les frais de retard

Pour activer ou modifier la politique de frais de retard :

Depuis le menu de gauche, cliquez sur Paramètres.
Cliquez sur l'onglet Frais de retard dans la barre d'onglets de gauche.
La section Configuration des frais de retard s'affiche, avec :
- Activer les frais de retard — interrupteur principal. S'il est décoché, aucun frais de retard ne sera généré, peu importe les autres paramètres. - Période de grâce (jours) — nombre de jours après l'échec de paiement avant que le frais soit appliqué. Valeur typique : 7 jours. - Type de frais — choisissez entre : - Montant fixe (par exemple 25 $) ; - Pourcentage de la facture (par exemple 5 %). - Pourcentage des frais (%) ou Montant selon le type choisi.
Cliquez sur Enregistrer les frais.

Vérifier qu'un frais de retard a été appliqué

Les frais de retard apparaissent comme des factures distinctes liées à la facture impayée d'origine.

Ouvrez la facture en retard depuis la liste Factures.
La section Sommaire ou Activité récente indique si un frais de retard a déjà été généré.
La nouvelle facture de frais de retard apparaît aussi dans la liste Factures, en statut Ouverte au départ.

Ce qui se passe automatiquement

Chronologie d'une facture impayée

``` Jour 0 Le paiement est prélevé. La carte est refusée. → la facture reste en statut Ouverte → l'échec de paiement est enregistré → l'accès à la barrière peut être suspendu → le client reçoit un courriel d'échec de paiement

Jour 1 à (grâce - 1) Période de grâce. Le client peut payer à tout moment via son portail ou avec une carte mise à jour. Aucun frais de retard n'est encore appliqué.

Jour (grâce - 3) (si la grâce est ≥ 4 jours) Le client reçoit un courriel d'avertissement annonçant qu'un frais de retard sera appliqué sous peu s'il ne paie pas.

Jour grâce Le processus quotidien génère une nouvelle facture pour le frais de retard, selon la configuration de la succursale. Cette nouvelle facture suit son propre cycle de paiement.

Jour grâce + N Le frais de retard peut s'accumuler sur plusieurs cycles si la facture d'origine reste impayée, selon la politique de la succursale. ```

Lors d'un échec de paiement

La facture d'origine reste Ouverte.
Stripe peut faire des tentatives automatiques selon la configuration du compte connecté.
L'accès à la barrière peut être suspendu selon le fournisseur configuré.
Un courriel d'échec de paiement est envoyé au client.
L'échec est enregistré sur la facture. C'est ce moment qui sert de point de référence pour la période de grâce.

Lors d'un paiement réussi (manuel ou retentative)

La facture passe à Payée.
Si toutes les autres factures de location du client sont payées, l'accès à la barrière est restauré.
Le client reçoit un courriel de reçu.

Cas particulier — la grâce est très courte

Si la période de grâce est inférieure ou égale à 3 jours, le courriel d'avertissement n'est pas envoyé (la fenêtre est trop courte pour qu'il soit utile). Le frais est généré directement à la fin de la grâce.

Statuts et champs importants

Élément	Signification
Activer les frais de retard	Interrupteur principal. Si décoché, aucun frais ne sera généré.
Période de grâce (jours)	Délai entre l'échec de paiement et la création du frais.
Type de frais	Montant fixe en dollars ou pourcentage de la facture impayée.
Pourcentage de la facture	Calcule le frais comme un pourcentage du montant impayé (par exemple 5 % de 200 $ = 10 $).

Problèmes fréquents

Situation	À vérifier	Quoi faire
Aucun frais de retard n'a été appliqué malgré une facture en retard. Pourquoi ?	Activer les frais de retard est-il coché ? La période de grâce est-elle bien passée ? Le client est-il exempt ?	Activez la configuration si nécessaire. Si tout semble correct et que le frais devrait être généré, contactez le support pour vérifier le processus quotidien.
Le client n'a pas reçu d'avertissement avant le frais. Pourquoi ?	La période de grâce est-elle de 3 jours ou moins ?	C'est le comportement attendu : aucun avertissement pour les grâces courtes. Augmentez la grâce à 4 jours ou plus si vous voulez l'avertissement.
Un frais a été appliqué à un client exempt. Que faire ?	Une exemption a-t-elle été configurée pour cette location ou ce client ?	Si l'exemption existait, contactez le support — le frais n'aurait pas dû être généré. En attendant, le support peut annuler le frais.
Le client demande qu'on annule un frais de retard déjà émis. Que faire ?	L'annulation d'un frais déjà généré n'est pas un workflow en libre-service.	Contactez le support pour un ajustement manuel. Vous pouvez aussi émettre un remboursement si la facture du frais a été payée. Voir l'article Factures.
Le frais de retard s'accumule plusieurs fois sur la même facture impayée. Pourquoi ?	C'est attendu si chaque cycle de facturation déclenche un nouveau frais selon votre politique.	Confirmez la politique avec le propriétaire de la succursale. Si l'accumulation n'est pas souhaitée, ajustez la configuration.