Quand vous ouvrez la fiche d'un client (Contacts → cliquez sur un contact), quelques éléments de la section Factures et du Sommaire méritent une explication : le badge bleu Crédit qui apparaît sur certaines factures, et le montant Total dépensé. Cet article explique ce qu'ils veulent dire, et comment ajouter vous-même un crédit au solde d'un client.

​

Une facture dont le total est négatif s'affiche avec un badge bleu Crédit. Un crédit, c'est de l'argent dû au client : ce n'est pas un paiement qu'il a fait.

​

Une facture de crédit apparaît typiquement dans deux cas : un crédit de proration, par exemple après un changement d'unité ou de tarif en cours de cycle qui réduit le montant facturé, ou une note de crédit générée quand un abonnement est annulé en cours de cycle.

​

Avant, ces factures s'affichaient avec le badge vert Payée, ce qui laissait croire à tort que le client avait payé ce montant. Le badge Crédit les distingue clairement. Un crédit n'est pas compté comme un revenu (voir Total dépensé plus bas).

​

Une facture payée puis remboursée en partie affiche maintenant le statut Remboursement partiel au lieu du générique Remboursée. Vous pouvez ainsi distinguer d'un coup d'œil un remboursement partiel d'un remboursement complet.

​

Le Total dépensé, affiché dans le Sommaire de la fiche, représente le revenu net réel que ce client vous a payé en loyer et services. Il est calculé pour refléter ce que le client a réellement dépensé : les crédits (factures à total négatif) sont exclus ; les dépôts de garantie sont exclus (un dépôt est une somme détenue, pas un revenu) ; les remboursements partiels sont soustraits du total.

Le Total dépensé peut donc être différent de la simple addition des montants de factures affichés : c'est voulu. Il montre le revenu net de loyer et de services, sans les dépôts ni les crédits.

​

Quand un client doit de l'argent, un bandeau Solde à percevoir apparaît en haut de sa fiche. Ce montant additionne deux sources, parce qu'un client peut devoir de l'argent à deux endroits différents :

​

Les factures ouvertes — ce qui a été facturé et n'est pas encore payé.

​

Le solde du client — un montant reporté sur son compte, qui s'ajoutera à sa prochaine facture. C'est fréquent chez un locataire migré depuis un autre logiciel, dont la dette d'avant la migration a été reportée ainsi.

​

Le bandeau nomme les deux : « 511,65 $ au total : 247,20 $ sur des factures ouvertes et 264,45 $ au solde du client. » Si le client n'a aucune facture ouverte mais un solde reporté, le bandeau l'indique quand même : « 264,45 $ à percevoir sur le solde du client. Aucune facture ouverte. »

​

Un solde en faveur du client (un crédit) n'est jamais soustrait du montant à percevoir. Le bandeau le mentionne séparément : « 247,20 $ en attente sur des factures ouvertes. Un crédit de 200,00 $ au solde du client sera appliqué aux prochaines factures. »

​

Ce total combiné s'affiche sur la fiche du client. La liste des contacts, elle, ne compte que les factures ouvertes.

​

Quand un client vous paie autrement que par la plateforme (argent comptant, virement Interac, chèque) pour couvrir des mois à venir, il n'y a aucune facture existante à associer à ce paiement. La façon de l'enregistrer est d'ajouter un crédit à son solde. Ses prochaines factures se paieront à même ce crédit, automatiquement, jusqu'à ce qu'il soit épuisé.

​

Étape 1.
Ouvrez la fiche du client et repérez la section Solde de facturation client.

​

Étape 2.
Cliquez sur Modifier le solde.

​

Étape 3.
Laissez le Type d'ajustement à Crédit. Un crédit réduit la prochaine facture, un débit l'augmente.

​

Étape 4.
Entrez le Montant encaissé, sous forme de nombre positif. Le champ Nouveau solde vous montre le résultat avant que vous confirmiez.

​

Étape 5.
Ajoutez une Note si vous voulez garder la trace de la raison, par exemple « 3 mois payés comptant, couvert jusqu'au 30 novembre ». La note est interne et n'est jamais visible par le client.

​

Étape 6.
Cliquez sur Appliquer le crédit. Le nouveau solde s'affiche immédiatement dans la section Solde de facturation client.

​

Deux choses à savoir avant de confirmer :

​

Le crédit s'applique aux prochaines factures, après les taxes. Il ne modifie jamais une facture déjà émise. Si le client a aussi payé une facture déjà ouverte dans le même geste, soustrayez ce montant du crédit, et enregistrez plutôt cette facture-là comme paiement hors ligne. Voir l'article Enregistrer un paiement hors ligne sur une facture.

​

Si le solde actuel du client provient d'un crédit prépayé qui sera appliqué automatiquement à sa première facture, seuls des crédits supplémentaires sont possibles pour l'instant. La fenêtre vous l'indique quand c'est le cas.

​

​

Une facture affiche un montant négatif et un badge Crédit. Est-ce une erreur ? Non. C'est un crédit en faveur du client (proration ou annulation en cours de cycle). Le détail complet reste disponible sur la facture Stripe liée.

​

Le Total dépensé ne correspond pas à l'addition des factures affichées. Pourquoi ? Le Total dépensé exclut les crédits et les dépôts de garantie, et soustrait les remboursements partiels. C'est le revenu net réel, pas la somme brute des factures.

​

Un dépôt de garantie n'apparaît pas dans le Total dépensé. Est-ce normal ? Oui. Un dépôt est une somme détenue, pas un revenu : il est volontairement exclu du total.

​

Mon client a payé trois mois d'avance en argent comptant. Comment l'enregistrer ? Ajoutez un crédit à son solde, égal au montant encaissé, via Solde de facturation client puis Modifier le solde. Ses prochaines factures se paieront à même ce crédit, sans autre intervention de votre part, jusqu'à ce qu'il soit épuisé.

​

Est-ce qu'un crédit ajouté à la main annule une facture déjà ouverte ? Non. Le crédit s'applique aux prochaines factures seulement. Pour une facture déjà émise que le client a payée hors plateforme, utilisez plutôt l'enregistrement d'un paiement hors ligne sur cette facture.

​

Le client verra-t-il la note que j'ai écrite en ajoutant le crédit ? Non. Cette note est interne à votre équipe.

​

Le bandeau « Solde à percevoir » affiche plus que la somme des factures ouvertes. Pourquoi ? Parce qu'il ajoute le solde reporté sur le compte du client, qui s'appliquera à sa prochaine facture. Le bandeau détaille les deux montants.

​

Pour tout savoir sur la consultation des factures, voir l'article Factures.