Stortech ne propose pas encore de cycle de facturation annuel : chaque location reste facturée mensuellement (ou aux 4 semaines) en arrière-plan. Pour un client qui veut payer une année complète d'un coup, la méthode consiste à facturer et encaisser le montant total de l'année, puis à créditer ce montant sur le solde du client. Chaque facture mensuelle générée ensuite par la location se règle alors automatiquement à même ce solde, sans nouveau paiement du client, jusqu'à ce qu'il soit épuisé.

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Créer une facture manuelle et ajuster le solde d'un client nécessitent le rôle Propriétaire ou Gestionnaire. Si les boutons décrits ci-dessous sont absents, demandez à un Propriétaire de votre équipe.

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Trois étapes, dans cet ordre :

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Créez une facture manuelle pour le client, avec une seule ligne décrivant le montant (par exemple « Loyer annuel — 12 mois »). Le montant doit correspondre à ce que le client va réellement payer pour l'année, taxes incluses.

Selon comment le client paie :

S'il a une carte enregistrée : choisissez Charger automatiquement.

S'il paie par courriel avec lien de paiement : choisissez Envoyer la facture.

S'il paie hors Stripe (chèque, virement Interac, comptant) : créez la facture puis enregistrez le paiement hors ligne une fois l'argent reçu.

Attendez que la facture soit Payée avant de passer à l'étape suivante. Si vous venez de choisir Charger automatiquement, le statut peut afficher En retard pendant quelques instants le temps que Stripe confirme le prélèvement; utilisez au besoin le bouton Charger le client pour forcer la tentative.

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Ouvrez la fiche du client (Contacts → cliquez sur le contact). Une fois qu'il a au moins une facture, la section Solde de facturation client apparaît sur son Sommaire :

Étape 1. Cliquez sur Modifier le solde.

Étape 2. Laissez Type d'ajustement sur Crédit.

Étape 3. Dans Montant, entrez exactement le même montant que la facture annuelle payée à l'étape 1.

Étape 4. Ajoutez une note interne pour retrouver le contexte plus tard (par exemple « Paiement annuel d'avance, voir facture X »). Cette note n'est jamais visible par le client.

Étape 5. Cliquez sur Appliquer le crédit.

Le solde du client passe en négatif, affiché entre parenthèses (par exemple ($1 200,00)). C'est normal : Stortech affiche un crédit comme un montant négatif, comme le fait Stripe. Le message sous le solde le confirme : « Le solde diminuera le montant dû sur la prochaine facture. »

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Créez la location comme d'habitude via Location manuelle : sélectionnez le même contact, l'unité, la date d'entrée et un mode de paiement. Ne cochez pas Marquer la première facture comme payée — laissez le solde du client couvrir la première facture normalement, exactement comme les suivantes.

Si le client n'a pas de mode de paiement enregistré, choisissez Paiement hors-ligne : le solde s'applique de la même façon, peu importe la méthode de paiement configurée sur la location.

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La location continue de générer une facture chaque mois (ou aux 4 semaines), exactement comme n'importe quelle autre location — Stortech ne propose pas de cycle annuel, ce n'est qu'une apparence pour le client. À chaque facture, Stripe applique d'abord le solde créditeur disponible pour réduire le montant dû, avant de tenter tout autre prélèvement. Tant que le solde suffit à couvrir la facture, elle passe directement à Payée sans aucun geste du client. Une fois le solde épuisé, la facturation normale reprend : le client reçoit ou paie sa facture comme pour toute autre location.

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Le solde s'applique après taxes. Assurez-vous que le montant de la facture annuelle et celui du crédit incluent les mêmes taxes que les factures mensuelles à venir, sinon le solde s'épuisera plus vite ou plus lentement que prévu.

Le solde de facturation n'est pas le badge « Crédit » d'une facture. Une facture avec un badge bleu Crédit (total négatif, crédit de proration ou note de crédit) est un tout autre concept — voir Comprendre le statut « Crédit » et le « Total dépensé » d'un client. Le solde de facturation client décrit ici est un solde global sur le compte Stripe du client, pas une facture.

Départ ou transfert avant la fin de l'année. S'il reste un solde non utilisé quand la location se termine, il demeure sur le compte du client. Vérifiez le Solde de facturation client avant de finaliser un départ : vous pouvez le laisser pour un usage futur ou le débiter manuellement (même modale, Type d'ajustement → Débit) si vous devez le rembourser autrement.

Comptabilité. La facture annuelle constate le revenu au moment de l'encaissement. Les factures mensuelles suivantes se marquent Payée sans nouveau prélèvement réel — signalez cette méthode à la personne qui tient votre comptabilité pour éviter de compter le revenu deux fois.

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La section « Solde de facturation client » n'apparaît pas sur la fiche du contact.

À vérifier : le client a-t-il déjà au moins une facture (manuelle ou de location) ?

À faire : créez d'abord la facture annuelle de l'étape 1, puis rechargez la fiche du contact.

J'ai crédité le solde, mais la facture mensuelle suivante s'affiche quand même « En retard » ou demande un paiement.

À vérifier : le solde était-il suffisant pour couvrir le montant total de cette facture (taxes incluses) ?

À faire : consultez le Solde de facturation client sur la fiche du contact pour voir ce qu'il en reste. Si le solde est à 0,00 $, la facturation normale a repris.

Je me suis trompé sur le montant du crédit.

À vérifier : quel est le solde actuel affiché dans Modifier le solde ?

À faire : utilisez de nouveau Modifier le solde avec un Débit pour corriger l'écart, puis ajoutez le bon Crédit si nécessaire.

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Est-ce que Stortech facture réellement une fois par année ? Non. La facturation reste toujours mensuelle (ou aux 4 semaines) en arrière-plan; le solde de crédit fait en sorte que le client n'a rien à payer de plus tant qu'il dure.

Le solde apparaît-il sur la facture d'emménagement de la location ? Non, ce n'est pas un dépôt. C'est un solde de crédit Stripe global sur le compte du client, appliqué automatiquement à chaque facture générée.

Puis-je utiliser cette méthode pour moins d'une année complète (par exemple 6 mois d'avance) ? Oui, le principe est le même : facturez et encaissez le montant voulu, puis créditez ce même montant sur le solde du client.

Le client peut-il voir son solde restant ? Le solde de crédit apparaît sur ses factures Stripe au fil de leur règlement; il n'y a pas de compteur dédié dans le portail client aujourd'hui.

Que faire si le client demande un remboursement du solde non utilisé ? Débitez le solde correspondant (Modifier le solde → Débit) puis remboursez le client par le moyen convenu; voir Émettre un remboursement sur une facture si le remboursement doit passer par une facture précise.