Utilisez ce flux quand un client paie une facture en dehors de Stripe : comptant, chèque, Interac, débit, virement bancaire, carte chargée hors Stortech, ou autre méthode manuelle. Les paiements par carte ou par prélèvement préautorisé se mettent à jour automatiquement quand Stripe confirme le paiement ; vous n'avez pas à les marquer manuellement.

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Enregistrer le paiement dans Stortech garde le solde du client exact, évite les rappels inutiles, limite les frais de retard générés par erreur, et laisse une trace dans l'activité de la facture.

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Cette vidéo montre comment ouvrir une facture ouverte ou en retard, changer son statut, choisir la méthode de paiement hors ligne et vérifier que la facture est bien marquée comme payée. La fenêtre de paiement a changé depuis l'enregistrement : elle demande maintenant le montant reçu au lieu d'un statut à choisir. Le chemin pour l'ouvrir, lui, n'a pas changé.

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Avant de changer le statut d'une facture, vérifiez que le paiement a réellement été reçu, que vous êtes sur la bonne facture, que le client et l'unité correspondent au paiement reçu, que le montant reçu couvre toute la facture ou seulement une partie, et que la méthode de paiement choisie correspond à vos dossiers internes.

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Ne marquez pas une facture comme payée pour « arrêter les rappels » si l'argent n'a pas été reçu. Utilisez Annulée ou Irrécupérable seulement quand c'est réellement le statut voulu.

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Étape 1.
Depuis le menu de gauche, ouvrez Factures, puis utilisez les onglets Ouverte ou En retard pour trouver la facture à percevoir. Ouvrez-la et comparez le client, le montant et la date d'échéance avec le paiement reçu.

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Étape 2.
Sur la fiche de la facture, ouvrez le menu ••• (Plus d'actions) puis choisissez Mettre à jour le statut. Les boutons Envoyer un rappel et Charger le client restent visibles à côté : le premier envoie un rappel de paiement, le second tente un paiement via le mode enregistré dans Stripe. Pour un paiement reçu comptant, par chèque, Interac, débit ou virement, c'est Mettre à jour le statut qu'il faut utiliser.

Ouvrir la facture, puis Plus d'actions → Mettre à jour le statut.

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Étape 3.
Dans la fenêtre Changer le statut de la facture, choisissez Paiement reçu. Un champ montant apparaît, déjà rempli avec le solde dû : si le client a payé exactement ce qu'il devait, il n'y a rien à changer. Sinon, inscrivez le montant réellement reçu. La fenêtre affiche Montant dû et Montant reçu côte à côte, et c'est le montant qui décide du statut : un montant plus petit que le solde laisse la facture partiellement payée, le solde exact la ferme. Annulée sert pour une facture créée par erreur, Irrécupérable quand vous ne vous attendez plus à percevoir le paiement. La fenêtre n'a pas de champ de date : l'opération s'applique à la date du jour.

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Vous pouvez inscrire un montant plus élevé que le solde dû. La facture est alors réglée et la différence est créditée au compte du client, puis déduite de sa prochaine facture ; la fenêtre vous l'annonce avant que vous confirmiez. Si le montant atteint ou dépasse dix fois le solde dû, Stortech vous demande de cocher une case pour confirmer : c'est un garde-fou contre le zéro de trop.

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Choisissez ensuite le mode de paiement : Comptant, Chèque, Interac, Virement bancaire, Carte (hors Stortech) ou Autre. Utilisez Carte (hors Stortech) quand la carte du client a été chargée par un processeur différent de Stripe, par exemple un paiement encore collecté dans un ancien système pendant une migration. Ajoutez une note interne si elle aide votre équipe à retracer le paiement.

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Sur une facture de frais de retard, la fenêtre garde l'ancien choix entre Payée et Partiellement payée au lieu du champ montant. Le reste du flux est identique.

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Étape 4.
Cliquez sur Mettre à jour le statut pour confirmer.

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Après confirmation, la facture affiche un badge Payée (ou Partiellement payée) et l'activité récente montre le paiement appliqué ainsi que le changement de statut. Les actions Envoyer le reçu et Marquer comme remboursée deviennent alors disponibles.

Une fois la facture payée, l'activité récente montre la trace du paiement et les actions de reçu deviennent disponibles.

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Si la facture est liée à une location, vérifiez aussi la fiche de la location si le paiement devait débloquer un accès, régler une facture en retard ou éviter un frais de retard.

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Laissez le montant pré-rempli tel quel : il correspond déjà au solde dû. Stortech ferme la facture et l'activité conserve la trace du paiement.

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Inscrivez le montant reçu, plus petit que le solde dû. La facture reste à suivre jusqu'au paiement du solde restant.

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Inscrivez le montant reçu, plus grand que le solde dû. La facture est réglée et la différence devient un crédit au compte du client, appliqué à sa prochaine facture.

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Utilisez Annulée seulement si la facture ne devait pas exister ou contient une erreur qui ne doit pas être perçue. Si une nouvelle facture doit remplacer l'ancienne, créez-la séparément. Voir aussi Factures manuelles.

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Utilisez Irrécupérable quand vous ne vous attendez plus à recevoir le paiement. Cette décision a un impact comptable et opérationnel ; confirmez votre processus interne avant de l'utiliser.

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La facture est ouverte, mais le client dit avoir payé. Pourquoi ?

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À vérifier : le paiement est-il passé par Stripe ou hors Stripe ?

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À faire : si le paiement est passé par Stripe, attendez la confirmation ou vérifiez Paiement refusé ou en échec. Si l'argent a été reçu hors Stripe, enregistrez le paiement manuellement.

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J'ai marqué la mauvaise facture comme payée. Que faire ?

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À vérifier : la facture est-elle encore corrigeable dans Stortech ? Le paiement hors ligne apparaît-il dans l'activité ?

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À faire : contactez le support si vous ne voyez pas d'action pour corriger ou annuler le paiement enregistré. Évitez de créer un deuxième paiement pour compenser sans validation.

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Des frais de retard ont été créés alors que le client avait payé. Pourquoi ?

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À vérifier : la facture était-elle encore Ouverte ou En retard lorsque le processus de frais de retard s'est exécuté ?

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À faire : enregistrez les paiements hors ligne dès qu'ils sont reçus. Si un frais de retard a déjà été généré à tort, vérifiez la facture de frais de retard et suivez votre processus d'annulation ou contactez le support.

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Le menu Mettre à jour le statut n'apparaît pas. Pourquoi ?

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À vérifier : votre rôle permet-il de gérer les factures ? La facture est-elle dans un statut modifiable ?

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À faire : demandez à un Propriétaire ou Gestionnaire de vérifier vos permissions et le statut de la facture.

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Quand dois-je enregistrer un paiement hors ligne ? Seulement quand l'argent a été reçu hors Stripe : comptant, chèque, Interac, débit, virement bancaire, carte chargée hors Stortech, ou autre méthode manuelle.

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Est-ce que je dois le faire pour une carte ou un prélèvement préautorisé ? Non. Les paiements qui passent par Stripe mettent la facture à jour automatiquement. Si un paiement Stripe échoue, consultez plutôt Paiement refusé ou en échec.

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Dois-je choisir entre Payée et Partiellement payée ? Non. Vous inscrivez le montant reçu et Stortech en déduit le statut : le solde exact ferme la facture, un montant plus petit la laisse partiellement payée, un montant plus grand la ferme et crédite la différence au compte du client. Seules les factures de frais de retard gardent l'ancien choix entre les deux statuts.

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Pourquoi c'est important ? Une facture laissée Ouverte ou En retard peut déclencher des rappels, influencer l'accès, ou générer des frais de retard selon vos réglages.