La page Frais et charges est l'endroit où vous configurez tous les frais ponctuels ou récurrents que votre succursale facture en plus du loyer : frais d'administration, frais de gestion mensuels, plans de protection ou d'assurance, frais de nettoyage prépayés, coupe de cadenas, et tout autre service à facturer en option ou obligatoirement. Cette page est distincte des frais de retard, qui sont automatiques et configurés ailleurs.
À qui s'adresse cet article
La création, modification et suppression des frais nécessite le rôle Propriétaire ou Gestionnaire. La consultation est accessible à tous les rôles. Si le bouton Ajouter un frais est absent, demandez à un Propriétaire de votre équipe.
Avant de configurer un frais
Décidez d'avance : le nom affiché au client, la cadence (Ponctuel ou Mensuel), le mode de facturation (Toujours facturé ou Au choix du client), le montant en dollars, si le frais est taxable dans votre juridiction, et si le frais doit être actif dès le départ.
Voir les frais existants
Étape 1.
Depuis le menu de gauche, cliquez sur Frais et charges. Les anciens raccourcis vers Frais administratifs et Plans de protection redirigent maintenant vers cette même page : les deux types de frais sont gérés ensemble.
Étape 2.
La page affiche un tableau avec le nom, la cadence, le mode, le montant, si le frais est taxable et son statut (Actif ou Inactif).
Frais administratifs et plans de protection déjà configurés pour la succursale.
Créer un frais
Étape 1.
Cliquez sur Ajouter un frais en haut à droite.
Étape 2.
Le dialogue Créer un frais s'ouvre. Choisissez la Cadence : Ponctuel (frais chargé une seule fois, typiquement à l'emménagement) ou Mensuel (frais récurrent à chaque cycle de loyer).
Étape 3.
Choisissez le Mode de facturation : Toujours facturé (obligatoire pour tous les clients, sans option de refus) ou Au choix du client (optionnel, présenté comme option dans le checkout ou à la création d'une location manuelle).
Le dialogue Créer un frais.
Étape 4.
Remplissez le Nom (obligatoire, par exemple Frais d'administration ou Plan de protection), une Description optionnelle visible au client, le Montant en dollars, et l'Ordre d'affichage dans la liste d'options si le frais est optionnel.
Étape 5.
Cochez Taxable pour appliquer les taxes de votre succursale, et Actif pour rendre le frais disponible immédiatement.
Étape 6.
Cliquez sur Créer le frais pour enregistrer, ou sur Annuler.
Modifier un frais existant
Étape 1.
Cliquez sur Modifier sur la ligne du frais. Le même dialogue s'ouvre, prérempli.
Étape 2.
Modifiez les champs nécessaires et enregistrez.
Modifier un frais ne change pas rétroactivement les locations actives qui l'ont déjà appliqué — le changement s'applique aux nouvelles locations seulement.
Supprimer un frais
Étape 1.
Cliquez sur Supprimer sur la ligne du frais, puis confirmez.
Le frais est retiré de la liste de sélection pour les nouvelles locations. La suppression ne retire pas le frais des factures déjà émises ou des locations actives qui l'ont enregistré.
Modèles courants
Frais d'administration
Cadence Ponctuel, mode Toujours facturé (obligatoire à la signature), montant par exemple 14,95 $, taxable oui (typiquement).
Frais de gestion
Cadence Mensuel, mode Toujours facturé, montant par exemple 15 $/mois, taxable oui (typiquement).
Plan de protection (assurance contenu)
Cadence Mensuel, mode Au choix du client (optionnel), montant variable selon la couverture (par exemple 8 $/mois pour 2 000 $ de couverture, 12 $/mois pour 5 000 $, 18 $/mois pour 10 000 $). Les plans de protection sont parfois exclus des taxes en raison de leur statut d'assurance : vérifiez avec votre comptable avant de cocher Taxable. Le mode d'emploi détaillé des paliers de couverture est dans l'article Plans de protection.
Coupe de cadenas, frais de nettoyage
Cadence Ponctuel, mode Au choix du client ou appliqué via une facture manuelle ad-hoc, montant selon votre politique, taxable oui (typiquement).
Un frais sur une facture
Un frais Toujours facturé apparaît comme une ligne distincte sur la première facture (Ponctuel) ou sur chaque facture de loyer (Mensuel), avec sa propre quantité, son prix unitaire et sa taxe.
Un frais d'ouverture de dossier (frais d'administration) facturé sur une facture de location existante.
Frais et charges vs frais de retard
Type de frais | Configuré où | Comment il s'applique |
Admin/Protection/Autres | Frais et charges | Manuel; à la création ou par facture. |
Frais de retard | Paramètres > Frais de retard | Chaque jour; voir Frais de retard. |
Ce qui se passe automatiquement
À la création d'un frais Toujours facturé + Ponctuel, tous les nouveaux clients verront ce frais ajouté à leur première facture. À la création d'un frais Toujours facturé + Mensuel, tous les nouveaux clients verront ce frais sur chaque facture de loyer. À la création d'un frais Au choix du client, le frais apparaît comme option dans le checkout et la création de location manuelle : le client ou l'opérateur doit le choisir explicitement pour qu'il s'applique. Les modifications n'affectent pas rétroactivement les locations existantes. Si Taxable est coché, les taxes configurées pour la succursale (voir l'article Taxes) s'appliquent automatiquement.
Statuts et champs importants
Élément | Signification |
Ponctuel | Frais chargé une seule fois (typiquement à la création de la location). |
Mensuel | Frais chargé à chaque cycle de loyer. |
Toujours facturé | Tous les clients paient, sans option de refus. |
Au choix du client | Choisi au checkout, ou par vous en manuel. |
Ordre | Position dans la liste d'options visibles au client. |
Taxable | Si coché, les taxes de la succursale s'ajoutent au frais. |
Actif | Si décoché, le frais n'apparaît plus pour les nouvelles locations. |
Problèmes fréquents
Un frais ne s'affiche pas dans le checkout de la vitrine.
À vérifier : le frais est-il Actif et son mode est-il Au choix du client ? Quelle est sa valeur d'Ordre ?
À faire : modifiez le frais pour cocher Actif et Au choix du client, puis rechargez la vitrine.
Un client a payé un frais qui n'aurait pas dû s'appliquer.
À vérifier : le mode de facturation du frais est-il Toujours facturé ?
À faire : modifiez le frais en Au choix du client pour les futurs clients. Pour le client concerné, émettez un remboursement manuel via la fiche de la facture.
Les taxes ne s'appliquent pas à un frais.
À vérifier : Taxable est-il coché sur le frais ? La succursale a-t-elle des taxes configurées ?
À faire : cochez la case sur le frais et vérifiez vos taxes dans Paramètres > Taxes. Voir l'article Taxes.
J'ai modifié le montant d'un frais, mais les locations existantes n'ont pas changé.
C'est attendu : les frais ne sont pas appliqués rétroactivement.
À faire : pour appliquer un changement à un client en place, créez une facture manuelle ad-hoc. Voir l'article Factures manuelles.
J'ai supprimé un frais, mais il apparaît encore sur d'anciennes factures.
C'est attendu : la suppression n'efface pas l'historique. Aucune action requise, les factures historiques sont préservées telles que émises.
Questions courantes
Comment ajouter un frais d'administration de 14,95 $ qui s'applique à tous les nouveaux clients ? Cliquez sur Ajouter un frais, choisissez Cadence Ponctuel, Mode Toujours facturé, indiquez le montant et cochez Taxable selon votre juridiction.
Comment ajouter un plan de protection optionnel que le client peut choisir au checkout ? Cliquez sur Ajouter un frais, choisissez Cadence Mensuel, Mode Au choix du client, indiquez le nom (par exemple « Plan de protection 5000 $ »), le montant mensuel et la description visible au client. Voir l'article Plans de protection pour les paliers de couverture.
Quelle est la différence entre Toujours facturé et Au choix du client ? Toujours facturé veut dire que tous les clients paient ce frais sans pouvoir le refuser. Au choix du client veut dire que le frais apparaît comme option lors du checkout ou d'une location manuelle, et que le client (ou vous) doit le sélectionner explicitement.
Pourquoi un frais ne s'affiche-t-il pas dans le checkout de la vitrine ? Vérifiez que le frais est Actif et que son mode est Au choix du client. Les frais Toujours facturé ne sont pas montrés comme option puisqu'ils sont appliqués automatiquement.
Comment supprimer un frais d'une facture déjà émise ? Vous ne pouvez pas. La suppression d'un frais le retire seulement des nouvelles locations. Pour ajuster une facture existante, émettez un remboursement ou créez une facture manuelle de crédit.