Vos locataires en paiement automatique (carte enregistrée ou débit préautorisé) reçoivent deux courriels avant que l'argent ne quitte leur compte : un avis environ cinq jours avant le prélèvement de renouvellement, et la facture dès son émission. Voici ce que chacun contient et où les consulter.
À qui s'adresse cet article
Aux propriétaires et gestionnaires qui veulent savoir ce que leurs locataires reçoivent. Aucune configuration n'est requise : les deux envois sont automatiques.
Qui reçoit ces avis
Seuls les locataires en paiement automatique reçoivent l'avis de renouvellement, c'est-à-dire ceux dont la location est prélevée automatiquement sur une carte enregistrée ou par débit préautorisé.
Les locataires en paiement manuel ne reçoivent pas l'avis de renouvellement. Ils continuent de recevoir la facture au moment de son émission, avec le montant dû, la date d'échéance et le bouton pour payer, exactement comme avant.
L'avis de renouvellement à venir
Ce courriel part environ cinq jours avant le prélèvement automatique. Son objet est « Paiement automatique à venir chez [nom de votre succursale] ».
Il annonce le montant et la date du prélèvement, rappelle l'unité et sa dimension, et nomme le mode de paiement qui sera utilisé (par exemple « Visa •••• 4242 »).
Il indique « Aucune action n'est requise de votre part. » Il ne contient ni bouton de paiement ni lien vers une facture, parce que la facture n'existe pas encore au moment de l'envoi.
Le montant et la date proviennent directement de Stripe au moment de l'envoi. Ce ne sont pas des estimations.
La facture émise, version paiement automatique
Ce courriel existait déjà pour les locataires en paiement manuel. Il est maintenant envoyé aussi aux locataires en paiement automatique, avec un texte différent.
Paiement manuel : le courriel demande de payer avant la date d'échéance et affiche le bouton pour consulter ou payer la facture. Rien n'a changé.
Paiement automatique : le courriel confirme que le montant sera prélevé automatiquement, nomme le mode de paiement et indique « Aucune action n'est requise de votre part. » Il n'affiche pas de bouton de paiement, puisqu'il n'y a rien à payer.
Voir les modèles dans vos paramètres
Étape 1.
Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres.
Étape 2.
Dans la colonne de navigation, sous le groupe Communication, cliquez sur Notifications.
Étape 3.
Dépliez la catégorie Facturation. Les deux modèles s'y trouvent : Facture émise et Avis de renouvellement à venir.
Les deux modèles portent la mention « Aperçu seulement » : vous pouvez les consulter, mais pas les modifier.
Ce qui se passe automatiquement
Stortech vérifie chaque jour quelles locations actives seront renouvelées dans les cinq prochains jours, puis envoie l'avis aux locataires concernés.
Un seul avis part par date de renouvellement. Si cette date change après l'envoi (modification de l'échéancier, transfert d'unité), un nouvel avis part pour la nouvelle date.
L'envoi est inscrit dans l'historique de la réservation, sous la forme « Avis de renouvellement envoyé à [adresse courriel] ».
Aucun avis n'est envoyé si l'abonnement est annulé, si le montant à venir est de 0 $, ou s'il n'y a rien de prévu à facturer.
Statuts et champs importants
Élément | Signification |
Avis de renouvellement à venir | Envoyé environ 5 jours avant le prélèvement. |
Facture émise | Envoyé dès la création de la facture. |
Aperçu seulement | Modèle consultable, non modifiable. |
Facturation | Catégorie qui contient les deux modèles. |
Problèmes fréquents
Un locataire dit ne pas avoir reçu l'avis de renouvellement.
À vérifier : est-il en paiement automatique ? L'avis ne part pas pour les locataires en paiement manuel.
À faire : ouvrez la réservation et consultez son historique. Si l'avis est parti, la mention « Avis de renouvellement envoyé à… » y apparaît.
Je veux modifier le texte de ces courriels.
À vérifier : les deux modèles portent la mention « Aperçu seulement ».
À faire : ces modèles ne sont pas modifiables et il n'y a pas d'interrupteur pour les désactiver. Écrivez au support si le texte pose problème pour votre clientèle.
Le montant annoncé ne correspond pas au montant prélevé.
À vérifier : la location a-t-elle changé entre l'avis et le prélèvement (ajustement de loyer, transfert d'unité, promotion) ?
À faire : le montant de l'avis est exact au moment de l'envoi, mais il n'est pas recalculé ensuite. C'est la facture émise le jour du prélèvement qui fait foi.
Le locataire reçoit le courriel en français alors qu'il préfère l'anglais.
À vérifier : le champ Langue sur la fiche du contact (français par défaut).
À faire : mettez à jour la langue du contact.
Questions courantes
Combien de jours avant le prélèvement l'avis part-il ? Environ cinq jours. La vérification tourne une fois par jour, donc le moment exact varie de quelques heures.
Mes locataires en paiement manuel reçoivent-ils cet avis ? Non. Ils reçoivent la facture au moment de son émission, avec la date d'échéance et le bouton pour payer.
Puis-je changer le délai de cinq jours ? Non. Le délai est le même pour toutes les succursales.
Puis-je désactiver ces courriels pour ma succursale ? Non. Il n'y a pas d'interrupteur pour ces deux modèles dans Paramètres › Communication › Notifications.
Le locataire reçoit-il aussi quelque chose après le prélèvement ? Oui. Le Reçu de paiement de facture part lorsque le prélèvement réussit, et le Paiement automatique refusé part s'il échoue.
Puis-je modifier le texte de ces deux courriels ? Non. Ils sont en « Aperçu seulement ». Les autres modèles de la page restent modifiables, voir Modèles de courriels transactionnels.